履海集团有限公司文件
司行字[2008]003号
文件管理制度
第一章 总则
第一条：为了规范公司内的行文程序，加强对公司内文件的管理工作，根据国家对文件管理的相关规定特制定本办法。
第二条：公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。
第三条：公司行政部是公司文件管理部门，负责处理公司的收、发文处理工作。各部门要设兼职人员管理本部门的文书处理工作。
第二章 公文种类
第四条：公司公文主要种类有：
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人
员；
（二）通知：适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行
的事项，任免人员，转发上级单位公文。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 （五）请示：适用于向上级单位请示事项。 （六）批复：适用于答复下级单位请示事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
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（九）会议纪要：适用于记载、传达会议和议定事项. （十）会议抄告单：抄告有直接任务的参会人员。
（十一）上级或行业文件：承办上级指示或行业告知文件。
第三章公文格式
第五条：公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送、印发和印发时间等部分组成。
（一）公文字号由公司代字、年份和序号组成，在横线上处用3号仿宋字，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用“[]”括入。
（二）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外。一般不用标点符号。
（三）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （四）公文除“会议记要”外，应当加盖公章。 （五）成文日期以领导签发的日期为准。 （六）公文应当标注主题词。
（七）抄送指主送外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范的简称。
第六条：公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第七条：公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。
第四章 行文规则
第八条：行文规则是指根据发文单位与收文单位之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行，强调以下几点：
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办
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理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。
4、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。
“报告”不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第九条：发文程序
由发文部门主办人员起草＝＝》交部门经理审核＝＝》交副总经理和董事长会签＝＝》交行政部门复核确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案（编印）＝＝》由行政部负责打印初稿，并经拟稿部门校对后印制＝＝》加盖公章（用印）＝＝》由拟稿部门负责分发（分发）＝＝》由行政办公室负责已发文的归档
第十条：各部门起草公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的种类应当根据发文单位的行文目的、职权及与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、
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缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十一条：公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第十二条 以公司名义制发上行文，由总经理或董事长签发。
第十三条：公文正式印制前行政部应当进行复核，重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第六章 收文办理
第十四条： 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
信件、传真各单位外部会议收文＝＝》行政部签收、登记＝＝》由行政部经理填写拟办意见＝＝》呈副总经理或董事长批示＝＝》行政部登记并转交承办部门承办＝＝》承办部门将办理完毕文件交回行政部归档
第十五条：承办公文要求
（一）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。
（二）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。
（三）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见。姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，总裁办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第十六条：呈批件办理：公司内日常工作的请示、报告需要用呈批件的形式送领导审批。
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呈批件的呈报及办理流程：
各主办人员拟稿填写“呈批件”一事一呈报＝＝》交部门经理核稿并签字＝＝》拟稿部门登记＝＝》行政部登记＝＝》行政部呈副总经理或董事长批示＝＝》退承办部门办理并存
呈批件正文应有拟稿人或部门经理的签字。
第七章 公文管理
第十七条：上级单位下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，需经行政部经理批准，可以翻印，翻印时应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。
第十八条：公司收文或发布公文，必须经公司领导批准后才可由行政部统一管理和印发。
第十九条：公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。 第二十条：公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条：公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条：部门合并时全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第二十三条：本办法未尽事宜，按《国家行政机关公文处理办法》执行。 第二十四条：本办法自发布之日起施行。
履海集团有限公司 二○○八年十一月十一日
主题词：文件 管理 制度 （共印8份） 抄 送：沈立荣 施玉清 各分公司 总公司各部门 存档 履海集团有限公司行政部 2008年11月19日印发
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