第一章 应用文写作概述
公文也不乏教育的功能，比如公文中的通报，通过对某些个人事件的表扬或批评来宣
扬正确的行政作为，惩前毖后，达到教育和警示的效果。
(四)规范行为的作用
应用文的实用性还体现在对现实生活中一些公共行为的规范上。比如法律法规，可以视为广义应用文的一种，其目的就是规范人们的行为，建立正常的工作、学习和生活的秩序，对违反法律法规的行为依法予以惩处。规章制度和法律法规虽然在规范公民行为的范围和程度上有所区别，但它们具有共同的作用，日常所见的各种公约、章程、条例、规则、规定、办法、须知等，都对公民的公共道德和公共秩序起到了规范和维护的作用。
(五)礼仪的需要
随着社会文明程度的提高和社会的日益开放，社交活动越来越多，周到而得体的礼仪应用文在社会生活中的地位日益重要。在盛大的仪式或重要的活动中使用讲话稿都具备一定的礼仪色彩，比如在重要活动或赛事的开幕式和闭幕式上的讲话，欢迎宾客仪式上的致辞等，这些致辞和讲话都应符合相应的礼仪要求，必须礼貌而热情，有真情实感，发自肺腑，得体而感人。
有些场合下的专用书信也有一定的礼仪特点，如邀请信、感谢信和倡议书等。个人撰写的求职信除了介绍自己的能力特长和基本信息之外，也应该在措辞方面注意读者和场合的特定性。在称呼对方公司时用谦辞敬语，格式方面尽量规范，敬语和祝语要妥帖，符合对象的身份。所以撰写应用文要注意场合和对象，须依据环境和对象确定自己的措辞口吻。
除了以上几种作用外，对个体而言，应用文的作用还在于能够帮助其在现实生活中处理具体的事务。对高职学生来说，应用文是必须熟练掌握的一种工具。踏上工作岗位后，每到年终，就要撰写个人的年终总结；具体的生产中有相应的生产管理类的文书需要处理；找工作的过程中，一封得体的求职信或应聘信是必不可少的；在政治上要求上进，希望加入某个团体和组织，则应该撰写一封得体的申请书；日常生活和工作中有紧急的事务要处理不得不请假的话，规范的请假条也是必不可少的，否则会违反相关的工作制度和条例??
因此，高职院校的学生学习的各种应用文都是生活和工作中常常会使用的，必须熟练掌握。
第三节 应用文的写作要求与表达方式
一、语体要求
文学创作由于经过了作者个人的艺术加工，融入了个人的情感体验，其文字风格具有鲜明的个性。应用文写作以完整清楚地表述事实为主要要求，艺术化的痕迹很淡薄，总的
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应用文写作
来说，语言的生动不是应用文的要求。实用的应用文不会要求辞藻华丽，而是洗净铅华，纯以朴素、平实的面貌示人。应用文注重交流和沟通的效率，因此其语体特点大致有以下几点。
(一)准确
应用文的语言最主要的特点就是准确。用字规范、表述合理完整，这是应用文写作基本的要求。在应用文中涉及的名称，包括地名、组织结构名称一般要写全称，即便要写简称也应该用规范的写法，在文中出现的英文缩写应该在首次出现时注明中文含义。各种事务名称在连用时应该注意彼此间的概念属类能否互相包含。使用一些度量名词时应根据国家的单位标准书写。专业术语在使用的时候应严格而慎重，尽量避免使用一些生僻的专业名词，以免造成阅读上的障碍。如果文章中涉及一些翻译名称，如外国的国名、地名、人名和机构报刊等名词，一般应统一以新华社的译名为准，如韩国的首都不应称为“汉城”，而应使用“首尔”，多次出现的名词应保持形式的一致性。
另外，时间和数字的表述也应该明确，防止概念模糊，一般不适合用“前年”、“上个月”、“明天”等词。在绝大多数应用文特别是行政公文和经济应用文中，应具体说明日期(某年某月某日)和时间(几时几分)，不能用简单省略的说法。数字说明则按照一般的通用写法，可以用阿拉伯数字表示，但专有名词和习惯用语有时候应用汉字的数字表述。一篇文章中同样的表述不宜既有阿拉伯数字的表述形式又有汉字数字的表述形式。如果引用的统计数字是约数的话，必须有“约”、“近”、“左右”等词表示近似概念。数字的增减概念应该准确表述。
总之，文字表述应该意思清楚完整，不要模棱两可、似是而非。 小贴士
翡冷翠与佛罗伦萨
意大利城市佛罗伦萨(英语名Florence)是中世纪欧洲的艺术中心。佛罗伦萨在20世纪20年代时又被译为“翡冷翠”，出自诗人徐志摩的现代诗《翡冷翠的一夜》，是诗人创造性的翻译。这个译名虽然不常用，但远远比“佛罗伦萨”更富诗意，更具色彩，也更符合古城的气质。随后，很多艺术家和作家也纷纷沿用“翡冷翠”这一译名，作家徐鲁著有《翡冷翠的薄暮》，画家黄永玉著有《沿着塞纳河到翡冷翠》等，都是对诗人徐志摩浪漫诗意和深厚文化意蕴的继承。
但应用文由于表述的规范需要，因此必须用统一的译名，否则会造成一些概念和认知的混淆。在应用文中如果涉及这个地名，一律要写成“佛罗伦萨”，不能用“翡冷翠”替代。
(二)平实
应用文的内容实实在在，所以语言也以平实为主要风格。言之有物，意尽言止，通篇很少用丰富的形容词、副词等修饰语。文学创作中经常使用的修辞手法如比喻、拟人、排比、对偶、反复、夸张等都很少在应用文中使用。著名学者陈望道在《修辞学发凡》一书
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第一章 应用文写作概述
