太航常青汽车安全设备(苏州)有限公司 文件过程控制程序 文 件 号 CHQ-QP-SP-001 版 次 B 第 5页 共8页 页 码 4.8.2 受控文件持有人不得擅自涂改，任何人不得随意借用他人受控文件复印。当需
要增加份数时，应填写[文件补发申请单]，经质量部主管批准，办理领用手续。 《管理手册》、《程序文件》须管理者代表以上批准。公司内不得使用未加盖〖受 控〗印章及编号的受控文件复印件。一经发现，立即由文件管理人员收回。 4.8.3 受控文件的使用适用于该文件适用范围。 4.8.4 文件借阅规定参见《受控文件管理规范》
4.8.5 文件编号规则见《体系文件编写格式及编写规范》 4.8.6电子文档管理
4.8.6.1凡各部门使用的与质量系统有关的电子文件，不以书面形式表现出来的，则
应由部门授权人员作备份。工程技术文件下发需拷贝电子档的，由质量部统 一发放并备份。质量/TS16949/受控文件，每年由指定人员协助刻录光碟后保 存。只有体系负责人和体系文控有修改和打印。
4.8.6.2电子文件应注意防潮、防毒、保密，未经文件使用部门主管同意，相关人员
不得擅自拷贝电子文档。
4.8.6.3禁止来历不明的软盘、光盘等存储截介质、不随意使用他人的软盘、电脑及拷
贝他人文件，自动对文件进行检测。
4.8.6.4根据需要对电脑、文件设置口令，未经同意不得拷贝数据到存储介质上携带外
出，对重要数据拷贝到介质上后应注意归档保存，离开、或不用时应退出使用 文件。
4.8.7 外来文件管理
4.8.7.1对顾客提供的工程规范（图纸）及ECN：由技术部负责在2个工作星期内予以
评审确认并在客户的相关资料上签字以示评审过，将原版交于质量部。 质量部在原版背面盖“外来文件章”，按照《文件编号规则》编号，并将文件 相关信息登记在《外来文件一览表》中。
4.8.7.2相关法律法规、书籍、教育训练光盘：
质量部接收各部门购买之法律法规、书籍、教育训练光盘等，在封面背面盖“外 来文件章”。对法律法规等应定期评估其版本有按照《文件编号规则》编号，并 将文件相关信息登记在《外来文件一览表》。
太航常青汽车安全设备(苏州)有限公司 文件过程控制程序 4.9 文件更改
文 件 号 CHQ-QP-SP-001 版 次 B 第 6页 共8页 页 码 4.9.1文件的内容如不能正确指导工作或不符合国家有关质量、环境和安全要求时必须进
行更改。文件更改申请人在[体系文件申请表]上填写更改内容，向原文件制订部门 提出申请。
4.9.2文件更改根据本程序5.2、5.3、5.4、5.5、5.6条款的规定办理。
4.9.3 文件更改批准后，由文件质量部实施更改，更改部门须在[体系文件申请表]上
注明更改内容和更改生效日期，按原[文件发放登记表](1)换发新版文件，收回 作废的首页和文件页，以确保使用现场为最新有效版本。
4.9.4除非有特殊规定，文件的更改应由该文件的原审批人/部门进行审批，当原审批人
不在职时，由接替其岗位或其授权人审批，他们应获得审批所需依据的有关背景 资料。
4.10 由质量部组织各部门每年进行一次文件评审，以确保文件符合标准和实际运
行要求，文件评审可与内审和管理评审一起进行。 4.11 文件代码
QP程序文件 QM管理手册 WI 作业指导文件 FM表单 ED外来文件 BK管理书籍
4.12部门代码
部门 董事长、副/总经理 市场部 资材部 生产部 代码 GM SA ST PM 技术部 财务部 质量部 总务部 部门 代码 EG AC QC FF 5. 过程有效性指标参见[指标总览表] 6. 附件及记录
6.1 [文件发放登记表]（1） 6.2 [文件发放登记表]（2）
6.3 [体系文件申请表] 6.4 [文件补发申请单]
太航常青汽车安全设备(苏州)有限公司 文件过程控制程序 6.5 [外来文件一览表] 6.6 [受控文件作废一览表] 6.7 [受控文件一览表] 6.8 [文件借出登记表] 6.9 [文件总目录]
6.10附件一流程图 7. 相关文件
7.1《记录过程控制程序》 7.2《体系文件格式及编写方式》 7.3《文件编号规则》 7.4《受控文件管理规范》
文 件 号 CHQ-QP-SP-001 版 次 B 第 7页 共8页 页 码 太航常青汽车安全设备(苏州)有限公司 文件过程控制程序 附件一 流程图
步骤 流 程 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 文 件 号 CHQ-QP-SP-001 版 次 B 第 8页 共8页 页 码 职 责 各部门主管或指定人员 部门主管或指定人员 各部门主管或指定人员 总经理、管理者代表、部门主管 文件管理人员 文件管理人员 输出/记录 [体系文件申请表] [文件补发申请单] [体系文件申请表] [受控文件一览表] [文件发放登记表](1) [文件发放登记表](1)或（2） [文件总目录] [体系文件申请表] [文件补发申请单] [受控文件作废一览表] [体系文件申请表] 制作/更改需求 文件制（修）订 审核/会签 批准 登记编号 发放 归档 各部门具体负责人或文件制订人 各部门授权人 使用 保管 维护 实施前教育 培训 各部门、质量部 各部门、质量部 文件修订 废弃或标识
