《龙逸凡Excel培训手册》之潜龙在渊 作者：罗惠民
逸凡注：
1、插入分类汇总前，请先将列表排序(以便将要进行分类汇总的行组合到一起),再分类汇总。请确保数据列表的第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。
2、可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总，也可以使用嵌套分类汇总将更小的分组的分类汇总插入现有的分类汇总组中。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。使用嵌套分类汇总的实例图片见上图。
3、分类汇总的实质就是使用subtotal函数进行统计。关于此函数的用法请参看Excel联机帮助。
八、设置数据有效性
操作：【数据】→〖有效性〗
数据有效性就是为了确保数据的正确而设定条件验证、限制单元格数据的输入。还可以设定提示信息和出错警告，以帮助使用者正确使用工作表。常见的有效性条件有:整数、小数、序列、日期、时间、文本长度。以上有效性条件除“序列”之外，其他的都可设定一个区间值。“序列”所引用的单元格必须指向相同工作表上的单元格。
技巧1：如果“序列”必须引用不同的工作表或工作簿，可使用定义的名称。
技巧2：在“数据有效性”对话框的“输入法模式”选项卡可设置单元格的输入法模式，当选定单元格时自动更改输入法，实现了中英文输入方式之间的自动切换。
如果你认为有效性条件所设定的值只能是常量，那就太小瞧Excel了，这些条件值可以设定为公式，并非条件为“自定义”时才可设定公式。如最小值可输入“=MIN(D8:D21)”，最小值“=MIN(D8:D21)”，也可输入更复杂的公式。
有效性除了可以限定输入的数值在某一区间外，还可利用其“自定义”功能引申出其它更牛的绝招，如：
1、不允许输入重复值：自定义条件为“=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1”
2、仅允许输入特定格式的文本：如只能输入以“CQ”或“HN”开头的六个字符的文本，条件为“=OR(AND(LEFT(C2,2)=\”。
3、按大小顺序输入：即后面输入的数据（日期或数字）不能大于前面的数据，则数据有效性条件为“=MAX($E$2:E2)=E2”。
罗惠民，网名：龙逍遥、龙逸凡，代表作：《逸凡账务系统》——Excel财务软件
邮箱：aluo@163.com，QQ：392028647，会计QQ群：19648285，博客：http://aluo-lhm.space.mywallop.cn/ 34
《龙逸凡Excel培训手册》之潜龙在渊 作者：罗惠民
4、智能列表功能：根据其它单元格的数值，自动提供相应的列表。其实这个功能很简单，就是在序列条件里使用了if的嵌套功能“=IF(A2=\审计部\评估部\管理咨询部\”
上述有效性的实例参见下表（双击打开工作表）：
部门审计部审计部评估部管理咨询部办公室管理咨询部管理人员龙逸凡龙逍遥职员B职员F职员I职员G部门审计部审计部审计部审计部评估部评估部评估部评估部管理咨询部管理咨询部管理咨询部办公室办公室办公室管理人员性别龙逸凡男龙逍遥男Y会计男小老鼠女职员A女职员B男职员C男职员D女职员E女职员F女职员G女职员H男职员I男职员J女 网友一束阳光补充：用IF嵌套功能做有效性的序列，有一定的局限性。第一个不足是，IF只能嵌套7层，所以部门不能超过9个；第二个不足是，当部门增加时，序列不会自动增加；第三个不足是，当部门里的人员增加或减少时，有效性需要重新定义。要解决这些问题，建议在有效性里定义序列时用OFFSET和MATCH两个函数。 九、分列 操作：【数据】→〖分列〗 从其它文件复制过来的数据，粘贴到工作表后都在同一列，如果数据的各字段均以某字符分隔或各字段数据长度一致，如下图，则可以使用文本分列来将其分拆到各列。 部门 管理人员 性别 工资审计部 龙逸凡 男 1审计部 龙逍遥 男 2审计部 Y会计 男 3 审计部 小老鼠 女 4 如果文本文件中的项以制表符、冒号、分号或其他字符分隔，请选择“分隔符号”。如果文本文件中的所有项的长度相同，请选择“固定宽度”。
在对话框的“分隔符号”区域选择数据所包含的分隔符。如果所需的字符未列出，请
罗惠民，网名：龙逍遥、龙逸凡，代表作：《逸凡账务系统》——Excel财务软件
邮箱：aluo@163.com，QQ：392028647，会计QQ群：19648285，博客：http://aluo-lhm.space.mywallop.cn/ 35
《龙逸凡Excel培训手册》之潜龙在渊 作者：罗惠民
选中“其他”复选框，然后在包含插入点的框中键入字符。如果数据类型为“固定宽度”，则这些选项不可用。 如果在数据字段之间数据所包含的分隔符由多个字符组成，或者数据包含多个自定义分隔符，请单击“连续分隔符视为单个处理”。 从“文本识别符号”中选择要使用的符号以指定该符号中所包含的数据将作为文本处理。
在“数据预览”中，选择列。然后在“列数据格式”下，单击要为转换文本的选定列应用的数据格式。若要在导入文本文件时排除某个数据列，请在“数据预览”下选择该列，再选择“不导入此列(跳过)”。
具体方法按照“文本分列向导”的提示操作就是了。 十、合并计算
操作：【数据】→〖分列〗
Excel可以将格式相同的工作表数据、格式不同但具有相同行标志（列标志）、甚至任意数据合并在一起。方法分别是通过位置进行合并计算、按分类进行合并计算、使用三维公式合并计算。此功能的使用方法详见Excel的联机帮助“关于合并计算数据”，本手册不予详述。
十一、数据透视表
操作：【数据】→〖数据透视表和数据透视图〗
数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据，功能非常强大。本部分内容拟在《龙逸凡Excel培训手册》之飞龙在天讲解。
罗惠民，网名：龙逍遥、龙逸凡，代表作：《逸凡账务系统》——Excel财务软件
邮箱：aluo@163.com，QQ：392028647，会计QQ群：19648285，博客：http://aluo-lhm.space.mywallop.cn/ 36
