同步。
Q/GA GL1003—2010 6.2 文件材料的立卷归档
6.2.1 立卷归档范围
凡公司各部门、各单位在生产工作活动中形成的，具有一定保存价值的文字图表、声像等各种不同形式的文件材料均属归档范围（详见《文件材料归档范围和保管期限表》），要做到收集齐全、按立卷原则分类整理、鉴定、立卷归档。 6.2.2 归档时间
6.2.2.1 文书类的文件材料，按年度一年归档一次，应在次年五月底前完成立卷归档。 6.2.2.2 业务类的文件材料，应随业务进展即时归档。 6.2.2.3 产品类的文件材料，应在产品试制、定型后立卷归档。
6.2.2.4 科学技术研究类的文件材料，应在科研项目鉴定评审后立卷归档。 6.2.2.5 基本建设类的文件材料、图纸，应在工程项目竣工验收后立卷归档。 6.2.2.6 设备仪器类的文件材料、图纸，应在设备仪器开箱后立卷归档。
6.2.2.7 会计档案类各种会计凭证、帐簿、报表及其他有关材料，由财务部整理立卷归档，在本部门保存一年，于次年六月底前向档案室移交。
6.2.2.8 员工档案类的文件材料由人力资源部整理归档，为了方便查阅，统一由人力资源部保存。 6.2.2.9 特殊载体类各种证书、奖杯、照片、底片、光盘等不同形式的材料，应在形成后一日内立卷归档。
6.2.3 归档要求
6.2.3.1 归档的文件材料必须完整、系统、准确，能反映公司及各部门工作的真实内容和历史过程；归档文件的制成材料必须字迹工整、图样清晰，利于长久保存；凡是用纯蓝墨水、圆珠笔（或复写纸）及铅笔等书写的材料，档案室有权限其重抄或拒绝接收。 6.2.3.2 各类档案的案卷质量要符合整理要求。 6.3 档案的保管
6.3.1 档案室负责档案的接收、保管和提供利用等日常业务工作。凡公司各部门在工作和业务活动中形成的，具有一定保存价值的所有档案，包括不同门类和载体的文件材料、照片、录音、录像、光盘、磁盘等都应向档案室移交，移交前由档案所在部门保管，移交后由档案室统一保管，在管理上实行集中管理与分散管理相结合的方式。
6.3.2 档案室对保存的档案，应编制归档文件目录汇编并及时将新的档案目录录入到档案管理软件中，以便于提供利用，更好地为各部门服务。
6.3.3 经鉴定销毁的文件，需编制销毁清册，经相关领导批准，按规定程序销毁，其清册要立卷归档。 6.4 档案室管理
6.4.1 档案室是机要重地，非档案室工作人员，不得擅自进入，确因工作需要须经批准，并由档案管理员陪同方可进入。
6.4.2 档案室应保持干燥，在适当的时候进行自然通风。
6.4.3 定期做好档案室的清洁卫生工作，努力创造一个良好的工作环境。 6.4.4 档案室应杜绝鼠患，不存放食品、杂物。
6.4.5 档案室应远离火种，档案室内严禁吸烟，不存放危险、易燃品，并经常检查灭火设备。 6.4.6 档案柜内存放防虫药物（樟脑丸等），一年检查一次档案，发现虫蛀、破损、遗失、字迹褪变等
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现象时，及时采取补救措施，情况严重时报告分管领导。
6.4.7 档案管理员离开档案室时，须关好门窗，切断电源，确保安全， 6.4.8 档案室钥匙由档案管理员保管，一旦遗失，应及时调换门锁。 6.5 档案的利用管理
6.5.1 利用档案时需要办理利用申请手续，即由档案利用人填写《档案利用申请单》，经相关领导批准后再借出档案。未履行利用申请手续的，档案管理员有权拒绝提供档案。
6.5.2 其他公司申请利用本公司档案的，须持其单位介绍信，注明利用目的，档案内容、利用方式和拟归还时间，经本公司分管领导批准后方可借出档案。
6.5.3 保密档案的利用，除档案利用人所在部门主管领导、总裁办/办公室主管领导审批同意外，还必须由档案分管领导审批同意后方可借出档案，要求按时归还档案室，并履行保密档案利用期间的保密义务，如造成泄密，一律按照本制度中的罚则追究其法律责任。
6.5.4 借阅档案必须在档案管理员办公室查阅，未经批准，不得将档案带出。
6.5.5 档案利用人必须保证档案的完整、安全与整洁，不得转借、调换调出的档案，不得随意拆卷、撕页、摘抄、污损、删改、划杠、剪贴、拍照等。在申请时未申明需复印的，严禁私自复印档案。 6.5.6 档案利用人必须按时归还档案，注销登记。并在《档案利用申请单》下方的“利用效果反馈”栏中填写利用效果。
6.5.7 一般情况下普通档案利用时间最长不得超过15天，保密档案最长不得超过7天。由于客观原因无法及时归还的（如证件更换等情况），应及时办理档案补借手续，即重新申请档案利用。 6.5.8 《档案利用申请单》的审批权限。
6.5.8.1 档案利用人申请利用的是从本部门移交至档案室的档案，在填写《档案利用申请单》后，需由档案利用人所在部门的主管领导签批、档案室主管领导签批，批准后方可到档案管理员处调档。 6.5.8.2 档案利用人申请利用的是非本部门移交至档案室的档案，在填写《档案利用申请单》后，除须档案利用人所在部门的主管领导签批、档案室主管领导签批外，还需请档案室分管领导签批，批准后方可到档案管理员处调档。
