（一）把好行文关。这是需要把好的第一道关，首先解决发不发的问题。
《条例》第十一条规定：“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”我们要按照这个规定，认真审核每一件公文，切实把好这第一关。
在实际工作中，不应该发文而要求发文的有以下3种情况：
一是主观上想更好地推动工作。认为这项工作很重要，要求提高发文的挡次。本来可部门发文的，要求省政府或省委发文；本来应政府发文的，要求党委、政府联合行文。举几个例子。
二是为扩大本单位本部门的影响。这往往只涉及一个单位、一个部门或一个系统、一个地区的事情，是局部的事情。
三是部门利益。
（二）把好格式关
公文的格式是公文的外观形式。格式把关主要有以下4个方面： 1文种选择。 2用纸格式。 3文面格式。
4排版、印刷与装订格式。
（三）把好文字关
把好文字关是对文秘人员最基本的要求，是公文校核中最基础、也非常重要的环节。 我认为公文的语言运用，总的要求是8个字，即准确、简明、朴实、规范。
①准确：这是公文的性质决定的，必须准确无误地把思想内容表述出来，一就是一、二就是二，不能含糊不清，模棱两可，产生误解，产生歧义。
②简明：要求语言精炼，能用一句话表达清楚的不用两句话，能用一个字表达清楚的不用两个字。总之，用尽可能少的文字，表达尽可能多的内容。能把文章写短，能把公文写短，那才是本事。
③朴实：要深入浅出，通俗易懂，不堆砌华丽的词藻，尽量避免使用冷僻难懂的词，不要用抒情性语言、描写性语言，以及拟人、夸张、幽默、讽刺等修辞手法。公文的表达手段主要是叙述、说明、议论3种。
④规范：遵守语法规则，使用规范化语言。用词正规、庄重、严肃，不轻浮、不俗气，使用书面语言，一般不用口语、方言，比如闪火、雄起，不要用在公文中。
《条例》第十六条、第十八条对公文的文字要求作了明确规定，大家下来认真看一看。在此我就在工作中经常碰的几个方面的问题，提出来和大家共同探讨。
1错别字。注意一些成语的用字，一些成语来自于典故，用字特别，如山清水秀、青山绿水、画地为牢。
2标点符号。按国家发布的《标点符号用法》使用。 3简称，一般不用简称或使用规范简称
我们来看看周总理修改的例子。我们都知道，周总理尽管公务繁忙，但对文件审核十分重视，
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对文字用语反复推敲，经常亲自动手修改文字，我们来看几个例子：
①不遵守法令甚或贪图小利与外国〔间〕谍商〔人〕进行勾结者。 ②程〔潜〕陈〔明仁〕两将军。 ③打倒恶霸，实行双减〔减租减息〕，改善民生。 4规范用词
高等学校——高等院校
马克思列宁主义、毛泽东思想——马列主义 5数字用法。见手册。 6压缩冗长文字 ①删去废话。 ②改写。
7公文结构。结构是对文字的有机组合。结构条理清晰、层次分明，才能清楚地表达发文意图和思想，也便于受文单位理解和贯彻执行。同时，结构调整往往能压缩篇幅。
（四）把好内容关
顾名思义，就是对公文的内容严格把关，包括是否符合党的方针、政策，是否符合法律、法规，以及主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否准确、内容是否完整。我理解，就是对公文内容是否有实质性的改动。从这个意义上讲，它是公文起草的延续，是形成公文最重要的环节。内容把关上，注意以下几点：
1符合政策
《条例》第十八条明确要求，公文校核要看公文“是否符合党的路线、方针、政策”。 ①党章。
②党的决定。如十六大报告、十六届三中全会通过的决定：《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》。
③上级机关文件，特别注意同类文件。
④党和国家领导人的重要讲话。江泽民“七·一”讲话、“五·三一”讲话，胡锦涛“七·一”讲话。
⑤本机关以前发的文件。保证政策的连续性。 ⑥有关部门的相关政策规定，避免部门之间打架。 2符合法律、法规
《宪法》第五条规定（2004年3月14日修正本）：“一切国家机关和武装力量，各政党和各社会团体，各企业事业组织都必须遵守宪法和法律。”
“任何组织或者个人都不得有超越宪法和法律的特权。”
法律具有最高权威、具有普遍的约束力。因此，各级机关制发公文，必须按照国家法律的规定去阐述和反映本机关职权范围内的事项，不得与法律的规定相违背。
依法治国、依法行政。今年4月20日，国务院正式公布了《全面推进依法征实施纲要》。我国已经加入世贸组织，经济领域的很多东西还得与国际惯例接轨。一方面，我们要加强法律、法规的学习，同时，在公文校核中碰到有关法律、法规方面的规定，而我们自己又拿不准的，多向法制部门的同志请教，或先请法制部门把关。
3材料真实
材料真实，是指公文所依据、所引用的材料来源可靠，内容翔实，准确无误，没有水份。人物、事件、时间、地点、数字等，都是确切的，没有移花接木、添枝加叶，也没有人为编造和虚构。
如果材料不真实，公文中的观点就站不住脚，公文就难以成立。
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4判断准确
公文中的判断主要有3种：
①情况判断。如形势判断、成绩和缺点判断、问题判断等。
②性质判断。即事物的定性分析，如正确还是错误、人民内部矛盾或是敌我矛盾，违纪还是违法等。
