根据国家档案局的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案部门移交归档文件时必须遵循如下规定：（1）归档的文件材料应齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第二部分 文书档案管理
基本要求：
了解：文书档案收集工作的内容和要求，档案鉴定工作的内容和原则，档案检索工作的内容，档案著录和标引的含义、依据的文件、工作步骤和基本方法，档案用户需求的构成，档案统计工作的步骤
熟悉：文书档案整理工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容，鉴定档案价值的标准，档案保管期限表的作用和类型，档案检索工具种类，档案馆（室）检索体系建设的要求，档案提供利用工作的基础条件，档案提供利用的法律依据和主要内容，档案提供利用工作的基本内容和要求，档案登记工作的内容，档案统计工作的要求和步骤
掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，档案鉴定工作的方法和步骤，档案销毁工作，计算档案检索效率的方法，常用档案检索工具的编制方法，档案提供利用的基本途径与方式
一、文书档案的收集工作
（一）文书档案收集工作的内容和要求 工作内容： 要求：
1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份 3、归档材料必须是同一年度。
（二）文书档案收集工作的方法 1、档案室收集工作的具体内容和要求
2、档案馆档案的来源、收集范围和要求
来源：现行机关档案源；撤销机关档案源；组织和个人保存的散失档案；档案馆之间交接的档案。
档案馆的收集范围：附件四----（以2011年11月国家档案局发布的第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》为准）
3、档案馆收集撤销机关档案收集的要求
撤销机关的档案，具有易分散、整理不系统、存在未办理完毕的文件等方面的特征。为此档案馆在接收撤销机关的档案时，除了应按接收现行机关档案的要求，对所接收的档案进行检查外，还应注意以下几个问题（1）严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃或丢失；撤销机关应负责组织人力，将全部档案进行认真的清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交，或由其职能继任机关代管。（2）如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。
4、历史档案的接收和征集
接收与征集历史档案的意义：它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施，是档案开放利用工作的需要，是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作，是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
收集历史档案的对象与途径：收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；征集收藏于个人手中的历史档案；征集少数民族地区的历史档案；收集党史征集办公室、政协、文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案；收集散失国外的历史档案。
接收与征集历史档案的方法：收集历史档案是一项涉及面广、政策性强的工作，所以 必须掌握一定的方法，才能做好此项工作。目前主要有以下几种：发布通告、调查研究、广泛宣传。
二、文书档案的整理工作
（一）文书档案整理工作的内容和原则
内容：做好档案的分类、案卷排列及档号的编制（系统化）和编制案卷目录（基本编目）。
原则：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
（二）文书档案整理工作的方法和步骤 1、区分全宗 （1）全宗的概念
是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。
（2）立档单位的概念和构成条件
具有社会独立性的组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。构成条件：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
（3）立档单位的变化和全宗的划分
①立档单位被撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待②由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗③由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位档案全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗；原来是独立的立档单位后并入其他立档单位成为内部机构的组织所形成的档案，并入前的档案构成独立全宗，并入后形成的档案作为所并入立档单位档案全宗的一部分④内部机构直接并入（划归）其他立档单位，其并入前的档案是原所在立档单位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分⑤合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若实在分不开，可按全宗补充形式对待，组建联合全宗⑥立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的变动等变化，只要其基本职能未发生根本改变，
其社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗，变化前后仍作为一个全宗对待。
（4）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念
联合全宗：是两个或两个以上全宗的联合体。主要适用于两个或两个以上全宗的档案已经混淆在一起且无法分开的情况下。
全宗汇集：又称汇集全宗，是一种由若干独立全宗人为汇集而成的全宗补充形式。
档案汇集：是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。
全宗群：是由若干具有某种联系的全宗构成的群体。
2、全宗内档案常用的分类方法和应用 （1）年度分类法
就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。 （2）组织机构分类法
就是按立档单位的内部组织机构对档案进行分类。 （3）问题分类法
又称事由分类法，即按档案文件的内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。
（4）复式分类法
①年度——组织机构分类法，即将全宗内的档案按不同年度分开,在每一年度内再按立档单位内部的组织机构分类。这种方法只适用于机关单位,并且是内部组织机构变化不大的单位。
②年度——问题分类法，即将文书档案先按年度分开,再在每个年度内再按问题分类。机关采用问题分类法时通常分为党群工作类,行政管理类,业务工作类；企业单位只有这一种分类方法,通常分为党群工作类,行政管理类,经营管理类,生产技术管理类。
③年度——机构——保管期限分类法，这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位。
