第五章 Access 2000应用
Access 2000是Windows环境下的一个面向对象的、关系型数据库管理系统。使用Access 2000，用户无需编写任何代码，仅通过简单直观的可视化操作，就可以完成大部分的数据管理任务。作为Microsoft公司套装办公自动化软件Office 2000的重要成员之一，它与人们常用的Word、Excel等软件具有类似的界面并能进行数据交换和共享，是数据库知识初学者和小型数据库应用的理想平台。
本章的主要教学目的，是向学生介绍数据处理和信息管理的基本方法和手段，使学生了解数据库和数据处理的基本知识，掌握一种适合于数据库初学者和小型数据库应用的数据库管理系统——Access 2000，实现数据库创建、操纵和维护的基本操作，完成简单数据管理任务。
教材的编写思路：从介绍数据库与Access 2000的基本概念和基本知识入手，力求通过一个简洁明了的实例把各节内容串联起来，从表的创建开始，逐步介绍查询、窗体、报表等的生成与应用，让学生明确地了解Access 2000有什么用、怎么用。在学习指导书中，对本章的学习要点作一归纳，并对教材中几处提及但未加解释的基本概念和相关操作作少许补充说明。教学中，教材和学习指导书应配合使用。
一．本章各节教学要点
5.1 数据库与Access 2000
1．理解下列与数据库相关的基本概念： 数据（Data）、数据库（DB）、数据库管理系统（DBMS）、数据库应用系统（DBAS）、数据库系统（DBS）等。
2．关系型数据库的概念和特点
数据模型的概念，最常见的数据模型有层次、网状和关系三种模型。
目前应用最广泛的是关系模型。用关系模型组织数据的数据库称为关系数据库，对关系数据库进行管理的数据库管理系统就称为关系数据库管理系统（RDBMS）。Access 2000就是一种关系数据库管理系统。
三种关系操作：选择、投影和连接。
3．Access 2000概述
Access 2000数据库有七种数据库对象，分别是表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。各对象之间的关系如下图所示。其中：
表是数据库的核心与基础，它存放着数据库中的全部数据信息。
报表、查询和窗体都是从数据表中获得数据信息的，以实现用户某一特定的需要，例如查找、统计计算、打印、编辑、修改等。
窗体可以提供一种良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接调用宏或模块，并执行查询、打印、预览、计算等功能，或者对数据库进行编辑修改。
控制流 宏 / 模块 数据流
窗体 查询 报表
表
Access 2000主要优点：
（1）储存文件单一。Access的一个数据库文件对应一个数据库，文件中包含所有数据及各种操作对象，便于计算机硬盘上的文件管理。这一组织方式与传统的关系数据库的概念有所不同。传统的关系数据库（如FOXBASE、FoxPro for windows等）一个表就对应一个数据库文件，一个数据库由许多数据库文件组成。
（2）支持windows的长文件名。
（3）使用简便，用户无需编写任何程序代码，仅通过直观的可视化操作，就可以完成大部分的数据管理任务。
（4）与人们常用的Word、Excel等软件具有类似的界面并能进行数据交换和共享。 （5）具有强大的网络功能，可创建数据访问页通过网络发送数据，或查看、更新、分析来自Internet或Intranet（企业内部网）的数据库数据。
5.2 数据库的设计与创建
1．数据库的设计
一个可靠合理的数据库设计过程，能迅速、高效地创建一个结构较为完善的数据库，从而使用户可以方便地访问所需要的信息，也可确保将来数据库容易维护。
2．数据库的创建
（1）利用“数据库向导”快速建立数据库
为方便用户的使用，Access提供了一些标准的数据库框架，又称为“模板”，这些模板不一定符合用户建库的实际需求，但在“数据库向导”的帮助下，对这些模板稍加修改即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何组织构造一个数据库。
使用“数据库向导”可以在一次操作中创建整个数据库所需的全部数据库对象，且需要时可随时修改或扩展该数据库。但“数据库向导”仅用于新建数据库，而不能用来将新表、窗体或报表添加到已有的数据库中。当然，如果需要在用“数据库向导”创建的数据库中添加新表、窗体或报表，可以用“表向导”、“窗体向导”或“报表向导”实现。
（2）新建一个空的数据库
如果找不到与设计任务吻合或类似的模板，只能从创建一个空数据库开始，然后再在该数据库中按特定的设计添加表、窗体、报表及其它数据库对象。
3．数据库的基本操作
打开已存在的数据库：Access的“文件/打开”菜单命令仅用于打开数据库文件本身而无法打开各数据库对象。若要打开某数据库对象，应先打开数据库文件，然后在“数据库”
窗口中打开指定的对象。
保存数据库：“文件/保存”菜单命令仅用于保存各数据库对象而无法保存数据库文件本身。在没有任何数据库对象打开时，“保存”命令被置为灰色。
关闭数据库：“文件/关闭”菜单命令既可关闭数据库文件本身，也可关闭Access任一当前窗口。