③量的判断。如多数与少数、比例判断等。
判断准确，要求判断符合客观情况、符合逻辑、并且表述鲜明。同时，判断用词用语要恰如其分，掌握分寸，该两面说的不要说一面，该加强限制的词不能随便去掉，不能模棱两可、含混其词甚至出现歧义。
5内容完善
一般地讲，公文要提出问题，论述问题，解决问题，在内容上形成一个整体。内容完整，受文单位就能完整地理解行文机关意图，就能全面地按公文要求去办。公文内容不完整的表现有：提出这个问题，论述的却是另一个问题；有上文、无下文，有情况、无分析，有要求、无措施，或者事情只讲了一半，或者交代不清楚等。
6主题鲜明
主题是公文加以阐述的中心，是内容的灵魂。一个公文只有一个主题，主题是公文全部内容的支撑点，公文内容根据主题确定，公文论述围绕主题展开。内容杂乱，主题就无法突出，内容是鉴另主题是否鲜明的主要标准。
主题是否鲜明不是很好把握。这主要看是否完善、准确地体现了发文机关的意图。如果体现了发文机关的意图，突出了行文要解决的主要问题，达到了行文机关的要求，就可以说主题是鲜明的。
顺便说一句，公文是要充分体现发文机关的意图，而不是起草单位的意图。所以部门送来的代拟稿，部门意图得到了充分体现，但是否体现了发文机关的意图，需严格把关。
上述对内容的校核分6个方面来讲，具体审核把关时，可能是综合性的，如既不符合政策，判断也不准确。下面举几个实际例子。
通过上述3个例子，我想在公文内容把关上应特别注意以下4点：
①对实质内容修改后，应返回起草部门（处室）征求意见；对自己拿不准的，如对涉及机构、投入、职级等敏感问题，应请有关部门拿出书面意见。
②有争议的问题请领导裁定。A：职能部门未达成一致意见，将两方或多方的观点提出来，也可加上我们自己的观点，请领导审定。B：起草部门与我们未达成一致意见，且内容比较重大的，请领导审定。
③有签发权的领导包括最高领导审批后，仍可对实质内容进行修改，包括对领导修改的内容进行修改。修改后再呈领导审批。
④要有高度的责任感和敬业精神，真正对从事的工作负责，对党和人民的事业负责。没搞这种工作的人，甚至觉得你在讲大道理。领导都签发了，你还要改，一是得罪部门；二是有可能得罪领导。我们也常常被领导批评。受气、受委屈是难免的。但不论得罪谁，不能受多少气，我们既然从事这个工作，就一定要对事业负责。并且最终也能得到领导的理解。
行文关、格式关、文字关、内容关四关中，格式关、文字关是基础，是我们首先必须做好的工作，也是对我们工作最基本的要求。但若满足于此，是远远不够的。必须在行文关、内容关上下大功夫、下苦功夫。把好了这两关，就可以称得上一位优秀的文秘工作者。但把好这两关非常不容易，它不仅要求很高的文字水平，而且要求较高的理论水平、政策水平、宽广的知识面，既熟悉上情，也了解下情，总之，要求较高的综合素质。这就要求不断努力，不断积累。
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三、从事公文校核工作的粗浅体会
我从事文秘工作的时间很短，希望我们大家一起共同探讨，互相交流。 审核把关，这就对你的水平有两个方面的要求： ①比公文起草者水平高
②达到或接近领导的水平（至少是你这个集体的总水平按近领导的水平）
不只是文字水平，而且理论政策水平，对情况的熟悉程度都要更高，否则，你怎么改人家的东西？那只能是越改越糟。只有你比别人站得更高，那怕是高1厘米，比别人看得更远，那怕是远1寸，你才能发现问题，你才能发现原来的东西有不充实的地方。
领导水平是很高的，我们感到领导的要求是越来越高。这里有两点：一是水平低了没法当好参谋助手（这是我们办公厅（室）的职责），不能为领导分忧。因为你改的东西领导都看不起。二是领导太忙，他没有精力对公文逐字逐句地审核。这要求我们站在领导的角度来为领导审核把关。否则，不成熟的公文就可能出笼。我们一开始时已谈到这个问题。
因此，回到我们最先讲的问题，从事公文校核工作确实非常重要，从事这项工作非常光荣。为了高那1厘米，为了远那1寸，你必须付出艰辛的劳动，你必须不断地努力，不断地积累。根据我的体会，要做到“五多”，即多阅读、多参会、多调研、多思考、多总结。
（一）多阅读
只有多学习，不断提高充实自己，才能提高工作能力和工作水平，也才能胜任好本职工作，并且秘书处也有这种条件，拥有大量的各种资料。现在是知识爆炸的时代，各种信息、资料及多，学习中，还得讲究方法也可以分几个层次：
第一层次：文秘工作者必须阅读的。党章、党的决定、各个级别发的文件、中央、省、市、部门主要领导的重要讲话。
第二层次：围绕自己的所学专业多读一些书籍，不要说成为专家，甚至是懂行的人。读自己感兴趣的书籍，如历史、哲学、文学作品等。做到一专多能。这既是当前工作的需要，更是为了今后发展的需要。
第三层次：有时间就尽量多看的。各种简报、资料、调研报告等。
（二）多参会
看会议材料与到会听又有所不同。你会了解到很多材料上没有东西，特别是一些专题讨论会，你会获得很多信息。
（三）多调研
调研是了解真实情况最有效的方法。它比看材料、听报告更进了一层，是由自己主导，直接占有第一手材料。
调研要了解真实情况，不要搞形式主义。
1调研前认真准备，包括背景资料、调研工具、调研提纲等。 2调研要有科学的方法。
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