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经济合同管理制度 编号： CFT-MI-GD-002 起草部门 起草人 版本：A/0 审 核 执行日期： 年 月 日 批 准 目的：为加强企业合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益，根据我国《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 范围：公司各部门签订的各类经济合同一律适用本制度。 职责：
1．各主管部门、承办人员在遵守国家有关法律、法规的情况下，严格按照本制度,对合同进行全面管理,并接受公司的监督、检查。
2．合同管理实行“统一归口、分级管理”的办法，企业各部门对合同的管理集中对总经理负责。 程序：
一、 合同的管理
本公司对经济合同实行总经理总负责下的二级管理 （一）财务部负责公司合同的管理
1．草拟和完善合同管理制度，并督促各部门的具体实施。
2．为部门签订合同提供法律咨询、业务指导，必要时参加合同的签订工作。 3．审查部门的合同是否合法、明确、完整、规范，并监督检查其履行情况。 4．负责建立合同统计台帐,对各部门合同管理人员进行监督、考核。
5．协助各部门承办人员处理合同纠纷，办理有关合同的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。
（二）各部门具体负责各自授权范围内的合同管理： 1．负责授权范围内合同的签订、履行等工作。 2．负责建立合同管理台帐；
3．负责在合同履行过程中，发现问题及时报告主管副总经理。 二、 合同的签订
（一）订立经济合同的双方应当遵循“平等互利、协商一致”的原则。
（二）合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订。 1．企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人，这些人员在对外签订合同时，必须对公司及授权人负责。
2．代订合同、必须事先取得委托人（法定代表人）的委托证明，表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信，也视为享有代理权。
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3．有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同，也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同，否则应当对因此造成的损失自行负责。
4．经办人必须在授权范围内对外签订书面合同，原则上不得签订口头合同。 （三）合同代理人在签约前，应当对主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
1．对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人，或授权委托的委托代理人。对方是其它经济组织，要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。
2．要审查签约对方的注册资金、生产经营能力，以保证企业合同的履行率。 3．在签约前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉等与合同有关的事项。
（四）合同主要条款包括:
1．标的（指货物、劳务、工程项目等）。 2．数量、质量。 3．价款或酬金。
4．付款方式
5．履行期限、地点和方式。 6．违约责任。
7．法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款，以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。
（五）合同文书要使用统一文书和经工商部门监制的规范文书，也可以经批准在一定范围内使用标准合同，如需要临时起草的，可以请法律顾问草拟。 （六）在审查合同时,主要集中在合同的可行性、合法性、效益性三方面。 1．可行性审查。要看签订合同是否属生产经营所需。
2．合法性审查。要看签订合同是否有法律依据；合同必备主要条款是否完整，是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度规定的要求。
3．效益性审查。要审查合同将来履行后能否给企业带来预期的经济效益。 （七）各部门签订合同、协议时，必须按审批权限审批，具体审批权限如下： 1．销售合同由销售部门负责人审批。
2．材料、固定资产采购合同、协议，由采购部门负责人审批。
3．技术协议（技术改造、技术开发、技术转让、技术合作等）作为一份独立的合同，均由技术部审核后报副总经理审批；
5．项目责任书的签订由部门负责人审核后报副总经理审批。 6．其他合同、协议经部门负责人审核后，报副总经理审批。
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（八）经济合同的审批程序如下：
1．在授权范围内对外签订合同，应事先填写《合同评审表》，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报相关部门主管、副总经理、总经理审核审批。
申报、审批流程如下：经办人填报→经办部门主管审核→法务部审核→财务部审核→分管副总经理或总栽审批 三、 合同的履行
（一）合同签订后，根据需要把合同正本交财务部，副本交本部门合同管理人员及时入账登记、编号、归档。在合同生效后，由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入生产计划、采购物资、收付货款，确保合同的履行。
（二）在采购合同履行过程中，经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及合同约定的，合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。
（三）经办人如果发现使合同难以履行的重大问题，应当及时向该部门负责人汇报，由该部门负责人做出相应处理意见，经总经理核准后执行。
（四）合同管理员对合同履行情况进行跟踪，督促经办人员及时履行合同。对已经变更或解除的合同，在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。 （五）应收账款业务员自行清算，以尽快使合同得以完全履行。
1、业务员应经常与用户核对账目，凡有应收账款的单位，每年出具对账单不得少于一次；
2、该求助于法律的，业务员应主动书面提出，并提供相关书面资料（如合同、发票、收款单、还款计划等法律凭证）；
3、债务人无力偿还，又面临破产、歇业的可能，业务员应积极采取措施，以免造成不必要的损失。
4、对新发展的用户，应执行款到发货原则。对老用户做应实行前款不清，后货不发的基本原则，如有特殊情况需另行处理的，必须征得主管副经理同意； 四、 合同的变更和解除
（一）如果因我方不能履行或不能完全履行时，合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系，协商修改或中止合同，并限期答复以免影响信誉，给企业造成经济损失。
（二）如果对方当事人要求变更、解除合同的，应当在确保企业合法权益不受侵犯的前提下慎重研究，妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知本部门合同管理人员及时登记入账。
（三）合同的变更或解除，按照平等互利的原则，经双方当事人协商同意，，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不许。
（四）合同管理员对合同履行情况进行跟踪，督促经办人员及时履行合同，对已经变更或解除的合同，在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。
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五、 合同纠纷的处理
（一）因合同产生纠纷的处理,应本着“以事实为根据,以法律为准绳”的原则,一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行，以自行解决为基本方式,并且在维护公司合法权益的基础上，考虑双方今后的业务往来情况，给予妥善解决。
（二）合同纠纷自行协商，调解不成，凡需要申请仲裁或诉讼的，由该合同经办人或经办部门提出书面意见，经部门负责人审核后报总经理同意，由经办人员配合法律顾问执行。
（三）合同纠纷处理完毕，合同经办人员以及合同管理员，对纠纷处理的全过程形成书面材料，向总经理汇报，汇报后书面材料与合同一起存档备查。 六、合同专用章管理
（一）持有合同章的部门对持有的合同章，原则上只能用于本部门有权签订的合同，不能作为它用。如果其它部门需签订合同或协议的，均由使用部门写出用章申请，经总经理批准后到持有合同章的部门予以盖章。
（二）合同章管理人员严格执行印鉴保管使用方面的管理制度，未经合法程序签订的合同，不得盖章，否则承担相应责任。
（三）经办人员进行合同盖章时,必须建立用印登记； （四）合同章管理员不得以任何理由将印章外借。
（五）为了维护企业的形象和声誉，对外签订的合同、协议，一律使用合同专用章，超过两页的在骑缝上盖章。
（六）办公室每年终了对合同专用章进行清查，以免造成印章遗失或使用不当。 七、 合同的台账、归档
（一）合同协议签订后，各部门合同管理员应分类设立台帐，确实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况，销售合同及时到财务备案。
合同类型包括：采购合同、销售合同、承揽合同、技术合同、劳务合同、借款合同、运输合同、建筑工程合同、租赁合同等。
（二）《合同台账》内容包括合同编号、合同类别、双方签约人、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。
（三）企业各部门合同管理人员在建立台账的同时，合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证，应登记、编号、保存备查。
（四）年度终了，由各部门合同管理员将本部门合同进行整理，将已执行完毕的合同整理移交档案室集中管理。 八、 附则
（一）本制度由财务部制定并负责解释； （二）本制度自批准之日起执行。 相关文件：《合同法》
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相关记录：
1．《合同台账》； 2．《合同签约审报表》