Access数据库文件的删除、重命名、复制、移动等：可以在Windows的“资源管理器”或“我的电脑”中完成。
5.3 表的建立与使用
表由两部分信息组成：表的结构和数据记录。表的结构信息包括字段名、字段所存放的数据的类型、字段的属性、字段说明和关键字字段的定义等。表有设计视图和数据表视图，二者可以通过工具栏里的“视图”按钮进行切换。设计视图允许用户以自定义的方式创建表及修改表的结构，数据表视图允许用户随时添加、编辑和浏览记录，以及进行其它的数据操作。
1．创建表的三种方法
(1)在“设计视图”中创建表：
打开表的设计视图，先创建表的结构部分，而后可切换到数据表视图，输入数据以产生记录。
(2)使用“表向导”创建表：
表中所需的字段可以从已经预定好的表中选取，字段的数据类型、宽度以及值的规定等都是预先定义的。如果这些定义不满足用户要求，可切换到表设计视图修改表的结构信息，而后切换到数据表视图输入数据。
(3)通过在“数据表”视图中输入数据创建表： 用户可打开空白的数据表，对其中的默认字段名按需要重新命名后将数据直接输入到空白的数据表中。当保存新的数据表时，Access对数据进行分析并且自动为每一字段指定适当的数据类型和格式。
2．字段的数据类型与属性 定义表结构，主要的工作是按字段名的命名规则指定每个字段的名称，指定字段的数据类型，以及根据需要设置字段属性。
（1）Access的数据类型
有文本型、备注型、数字型、日期/时间型、货币型、自动编号型、是/否型、OLE 对象型、超级链接型、查阅向导型共十种。
（2）字段属性
是一个字段的特征集合，在表设计视图“字段属性”区域中的“常规”选项卡上设置。每个字段的可用属性取决于为该字段所选择的数据类型。常见的有：字段大小、格式、小数位数、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本、必添字段、输入法模式、索引等属性。
“常规”选项卡上的一些属性已设有默认值，对于大多数字段属性，用户无须进行设置，只要使用默认值或不使用该功能即可，但如果希望新建的数据表功能强大一些，则需要对字段属性进行较精细的设置。例如，设置有效性规则和有效性文本、输入掩码等。
3．设置主关键字字段和索引字段 （1）设置主键
在Access中，主键不是必需的，但一个表只有定义了主键，才能建立该表与数据库中其它表间的关系。在创建表的过程中，如果表中没有适宜作主键的字段，可让Access自动添加一个自动编号类型的字段作为主键，否则，可在表的设计视图中自行设置或修改主键。
（2）设置索引字段
数据表中设置了主键之后，表会自动按照已经设定的主键进行索引（按照主键的顺序进行排列）。不管有没有设置主键，都可以为表中的某些字段设置索引，以便提高按这些字段进行查找或排序时的效率。可以进行索引的有文本、数字、货币、日期/时间、是/否类型的字段。
若要创建单字段索引，可直接利用表设计视图的“索引”属性项进行设置。
如果经常需要同时搜索或排序两个或更多个字段，可以在设计视图中使用“视图”菜单下的“索引”命令为该字段组合创建多字段索引。
4．表的编辑和修改 （1）修改表结构
使用向导创建的表常常不尽如人意，即使是利用设计器创建的表，在使用过程中可能也需要有一些结构上的调整。常见的操作有：
插入、删除或重命名字段：在设计视图和数据表视图中均可完成。
修改字段的数据类型和属性：只能在设计视图下完成。改变字段的数据类型将会造成表中数据的丢失。因此在对含有数据的表进行数据类型转换前，最好先做备份。
改变字段的排列顺序：可以通过移动字段的方法来实现。
（2）更改数据表的外观
调整数据表的行高或列宽：既可以使用“格式”菜单中的“行高”（或“列宽”）命令，也可以将鼠标光标移到数据表左侧的两个行选择器之间直接拖动。应注意的是，更改行高的操作会同时改变数据表中所有行的高度，而改变列宽的操作只能针对当前光标所在列，而不能一次性地调整数据表的所有列。
冻结列：在“数据表”视图中，如果记录较长，则屏幕上只能显示部分字段，其它字段就要拖动滚动条才能看见。为了让某些字段（如主关键字）总是可见，可以使用“格式”菜单中的“冻结列”命令，将选定的若干字段移动并冻结在数据表的最左侧，在滚动字段时，这些列在屏幕上固定不动。使用“取消对所有列的冻结”命令可取消列的冻结，但冻结的列将不会回到原来的位置上，需要的话可手工将列移动到原来的位置。
隐藏列：在“数据表”视图中，一般总是显示一个记录的所有字段。为了便于查看所需字段的内容，Access允许用户使用“格式”菜单中的“隐藏列”命令，把不想看的字段隐藏起来。同样，可使用“取消隐藏列”命令取消对某些列的隐藏。
此外，与Office 2000的其它套件一样，可以更改数据表的网格线样式和背景颜色、表中文本的字体、字号等等。
（3）表记录的编辑操作 ① 编辑记录：
如果要对少量零散的记录进行添加、删除和修改，可直接在数据表视图中定位光标后直接进行操作；如果要对大量的、遵循一定编辑准则的数据进行添删改操作，则应该使用操作查询来实现。
对数据的移动和复制、查找与替换，操作方法与Office 2000其他套件基本相同。