6.5.9 暂存于各部门的档案，由各部门兼职档案员负责管理，且只限本部门人员有权利用，档案利用人在填写《档案利用申请单》后，经本部门主管领导签批同意，方可到兼职档案员处调档。 6.6 档案的保密
6.6.1 未经批准不得复制或公开保密的档案，利用保密档案须经分管领导批准。
6.6.2 销毁到期档案、文件或资料，应登记造册，经档案鉴定小组鉴定确认、董事长批准后统一集中销毁，销毁时应有档案鉴定小组中的两名组员监督并签字。 6.6.3 禁止无关人员进入档案室内。
6.6.4 凡造成档案遗失或泄密的，交档案主管部门，视情节严重提出处罚意见，报董事长审批。 6.7 档案统计
档案统计是制定有关档案工作的方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据。
6.7.1 档案统计工作由档案室负责，每半年进行一次室藏统计，每年进行一次年度综合情况统计，从而掌握所保管档案的变化情况。
6.7.2 档案统计内容主要包括：档案销毁统计；档案利用统计；档案室面积统计。
6.7.3 进行档案统计数字综合分析，从中探索出各种档案的内在联系和发展变化规律更好地为企业服务。
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Q/GA GL1003—2010 6.7.4 档案统计工作必须坚持实事求是的原则，以原始记录为准，做到数据准确，填报及时、完整、科学。
6.7.5 准确及时完成业务主管部门下达的各项统计报表任务。 6.8 科技文件、技术图样的修改或补充
6.8.1 修改、补充已归档的科技文件及技术图样，须提供有关部门或负责人批准的图样或科技文件修改、补充通知单。
6.8.2 只有原设计人员才有负责修改的权限，如原设计人员已调离公司，由该项工作的接替人员负责修改。
6.8.3 修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注修改标识。
6.8.4 修改内容较多时，应另出新文件、新图纸代替，原文件、图纸作废。新文件、新图纸列入原文件、原图纸目录，并注明所代替的原文件、图纸编号。作废的文件、图纸应注明新文件、图纸的编号，根据需要另行保管。 6.9 档案鉴定
6.9.1 《文件材料归档范围和保管期限表》中明确了归档文件材料的保管期限，其中的“长期”指的是15-50年，“短期”指的是15年以内。
6.9.2 组织档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，由鉴定小组组长在到期档案的卷内备考表中注明鉴定意见，并签署姓名及日期。
6.9.3 对经鉴定确无保存价值的档案进行销毁。销毁前，要编制销毁清册，由档案管理员写出销毁报告，报请总裁审批。
6.9.4 销毁档案时须有档案鉴定小组的两名成员监销，并在销毁清册上签署姓名及日期，销毁清册永久保存。
7 激励细则 条款号 1 2 3 4 5 6 7 8 奖罚内容 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的 对档案管理技术方法和理论积极研究探索，并做出重要贡献的 同违反档案法和公司档案管理制度的行为作斗争表现突出的 拒不按照本办法和上级的规定和要求向上级公司移交档案的 将公务活动中形成的应当归档的文件、资料、物件据为己有、拒绝交档案部门归档的 违反国家和公司有关规定，涂改、伪造档案和造成档案丢失、损毁的 违反档案保密制度，造成保密档案泄密的。 责任人（部门） 责任人 责任人 责任人 责任人 责任人 责任人 责任人 责任人 奖罚金额 奖励100元 奖励100元 奖励200元 奖励500元 罚款100元 罚款200元 视情节严重报 董事长处理 视情节严重报 董事长处理 执行部门 总裁办/基地 办公室 总裁办/基地 办公室 董事长/基地 总经理 董事长/基地 总经理 总裁办/基地 办公室 总裁办/基地 办公室 董事长/基地 总经理 董事长/基地 总经理 吉奥集团信息管理标准 第7页共9页
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附录A （规范性附录）
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档案利用申请单
申请部门 申请人 拟利用周期 申请日期 利用方式 □借阅 □咨询 □复印 □外带 □一天 □一周 □一周以上 档案名称 利用用途 申请部门经理意见 签批日期： 总裁办/办公室 主任意见 高层意见 实际 归还日期 档案管理员 签字确认 签批日期： 签批日期： 利用 效果反馈
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Q/GA GL1003—2010
附录B （规范性附录）
Q/GA GL1003L—01
档案借用流程图
档案借用流程图申请部门开始主管审批申请人填写《档案利用申请单》是否保密档案或非本部门移交的档案？NY总裁办/办公室档案分管领导分管领导审批主管签字确认档案室调档开始
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