中指出，在明白的记述和分析中，修辞总是消极的，所以应当“使它没有闲事杂物来乱意；没有奇言怪语来分心”(见53页，上海教育出版社1997年版)。
在明白的记述和分析中使用的语言只可能是普通的、概念的。假如用感性的、具体而特殊的语言，那么作者个人的感觉和思想都会附杂在其中，文章会带有个体的经验和感情，即使一件简单明白的小事也会变得意蕴非凡，不会仅仅表达一个意思。应用文的语言不能奇特而华丽，否则会使读者沉湎于欣赏语言华丽的外表，反而不会留意其表述的内容，达不到应用文应有的目的。
因此，平实是应用文重要的语言特点。
(三)简洁
文学作品特别是小说，一般动辄十万、百万余字的篇幅，但应用文一般篇幅有限。除了撰写的体例和目的不同，另一个原因就是应用文的语言力求精炼简洁。精炼简洁，就是要用尽量少的文字浓缩尽量多的信息，干净利落，果断干脆，言简意赅。因此在行文中往往会用到一些特定用语和文言词语与句式。应用文写作中如果能用一些规范简明的词语，对意思的表达不无裨益。以下是应用文常用词语。
(1) 称谓用语：本、我(第一人称)；贵、你(第二人称)；该(第三人称)等。 (2) 开端用语：鉴于、为了、为、由于、根据、随着、兹有、查等。 (3) 引述用语：为??特??、现??如下、??收悉、兹就等。 (4) 转承用语：为此、据此、鉴此、综上所述等。 (5) 祈请用语：请、希、望、恳请、敬请、烦请、敬希等。 (6) 祈复用语：请复、即请函复、请批示等。 (7) 受事用语：承蒙、蒙等。
(8) 经办用语：业经、经、现将、责成、查照、酌办等。
(9) 征询用语：妥否、当否、可否、如无不同意见、如无不妥、是否同意等。 (10) 表态用语：应当、准予、请即执行、迅即办理等。
(11) 结尾用语：特此、此致、??为要、??为荷、??为盼、致以谢意、谨致谢忱等。
总的来说，要做到行文简洁，就应在表述时抓住关键的要点，善于概括，删繁就简。
(四)得体
以上的几个特点并不是一成不变的，而是要根据不同的场合和情景来确定不同的语言风格。撰写应用文时不但要适应文种特点，阅读对象也是必须考虑的因素。所以大部分应用文虽然简洁，很少用修辞手段，但像通讯和演讲稿这样的宣传性应用文在撰写时就应注意适当地进行文辞的艺术化处理，这样才能具备一定的表现力和感染力。
应用文的语言必须适度，表达时应注意分寸。在行政公文中，向上级机关行文时，用语应简要而尊重；对下级机关的行文则应体现出领导机关的决策和政策水平，表达应明确具体，不要盛气凌人，应掌握表达的尺度；平行机关之间的行文，体现的是商洽和协作的
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应用文写作
态度，所以语气应礼貌而谦和。
总之，撰写应用文应考虑行文对象和具体场合，这样才能有的放矢，左右逢源。
二、结构要求
结构是文章内容的组合构造，是把观点、材料、内容和形式组织安排成一个有机的系统。只有把应用文各个要素协调组合，才能写成一篇结构严谨、层次分明、条理清楚的文章。不同的文章有各自的具体结构，但具体的结构必须符合文章主旨，作者要从整体上着眼安排。应用文种类不同，结构各异，除了总体的结构特征还要注意各个文种的表达要求。
(一)整体匀称严谨
应用文一般分为开头、主体和结尾三个部分。这三个部分布局应合理，详略得当。开头部分是打开局面，结尾部分是收束全文，这两个部分在整篇文章中所占的比重较小，其表述应精炼。主体是全文的重点，所以表述要全面完整，具体翔实。
为了能使应用文的结构更为完善、内容表述明白，以便能及时理解和执行，应用文的结构应清晰明确，彼此之间脉络连接要清楚，而且各部分的衔接要紧凑。
(二)段落层次分明
段落层次在形式上是文章最基本的组织单位，也是作者思维过程的反映。为了能使文章的意思表达得更为清晰，层次结构也应在形式上有所体现。一般说来，文章层次可以用三种形式进行标识：一种是小标题形式，即把文章分成几个部分，每一个部分用一个小标题标明主要内容，并用数字标明序号依次排列；一种是用单纯的数量词形式，把文章的主要内容分层叙述，标明序号即可，既可以用数字，也可以用“第一”、“第二”这样的表示数量的词；一种是用一些标明顺序的词组，如“首先”、“其次”、“最后”等标明段落层次。
段落结构的分明是建立在有序而得当的文章内容基础上的。安排文章内容通常有三种常见的方法：时间顺序、逻辑顺序、总分结构。
时间顺序是按照时间的先后、事情发展的顺序来安排材料，以时间的自然推移为线索。在应用文的写作中，对事情的描述、情况的说明适合用这种结构顺序。
逻辑顺序是按照人们认识事物的规律或事物之间的逻辑关联来安排材料。通常情况下，逻辑顺序有并列式和递进式两种。并列式是指各个层次内容之间是并列关系，前后顺序可以互换而不影响文章意思的表达。递进式是指层次内容层层推进、环环相扣，前后部分的顺序不可调换，否则会文理颠倒，行文紊乱。以事理说明为主的文章如调查报告等适合用这种结构顺序。
总分结构是指内容层次安排用“总起—分述—总结”的形式，也可以用“分述—总结”或“总起—分述”的形式。事务类的应用文如报告、总结等适合用这样的结构。
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