（3）明确岗位（人员）职责、权力和相互关系。将NSM各要素全面展开并转换为职能，再将职能分配到部门和岗位，确保通过职能分配，使规则的各项要素都能得到覆盖，没有遗漏。同时也应做到职能分配无交叉，坚持每一个职能要以一部门/岗位为主，另外其它部门/岗位为辅。
（4）确定文件层次和结构，拟制文件清单。
5、文件编写：按部门或岗位下达文件编写任务，全员参与编写。注意点： （1）可以借鉴其它公司的文件，但不能全部拿来（抄袭）。 （2）责任人主笔，写作班子统稿。 （3）相关部门或岗位审核会签。
（4）边写边试运行。写好一个文件先试运行，检验文件的可操作性，以不断修改完善。 6、SMS文件培训：体系运行前，要先对体系内全体人员进行培训。全体人员—手册和职责；工作人员要熟悉与本人职责有关的程序和须知；指定人员和船长要完全熟悉体系。 7、运行：体系文件批准生效后，要在岸基地和船上运行。一般先在岸上及代表船上运行。代表船要覆盖公司的船种。运行中要注意信息反馈与收集，再对文件修改； 8、内审和有效性评价：内审、有效性评价和管理复查； 9、不符合纠正： 10、全面申请外审：
11、各船全部运行安全管理体系： 二、建立SMS的应注意的问题：
1、克服应付观点：各公司、船舶不同，规则虽然均适用，但体系不能相互抄袭； 2、领导重视亲自抓；
3、加强对规则的学习，加深对规则的理解，把握规则的实质和精髓：对规则理解越深，建立的SMS层次就越高，安全管理越贴切，安全管理的效果就越好。 4、与深化企业改革相同步。
5、充分重视全员特别是责任部门和人员参与的重要性； 6、抓住三个关键：
规范岸基管理、还权力于船长、指定人员的权力； 三：SMS文件编写要求 1、SMS文件的基本组成：
方针（主手册）、程序、须知、记录、相关文件和资料。 2、常见的SMS文件组成：
安全管理手册： 程序手册 职责手册
SMS文件控制总清单
船舶操作手册 岸基通用操作手册 船舶维护手册 船舶通用操作手册 船岸应急反应手册 甲板手册、轮机手册 记录手册
货物操作手册， 船舶常规管理手册 船舶应急训练手册
3、SMM手册编写要求：NSM11.3（用于阐述和实施SMS的文件） （1）SMS的总体描述与索引；
（2）一般应对应规则分章节编写（第一章为总则）； （3）要覆盖所有的规则要素；
（4）定义：除规则的定义个，给出本公司的特定含义； （5）实施规则的一些特殊情况；
（6）详细阐述安全和环保方针、机构组织、岗位；
（7）描述职责、权限、任职条件、相互关系；指定人员的责任与权力，船长的责任与权力（绝对权力）；
（8）通过简要描述，引出相关的程序或须知性文件； （9）篇幅要简要、精练，是纲领性文件文件；
（10）公司简介、总经理令或声明等，通常放在第一章的前面。 4、程序手册编写要求：
程序是指为进行某项活动而规定的途径。 （1）要覆盖规则中规定的所有程序；13个。 （2）一般也要与规则条款对应；
（3）程序中职责要与安全手册和职责手册中的职责相符，可以是进一步细化； （4）程序编写：
A.必须遵循“最好、最实际”原则；选择最好、最实际的方法；一定是实操可行的方法；注意可操作性；
B.必须遵循5W和1H原则：ＷＨＹ－目的；ＷＨＯ－谁做； ＷＨＥＮ－何时；ＷＨＥＲＥ－何地；ＷＨＡＴ－做什么； ＨＯＷ－怎么做；
C.职责要落实：规定的职责在活动中都应有相应的体现；活动中各个环节都应有人承担责任；
D.接口处理要清楚：各接口都应有处理方法；与接口有关的工作职责都应有明确的表达；各部门对接口的处理方法和相关的职责应确认。
E.文字要精炼、准确、通顺：文字要准确、通顺；注意逻辑性和可操作性； F.文件和记录： （5）流程图；
5、须知手册编写要求： 1）、可操作性； 2）、接口要清晰； 3）、分类汇编成册；
4）、是程序和手册进一步的细化； 第三章：安全管理体系运行
用“管理”的定义将NSM规则的基本要素条款串联起来， n 管理的定义：
n 管理是一个过程， 过程控制
n 是让别人与自己 以人为本
n 一道去实现既定的目标， 目标管理
n 是一切有组织的 组织行为
n 集体活动所不可缺少的要素. 活动
n 用“管理”的定义将根据NSM规则建立的安全 管理体系（SMS）的六个基本功能体现出来。
不同管理层次：对NSM条款有不同程度的了解和认识，对SMS的熟悉要求也不一样
注意：对公司安全与防污染方针应有统一的认识和理解 发挥各级人员的责任心、能力、态度和主观能动性 一、体系运行总体要求
1、熟悉体系结构及文件、职责等；
（1）全体职工：熟悉并理解方针；熟悉部门职责；明确本人的安全管理职能；清楚本人工作所依据的文件。
（2）最高管理层：贯彻方针；制定目标及实施措施；掌握本单位各部门职责和重要的接口方式；了解本单位的体系基本情况；了解本单位的体系工作状态；管理复查； （3）指定人员：完全熟悉本单位的体系和体系文件构成；了解相关的其它文件；熟悉方针、目标及各部门体系内工作职责；掌握内部审核和有效性评价；熟悉本单位的体系运行状况；
（4）部门负责人：理解方针目标；熟悉本部门的职责和相关的体系文件；熟悉本部门与和相关部门的工作接口；明确对下属的工作要求；掌握本部门的工作情况。 （5）船长：《规则》5及其它。 2、执行和实施文件要求 3、做好记录；无记录无行为。
4、检查落实；自查，检查，监控检查，
5、内审和有效性评价：定期组织内审和有效性评价，检查公司安全管理体系的运行情况。（《规则》12，内审、有效性评价和管理复查） 6、修改完善SMS文件； 7、防止“两张皮”现象：
写—所说，做—所写，记—所做，查—所记，改—所查， 二、公司岸基管理： 1、岸基部门/岗位职责：
（1）航运部：货运管理、船舶调度、船舶动态、航行指 令、油水供应、安全港口与信息、船岸日常通讯联 系、岸基值守与船岸应急反应等。
（2）海监部：航海图书资料、航行安全技术指导和支持、 航行事故调查分析、安全检查、甲板部关键性操作 指导、航行安全规章制度制定等。
（3）机务部：船舶和设备维护保养（备件物料供应）、船
