中新天津生态城建设工程档案管理服务手册
中新天津生态城城建档案电子目录接收指南
为了更好地开发档案信息资源，拓展档案室社会服务功能，建立科学、高效的档案检索体系，现将《中新天津生态城城建档案电子目录接收指南》归纳如下：
一、总体原则 1、建设单位在办理建设工程档案正式验收时，除向中新天津生态城档案室移交纸质档案外，要求移交与纸质目录相同的城建档案电子目录。
2、移交城建档案电子目录所需表格样式，如“工程概况及档案整编说明”、“建设工程档案移交目录”、“卷内目录”等均采用中新天津生态城档案室提供的“建设工程档案表格下载”标准化表格，可到中新天津生态城档案室拷贝。
3、中新天津生态城档案室所提供的“建设工程档案表格”既可用于城建档案电子目录的移交，同时又可以直接打印出纸质卷内目录，组到相应案卷中。 4、移交的城建档案电子目录可以通过U盘等载体向中新天津生态城档案室拷贝。
5、电子目录移交前，应确保载体已经过病毒检测和杀毒处理。档案室拒收含有病毒问题或其它隐患的数据文件。
二、具体要求 1、所下载或拷贝的EXCEL表格不能更改其格式，但“行高”和“列宽”可做适当调整。
2、如遇下载表格不能填写的情况，可采用“解除EXCEL表格保护”的方法。 3、所有表格填写内容，字体要求为“宋体”，字号为“12号”。 4、要求移交的电子目录包括以下三项内容： （1）、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件 （2）、《建设工程档案移交目录》EXCEL文件
（3）、建设工程档案案卷《卷内目录》EXCEL文件 5、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件填写要求
（1）、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件包括三类：《工程概况及档案整编说明》（房屋建筑工程）、《工程概况及档案整编说明》（市政工程）、《工程概况及档案整编说明》（城市地下管线工程），对于房屋、市政、管线工程应分别使用相应的表单。
（2）、“文号项”，例如“建筑工程消防验收意见书”，如果过长,应采用“自动换行”,不使用“合并单元格”的方式。
（3）、“开工时间”和“竣工时间”应为年、月、日齐全的“日期型”数据。 6、《建设工程档案移交目录》EXCEL文件填写要求 （1）、表头“项目名称”如过长，采用“自动换行”，不使用“合并单元格”。 （2）、“单位工程名称”填写“项目名称”+“单位工程名称”。
（3）、“单位工程名称”、“案卷题名”、“编制单位”等字段过长，应采用单元格“自动换行”。
（4）、“编制日期”不能为空，应为年、月、日齐全的“日期型”数据。
中新天津生态城建设工程档案管理服务手册
（5）“卷内目录文件名”填写相应案卷的顺序号（阿拉伯数字）。 7、《卷内目录》EXCEL文件填写要求 （1）、第一行不要加解释性的标题。
错误示例：（注：椭圆形标注部分为解释性标题，应取消。）
（2）、“日期”列不能为空，填写为年、月、日齐全的“日期型”数据。 （3）、“责任者”、“文件题名”等字段如果过长，采用单元格“自动换行”。 （4）、每个案卷的卷内目录应为一个独立的EXCEL文件，且保存在“sheet1”页中。
（5）、卷内目录移交时，其电子文件名应为《建设工程档案移交目录》中相应的案卷顺序号。
（6）、卷内目录中的条目按顺序连续输入，不允许用表头进行分割。为保证打印时每页出现表头，应采用EXCEL软件中“页面设置”的“打印顶端标题行”实现。
具体操作，如图所示：
中新天津生态城建设工程档案管理服务手册
附：示例：
以某建筑工程为例。该项目共有五卷档案，如果报送的是软盘，则打开所报A盘后界面如下：
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中新天津生态城城建档案CAD竣工图光盘接收指南
为了便于中新天津生态城重点建设项目建设单位报送CAD竣工图光盘，依据中华人民共和国国家标准GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》及GB/T 17678.2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，现将《中新天津生态城城建档案CAD竣工图光盘接收指南》归纳如下：
一、总体原则 1、中新天津生态城重点建设项目在办理建设工程档案正式验收时，除了要求移交纸质竣工图以外还应移交CAD竣工图光盘。
2、CAD竣工图光盘包含以下四部分内容：Readme.XLS文件、FONTS目录及字库文件、“CAD竣工图卷内目录”EXCEL文件以及所有*.dwg格式的AUTOCAD图形文件。
3、CAD竣工图光盘均采用只读光盘装载，图形、文本、属性数据的格式宜采用AUTOCAD系列格式。盘上数据文件目录和文件名称均采用英文名（见四、CAD竣工图电子文件的命名规则）。不允许采用压缩、加密方式装载。
4、CAD竣工图只读光盘移交前，应检测光盘有无划痕、斑点、霉变等痕迹，能否在指定的软硬件环境下准确读取，确保已经过病毒检测和杀毒处理。档案室拒收含有病毒问题或其它隐患的数据文件。
5、移交的CAD竣工图光盘由总包单位负责汇总各分包单位整理、编缉的CAD竣工图，并按要求写入光盘，由建设单位统一向档案室移交。
6、建设单位向档案室移交CAD竣工图光盘时，应填写“中新天津生态城城建档案CAD竣工图光盘移交单”，办理移交手续。样表参见附表（一）。 二、光盘标识要求
每张CAD竣工图光盘应用“光盘笔”在正面书写光盘编号、光盘名称等。 1、光盘编号： CAD竣工图光盘编号由光盘序号、左杠线、光盘总张数构成。 示例：1 / 7
表示：总共七张光盘中的第一张。
2、光盘名称：由项目名称、竣工图专业名称组成。 示例：中新天津生态城国际学校工程 建筑竣工图 三、光盘存储内容要求 1、 Readme.XLS文件 每张CAD竣工图光盘根目录下应包含Readme.XLS表格文件（附表二），可到泰达图书馆档案室网站（www.tedala.gov.cn）下载。
2、 FONTS目录及字库文件
每张CAD竣工图光盘根目录下应包含FONTS目录及相应字库文件，可从所使用的AUTOCAD软件安装目录下获得。（注：在安装AUTOCAD系列软件时，就会在系统中生成此字库文件。）
安装路径示例：C:\\Program Files\\AutoCAD 2004\\Fonts 3、“CAD竣工图卷内目录”EXCEL文件（附表三）
