第四章 采购部门必读
药品的购进管理是药品经营企业质量控制的第一关，也是确保企业经营行为合法性、保证药品经营质量的关键环节。业务购进部门再药品的采购过程中，承担这药品购进质量控制的直接责任，质量管理部门必须对药品购进权过程实施有效的监督控制。
4.1药品购进的原则
药品经营企业应当把确保药品经营质量发在首选药品和供货单位条件的首位，购进药品应当以满足人们预防、治疗、诊断疾病的需要为目标，以市场需求为导向，坚持“以质量为前提，按需进货，择优选购”的原则，最大限度地保证社会的需求和企业业务经营活动的健康发展，不断提高企业质量管理水平。
4.2药品购进的程序
企业在开展药品购进活动中，必须制定能够确保购进的药品符合质量要求的进货程序，进货质量管理程序应包括以下环节：
? 确定供货企业的法定资格及质量信誉。 ? 审核所购入药品的合法性和质量可靠性。
? 对与本企业进行业务联系的供货单位、销售人员，进行合法资格的验证。 ? 购进计划的编制与审核。 ? 签订有明确质量条款的购货合同。 ? 首营企业及首营药品的审核 ? 药品购进记录的编制 ? 药品验收入库
4.3软件中的购进管理
在《千方百剂医药管理系统》中严格按照GSP大纲要求，独立开发了一个专门用于药品购进管理的功能模块－采购管理。该模块的流程分为“GSP流程控制”和“自动生成GSP报表”两种模式，您可以根据贵企业的实际情况进行选择使用。
GSP流程控制与自动生成GSP报表的区别：
? 两种流程都需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中进行设置。 ? GSP流程控制的每张报表都必须是由相关的操作人员一步一步的完成。
? 自动生成GSP报表则只需要完成“采购入库单”一张业务单据，其他报表都会按照
在GSP系统设置中的设置而自动生成。
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4.3.1自动生成GSP报表
自动生成GSP报表首先需要进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中选择“自动生成GSP报表”，并根据实际需要分别在采购计划、采购合同、药品购进记录表、购进药品质量验收记录处打勾。在『采购入库单』过帐后系统会按照设置自动生成相应的GSP报表。
4.3.2 GSP流程控制
4.3.2.1基本流程图
首营药品审批 提示：该四个步骤是在GSP系统控制中打勾后，才需要完成。如没有打勾则可以直接进行采购计划的编制。 首营企业审批 合格供方档案 质量保证协议 采购计划 采购合同 购进记录表 购进药品到货请验单 购进药品质量验收 药品验收入库通知单
采购入库单/业务草稿 4.3.2.2流程讲解
1．采购计划 1）概述
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采购计划是业务经营活动的重要工作内容，企业应该按照实际出发，遵循市场经济规律、提高企业经济效益的原则，科学合理的制定采购计划。采购计划按照企业的需要一般分为：年度计划、季度计划和月份计划。该计划应该由相关的业务人月进行录制，并通过分管经理或主管签字审核后方能生效。
2）权限设置
在《千方百剂医药管理系统》中要使用相应的业务单据都必须要有相关业务单据的使用权限，否则在软件后将看不到相应功能。采购计划权限的授予请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中的将“采购计划”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。
3）注意事项
如在【GSP系统设置】/『采购入库』中将“采购计划”打勾，则在采购计划录入保存后，进入下一步采购合同时，采购合同可以调用采购计划的相关内容；反之，如不在采购计划处打勾，则在进行采购合同的录入时就不能调用采购计划的内容。
2．采购合同 1）概述
采购合同是药品经营过程中明确供销双方责权的重要形式之一。其目的就是有效的达到使供销双方在经营活动中牢固树立质量意识，明确双方的质量责任，促使企业自觉主动的加强质量控制，依法规范经营，确保药品经营质量。
2）权限设置
采购合同授权请进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中的将“采购合同”打勾。并根据实际情况赋予该操作员增加、修改、审核、删除、查看权限。
3.购进记录表 1）概述
GSP规定购进药品应有合法票据，并规定建立购进记录应做到：票、帐、或相符。购进记录是对企业业务购进行为合法性及规范性的有效监控和追溯。是由企业业务购进人员在确定了具体的业务购进活动后所作处的记录，其内容应包含购进药品的同用名称、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购货日期等内容。
2）权限设置
购进记录表授权请分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中将“购进记录”打勾；进入『GSP签字权限』中将“采购业务员签字权限”打勾。
4.购进药品到货请验单 1）概述
购进药品到货请验收单是只在GSP流程控制流程中存在的业务单据，而在自动生成GSP报表流程中是没有该业务单据的。该单据主要是用于供应商将商品送到后，由购进部门或仓储部门开出单据，并通知质量验收人员进行商品质量验收。
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2）权限设置
进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中将“到货请验单”打勾，并且在下方赋予该操作人员的增加、修改、审核、删除、查看权限。 3）注意事项：如在【GSP管理】/【GSP系统设置】/『采购入库』中没有将“购进药品到货请验”打勾，则该业务单据只能进行查询而不能进行录入！
5.购进药品质量验收 1）概述
对药品进行质量验收，是把好药品入库的质量关，是对药品质量进行有效控制的关键环节。而质量验收记录是企业质量检查的核心资料，验收记录应根据质量验收的实际情况，将验收药品的质量状况记录下来，并做出明确的验收结论。验收记录应该做到真实、完整、准确、有效。企业对药品质量验收记录的保存应超过药品有效期一年，但不得少于三年。
2）权限设置
分别进入【系统设置】/【超级用户】/【用户口令及权限设置】/『GSP报表权限』中将“药品质量验收记录”打勾；进入『GSP签字权限』中将“入库验收员签字权限”打勾。
3）验收不合格药品的处理
当验收过程中发现不合格药品，应填写『药品拒收报告单』。单据位置：【GSP管理】/【检查验收】/『药品拒收报告单』。
4）抽样验收的设置、记录生成与澄明度检查记录的生成
验收抽取的样品应具有代表性，即必须保证抽取的样品能准确反映被验收药品的总体质量状况。抽样验收设置应进入【GSP管理】/【GSP系统设置】/『GSP验收设置』中进行设置。如在完成抽样验收后，需要自动生成『药品验收抽样记录』还需要在下方的“质量验收审核后生成抽样检查记录”处打勾。否则在完成质量验收记录后系统将不会自动生成抽样验收记录。同时，如需要完成购进记录后自动生成『针剂澄明度检查记录』，也需要在“量验收审核后生成澄明度检查记录”。反之，不打勾则不会生成！
提示：当抽样验收设置好以后，在质量验收记录中系统便会自动根据设置的条件在“抽
样数量”字段中自动计算好该批药品的抽样数量。 5）使用注意
该单据只能通过调单的方式，调用上一步生成的数据进行填写，而不能自行选择商品录入！
6）操作技巧
如调用上步骤数据时药品只有一个批次，而实际到货验收的商品却有两个批次，则此时，您可以选中该商品并点击鼠标右键，使用“分批验收”功能，或选中该商品后直接使用快捷键：Ctrl＋C。
6.药品验收入库通知单 1）概述
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