撕毁，并及时归还。
3.2.4.1会计档案一律不准外借。内部调阅应财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财物负责人同意方可办理。
3.2.4.2定期对档案进行鉴定，准确的制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时须有两人以上参加，并在销毁清册上签字。 3.2.5建设资料
3.2.5.1各种图纸资料，统一汇总，登记造册； 3.2.5.2进行分类，分项汇总； 3.2.5.3标识清楚，便于保管和查阅。 3.2.6住户档案
3.2.6.1业主交房时，要求填写清楚业主的基本情况信息；
3.2.6.2交房时签订的各种协议、表格等记录按户分装，按楼宇单元为单位存放，方便查阅；
3.2.6.3建立动态信息跟踪体系，不断完善和变更业主档案。 3.2.7装修管理档案
3.2.7.1对装修住户每日进行检查，填写装修检查记录表； 3.2.7.2每月对装修检查情况进行汇总，建立装修检查记录档案。 3.2.8维修档案
3.2.8.1制定各种设备、设施检查维修保养计划，按时按计划进行维修保养，做好记录，进行备案建档；
3.2.8.2对业主日常维修建立日常维修管理档案。 3.2.9巡视档案
3.2.9.1加强各业务的巡检，做好检查及整改记录； 3.2.9.2每周、月进行汇总归档，以便查阅。 3.2.10设备运行档案
3.2.10.1建立设备运行检查计划，按时进行设备运行检查，做好巡行记录； 3.2.10.2每月对设备运行进行整理归档。
3.2.11业主投诉处理
投诉处理是物业管理环节中一项严谨而极富技巧性的工作，迅速、及时、合理的处理业主的投诉能赢得业主的高度信赖，反之将伤及管理处形象及企业信誉，损害业主对管理处的信任度，为此我们制定了详细的投诉处理流程管理规定。 3.2.11.1投诉处理
业主投诉一般经过宅话、来访、书信或其他形式，客户服务中心客户助理按投诉的内容进行分类，非管理处职责所在或非管理原因而导致的投诉，将委婉向业主说明缘由并协助业主进一步通过其他渠道予以解决；对业主的有效投诉，由值班人员填写《投诉受理登记表》，并安排有关项目组及时处理，重大投诉向客户主管汇报，由客户主管按权限处理。 3.2.11.2投诉处理
值班人员填写好投诉受理意见登记表。我们要求维修人员接到客户服务中心传来的业主维修需求后，十分钟内赶到现场，零修及时处理，急修不过夜。要求与业主约定回访时间，暂时无法解决的问题将制定相关计划向业主进行解释，普遍性投诉问题由管理处在居住区公备栏或其他信息平台公布解决措施。 3.2.11.3投诉回访
业主有效投诉处理完毕后，由主管以电话或上门的形式回访，以征求业主意见，同时在《投诉受理登记表》上做好回访记录。
3.3公建配套管理制度
为加强物业配套用房、商业用房等的管理，我们将配备多名土建、机电、给排水等专业的工程师充实到祥苑小区管理处，以满足物业日常管理及维修养护的需要。同时，加强维修工的培训工作。通过开展长期连续的专项培训，促使维修工不断提高维修工的技能，熟练掌握共用部位、公共设施设备维修养护的内容、周期及质量标准等。
房屋本体装维修基金的合理使用，将直接影响到物业维修养护的实施。我们将根据祥苑小区的实际情况，做好房屋本体维修基金的计划管理，做到专款专用，同时加强使用房屋本体维修基金项目的可行性论证和施工监管，确保基金的科学使用。
我们将严格执行《物业管理条例》等相关法规，建立和完善共用设施设备、
共用部位的维修档案。
3.3.1物业服务配套用房、商业用房管理 3.3.1.1加强配套用房、商业用房的维修管理 3.3.1.1.1做好装修工程图纸的审核和存档工作；
3.3.1.1.2如果配套用房、商业用房在装修时对原来系统进行更改，必须要求装修单位提交更改后的图纸，并要求所更改系统与小区体统连为一体，尤其是更改后的消防系统与小区消防系统必须融为一体。
3.3.1.2加强配套用房、商业用房的管理，维持正常的经营秩序
3.31.3建立完善的配套用房、商业用房管理规章制度，是配套用房、商业用房的管理实现规范化和制度化；
3.31.4积极配合居委会，搞好“门前三包”； 3.3.1.5配合环保部门，加强对“三废”排放的监督。 3.3.2车辆及交通管理
在业主入住的上下班高峰期，增设临时车管员在主要入口协助疏导车辆进出。同时，要求秩序员对进入小区的车辆进行正确引导，加强巡视安排车辆合理停放。
对机动车位统一编号，进行出租管理。 加强对机动车位的检查和养护。 3.3.2.2对非机动车的管理
对于非机动车的管理，管理处将会根据小区的实际情况，划出专位由专人进行管理。
3.4房屋、设施、设备管理规章制度
3.4.1房屋共用部位的管理 3.4.1.1维修养护范围
共用部位是指主体承重结构部位（包括基础、内外承重墙体、柱、梁、楼板等）、屋面、楼梯间、通道等。 3.4.1.2共用部位维修养护计划表
房屋主体承重结构部位
每年年底或年初对房屋共用部位、设施设备、通道、绿地等进行全面检查1
次，掌握房屋设施设备完损状况，对完损程度做出评价。
每半年检查巡视1次房屋主体结构，发现质量问题及时向业主报告与建议。 每日巡视1次小区楼房单元门、楼梯间通道部位以及其他公用部位的门窗、玻璃、路灯等。
巡检将住宅室内装饰装修工程的禁止行为和注意事项告知装修人。 每周巡检一次并做好记录。维修组员负责实施巡查、维修和检验。房屋主体承重结构部位每15年中修一次，每30年大修或局部更新改造一次。维修组负责组织买施、检验或委托专业公司进行大修、更新改造，确保房屋结构部位正常可靠，完好率达80%以上。加强房屋季节性预防养护。特别是做好防潮、暴雨及台风天气的巡查、维护。
外立面
每月巡查一次并做好记录。维修组负责组织实施巡查、维修和检验。维修组负责组织实施、检验或委托专业公司进行大修、更新改造。确保外墙无渗漏现象， 使用功能正常可用，外观清洁、美观，保持市容观瞻，完好率达到80%以上。
屋面
每月巡查一次并做好记录。维修组员负责组织实施巡查、维修和检验。每半年检查屋面一次，每2年由于局部较大面积损坏的翻新一次。维修组员负责组织实施、检验或委托专业公司进行大修、更新改造。确保使用功能正常可靠，清洁、美观，完好率达到90%以上。
房屋油漆粉饰要求，根据业主特别约定的情况决定。 3.4.2共用设备、设施的管理 3.4.2.1维修养护范围
共用设施设备包括电梯、发电机组、变配电设施、消防设施设备、中央空调、水泵、通风、防盗对讲系统、可视监控系统、公共照明、给排水管道、园林绿化、通道、沟渠、池、井、停车场、文化及休闲场所等。 3.4.2.2共用设施设备日常管理及维护计划表
电梯
安装、维修、保养人员和电梯司机均应持有相关行政主管部门核发的特种作业操作证上岗，并定期参加复审，建立健全电梯管理制度，至少包括《岗位安全
