事件评价、事物定性带来极大的差异，对工作造成严重的影响。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。 三、言词规范，严谨周密
公文作为行政机关进行公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性，保证公文严谨周密。规范的公文语言，言简意赅，有独特的表达作用，人们对此一目了然，不仅体现了公文语体的正规、严谨的独特风格，而且还可以收到简洁、庄重、严肃的效果。如果象下面这份通知的语言，就失去了公文的特点。
例9：“七〃一建党85周年纪念日就要到了，局党委决定，在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的”，“各支部要快点上报推荐名单”（某局党委《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）
在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严禁的特点，而且不够周密，如“03年”，是“1903年”还是“2003年”，或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的要求，可以改为：
“七〃一建党85周年纪念日在即，局党委决定，在全局党员中评选优秀共
产党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励”，“优秀共产党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的”，“各支部要从速上报推荐名单”
坚持使用规定语言，规范言词。首先要使用标准的官方语言。我国规定“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字”③像“俺”、“侬”、“哪门子”等土语、俗语、方言一般是不能在公文中使用的。其次要使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但他比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”，意思虽然清楚，但是公文中一般不使用这些，而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如：
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例10：“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽
快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡政府《关于商请调拨水稻种子的函》）
这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成：
“春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函”。
第三要使用公文专用语。公文中要使用公文专用语，例如“兹”、“为”、“兹因”、“鉴于”、“遵照”、“欣值”、“拟请”、“信悉”、“电悉”、“谨此”等等。据有关部门初步整理的《公文常用语例释》④中就列举了41字200多个词。另外还常用“急请审核批复”、“特此批复”、“希即遵照办理”、“望研究执行”、“请认真贯彻执行”等许多人们习惯的公文专用句子。第四要遵守对特定语言的规范要求。公文中的人名、地名、数字、引文、结构层次序数、法定计量单位、规范化简称、年份等必须符合规范要求。例如：人名必须是全称；年份要写足四位，“1999年”不能写成“99年”，“2003年”不能写成“03年”等。 四、庄重严肃，体现效力
公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威”，公文写作更是如此。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性，就应当注重公文语言的庄重、严肃，不失身份，反之则会使公文的功效大打折扣。如： 例11：“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营
业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，应实施停产整顿。”（某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》）
这一段公文，由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度叫平和的语言，因此没能够表达出对矿井整顿的坚决的态度，如果改成：
“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，一律实施停产整顿。”
这样，就可以充分体现出其效力。再如：
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例12：“县政府决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否，请批示。”（某县政府《关于租用工商银行闲置办公楼的函》）：
在这份商洽函中，由于用语不当，商洽、请求之意用“我县决定”之语表述，令对方感到不快，使原本容易解决的问题不能顺利得以解决，若改用“拟”“欲”则礼貌得体，有助于推动工作。而“当否，请批示”之语表述，又把自己放到了从属地位，使协商陷入被动。应改为“可否，请复函”。
摆正位置，做到尊重与自重。公文语言有失庄重严肃，除了有准确性、规范性方面的问题，比较突出的表现在定位不准，用语随便失礼，不符合制发机关身份，出现不尊重对方、不尊重自己或含有影射含义的语言。公文是制发机关与上下左右机关单位联系沟通的纽带，分上行公文、平行公文和下行公文，不同种类的公文由于行文方向的不同，与收文机关关系的不同，运用语言也各不相同，写作时应特别注意，分别情况，区别对待。例如：“函”不属于隶属关系单位之间的行文，属于平行文，其语言运用既不能故作低态，像上行文那样对对方俯首听命，也不能安排部署，像下行文那样对对方发号施令，而应以平等商量的口吻，热情诚恳的表达观点，谦和有礼的使用言辞，给收文机关以充分的尊重，使公务活动得以顺利进行。再如：“请示”是下级机关向上级机关的行文，属于上行公文，语言运用应谦恭平和，字里行间应表现出对上级机关的尊敬。像“我局决定”、“请上级机关体恤下情”等语言就不能够使用，因为前者即已决定何必请示，后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体恤下情的影射含义。 五、平实质朴，谨慎修辞
公文重在说事，语言平实质朴是重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如： 例13：“当我们工作组进驻××村时，全村的男女老少全部走出家门，夹道
欢迎，热烈欢呼，处处敲锣打鼓，我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部.....”（某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告）
这一段话，明显象是小说描写，看不到公文的影子。在公文中，像“全部走出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡
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荡”、“全市普遍掀起了高潮”、“各部门都非常重视”、“人人热烈拥护”、“各个积极参加”、“处处热火朝天”等“高、大、全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语，要根据实际情况，准确地加以运用。例如：取得的成绩，是伟大的，还是优异的、突出的、较大的、一定的、一般的，都要分清楚；参加一项活动的人数，是全部、绝大部分、一部分、小部分、少数、个别，也都要有所区别。
谨慎修辞，避免语言呆板缺乏活力。公文写作中，虽然讲究朴实，语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂，但也要讲究适当的修辞。恰到好处的修辞，可以起到画龙点睛的作用，增强公文的感染力，从而更加有效地达到预期目的。如： 例14：“你们现在已经到了山穷水尽的地步”，“如果你们还想打一下，那就
再打一下，总归你们是要被解决掉的”（毛泽东《敦促杜聿明等投降书》）
开篇一个“山穷水尽”的比喻，形象、准确、精巧的反应了敌方的形势，起到震慑了作用。末尾“解决”二字，就意味着“歼灭”，令敌方胆战心寒。
综上所述，我们在公文写作中，就要准确把握好公文简洁明了、开门见山，用语准确、表意分明，言词规范、严谨周密，庄重严肃，体现效力，平实质朴、谨慎修辞的语言特点，从而最大的发挥公文在公务活动中的实际作用。
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