3、对料具采购过程及采购的质量、价格、数量进行监督、监理; 4、实施总量控制的,对发生的实际材机成本与总量控制进行对比、监理;
5、对见证、签字手续是否齐全,单据、账务处理是否规范进行监理。
第八十条 各级监理机构
1、监理工作由材料设备部负责,财务部和监察审计部配合执行和实施。材料设备部负责办理监理手续或监督监理过程。
2、材料设备部及各子(分)公司材料设备科设专职或兼职采购、租赁计划审核员和监理员,按规定的职责权限分别负责各类计划和单据的审核及监理工作。
3、各级材料设备管理部门对批准的计划和监理的业务经常进行跟踪和调查,被跟踪和调查的单位应积极配合,并提供所需凭据。必要时,会同财务、监察审计部门进行联合调查。
第八十一条 监理要求
1、材料设备部、各子(分)公司材料设备科及施工项目部必须建立监理数据库,对监理数据信息进行微机管理。各单位材料科必须及时将汇总的最新“监理数据库”发送到材料设备部监理记帐。监理数据库应及时维护,如有错误应及时上报、调整。
2、监理手续必须由项目主管材料员或各子(分)公司科室人员办理。办理监理业务的相关结算单据、发票、证明资料等应齐全,料具的运输费用监理还应携带运输货物清单或结算明细。
3、各级监理人员在办理监理手续时,应按监理工作内容加强监督,认真核查监理资料,必要时实地落实、调查,对不符合管理规定的不予监理盖章。
4、料具结算核验单的“供货单位名称”与发票上的“财务专用章”或“发票专用章”名称应一致,收款单位与发票出具单位不一致的,必须持发票单位的货款支付委托书,方可办理监理业务。
37
5、对实行总量控制的工程,监理时如发现超出材机总量控制表总数的,不得办理监理手续、不得继续审批实施性采购计划。对于已发生的业务只监理记账,并要求分公司及项目部及时落实原因。
6、不得以无总量控制审批为理由对已进场的料具不结算。总量控制表不能及时申报的工程,由项目部写出具体情况说明,经材料设备部审批后,可先行在监理数据库内建立帐户、进行记帐,待总量控制表审批完毕后再给予办理监理手续。
7、顾供材料无论甲方是否转帐,当月入库材料当月进行结算,并办理监理记帐手续。价格不明时,按总量控制表上的单价填制。年终或结算时如需转帐,由财务部门出具转账的相关证明办理监理手续,并进行价差调整;如确认不转帐的,填制红色单据作冲帐处理。
8、根据各单位管理及工程施工实际情况,材料设备部可对监理业务简化程序或将监理权限试点下放。
第八十二条 实行工程总量控制的监理程序
1、项目主管材料员每月25日前,把当月所有结算开具的“料具结算核验单”或“料具运输结算单”连同相关资料和工地的监理数据库带到分公司进行监理记帐,包括调拨的料具、顾供材料及不具备监理条件但已经进场的料具。
2、分公司材料设备科于每月30日前将本公司所有工程项目材料监理数据整理,完成本单位监理记账,并上传到材料设备部,材料设备部把分公司监理数据进行汇总维护后完成监理记帐工作。
3、监理记帐工作完成后,由项目主管材料员携带“料具结算核验单”或“料具运输结算单”的财务付款联、“供货发票”及结算原始资料等到子(分)公司材料设备科办理监理手续。
4、子(分)公司监理人员根据管理规定审核无异议后,在“料具结算核验单”或“料具运输结算单”的财务付款联的正面和“供货发票”的背面上加盖分公司“材料监理”专用章。
5、子(分)公司监理盖章完成,由项目主管材料员携带相关监
38
理资料到材料设备部办理监理手续。
6、对省外施工工程或路程较远施工项目(临沂辖区外400公里以上)的监理,本着方便施工的原则,材料设备部监理时间可适当放宽。可由分公司材料设备科严格按集团监理要求进行监理后,报材料设备部。材料设备部按规定审核完毕后,把监理信息(工程名称、供货单位、单据编号、材料名称、规格型号、数量、单价、金额等)汇总及时传递到财务部门或施工所在地,财务部门可先依据材料设备部提供的监理信息办理付款或挂账手续。
7、财务部门确认“料具结算核验单”或“料具运输结算单”已经材料设备部监理后,方能办理挂账或付款。无材料设备部监理手续的财务部门一律不予办理付款业务。
第八十三条 集团附营生产单位监理程序
1、除周材、设备采购外,集团对内部附营生产单位的材料采购计划审批、监理权限可以进行下移,委托所在单位材料设备科负责计划审批、采购监理。
2、各附营生产单位材料设备科每月28日前,必须将材料监理数据整理上传到材料设备部,由材料设备部将监理数据进行汇总维护后,完成监理记帐工作。
3、附营生产单位材料设备科监理人员根据管理规定审核无异议后,在“料具结算核验单”或“料具运输结算单”的财务付款联的正面和“供货发票”的背面上加盖分公司“材料监理”专用章后,财务部门即可办理挂账或付款。
4、周材、设备的购臵仍需按规定到材料设备部报批及监理。 5、材料设备部将对以上业务进行不定期的监督与核查。经监督、检查确认委托单位材料设备科不能有效监督、监理本单位料具采购的,材料设备部可收回委托的审批、监理权限。
第八十四条 监理封账
1、实行总量控制的工程,应在工程竣工一月内,完成与材料设
39
备部对账,对账无异议后即可封账。
2、封账由材料设备部出具统一的封账表,封账表必须经工程主管材料员、项目经理(或单体工程承包人)、分公司财务科负责人及单位行政负责人签字确认。
第十一章 信息化管理
第八十五条 各单位材料设备科应提高办公自动化水平,建立信息管理系统,及时收集、整理、传递有价值信息,促进材料设备信息化管理。
第八十六条 各单位材料设备科应设信息管理员,负责信息管理系统的维护。并结合实际情况,根据办公自动化和信息管理系统具体要求,及时、准确地录入各项数据与信息,以保证数据的真实与完整。
第八十七条 各单位材料设备科要充分利用网络及自动化办公平台,充分利用信息资源,提高材料设备管理水平。
第八十八条 对于新工地立户申请、周材、设备购臵申请、材料设备管理人员变动表上报等日常审批业务,材料设备部可通过设臵流程逐步实现网上审核、审批。
第八十九条 材料设备部及各基层管理单位应积极探索材料设备管理新方式,优化业务流程、开发适用于集团的材料设备管理软件,提高工作效率。
第十二章 内部供应单位、定点供方的管理
第九十条 定点供方
1、定点供方是基层单位按质量体系、环保安全体系要求推荐或供方自愿申请,经过招标优选质量好、服务优、价格合理、有较强供货能力和较好社会信誉,最后经材料设备部批准,在定点供方名册中公布的物资供应单位。
2、材料设备部应与定点供方签订“协议书“,以明确双方的责
40

