数据管理技术 速成教材
二、在Access关系数据库管理系统中创建与维护数据库
注意：在Access数据库管理系统许多操作都要在前一操作的基础上进行的，例如：未建立数据库则无法建立数据表，建立不符合要求的数据表则可能导致无法建立数据表之间的关系，关系没建立又可能影响查询及统计的结果，因此在学习Access软件的具体操作时切忌求快！而应按层层递进、稳扎稳打的方式学习！
（一）创建数据库
创建数据库的步骤主要有三步：创建空数据库→建立数据表结构→输入记录数据 1、创建空数据库的方法P30
①使用“向导”方式创建数据库
②进入ACCESS系统后，利用“文件”菜单下的“新建”
③单击数据库工具栏“新建”按钮
例题：在E盘下“综合操作题（一）”文件夹建立“图书管理.mdb”数据库。
说明：建立空数据库时，就要指定数据库的存储路径及数据库文件名（扩展名为：.mdb）； 2、创建数据表 ? 创建数据表的方法： ①使用设计器创建数据表 ②使用向导创建表 ③通过输入数据创建表 ? 创建数据表的操作步骤 ①定义数据表结构
■确定数据表中的各字段名
■设置各字段属性（字段类型、 字段说明等）
说明：数据类型参考教材P32
字段属性设置参考教材P33
■确定数据表主键
②输入记录数据
? 相关规定：
①字段名
■字段名是字段的标识，字段名必须是唯一的，同一数据表中不允许有重复的字段名； ■表中每一个字段必须是简单的数据项，而不是组合的数据项； ■字段名不能以空格开头，中间可包括空格，字段名不为空；
■字段名最多可达64个字符长度，可包括字母、数字、汉字及部分符号等。 ②数据类型
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已有数据表 创建数据表的方法 数据管理技术 速成教材
■数据类型是指该字段中存放数据的类型，而不是字段名本身的类型。
■ACCESS中提供10种数据类型，默认的数据类型是文本型。参考教材P32
要求：掌握文本、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否型数据的具体应用。 ■数据表中每一列的数据类型必须是一致的。
③主键：能唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合称为关键字或键。 ④设置字段属性：参考教材P33
例题：在“图书管理.mdb”数据库中，建立如下所示的“图书”数据表。 书号 20061001 参考设置 字段名 书号 书名 作者 出版社 价格 出版日期 封面 是否借出 （二）维护数据库 注意：在维护数据库时，要灵活运用两种视图（数据表视图、设计视图）完成规定操作。
? 通常在设计视图下完成的操作有：
添加、重命名、删除字段；修改字段数据类型、字段大小；设置主键及其他设置（查阅方式、有效性规则、默认值）等； 共同点：有关修改数据表结构的操作。
例题：在“图书”数据表中，设置“价格”字段的有效性规则为大于等于0且小于等于200。 参考设置：①选定“图书”表②进入“设计视图”③选定“价格字段”④在“字段属性”中
的“有效性规则”按右图设置并保存。 例题：将“图书”数据表中“出版社”字段设置为自行输入的查阅方式，可选的值有：电子
工业、福建教育、广东教育。 参考设置：①选定“图书”表
②进入“设计视图”
③选定“出版社”字段
④在“字段属性”中的“查阅”方式后，依次按上图设置，并保存表结构。
最终效果：如右图所示
注意：在Access中，要掌握不同数据类型的表示： ①数字：直接书写，例如 200
②文本：在文本数据前后加英文的双引号,例如 ”电子工业” ③日期：在日期数据前后加井字号，例如 #2007-5-1#
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书名 信息技术 作者 朱铨 出版社 电子工业 数据类型 文本 文本 文本 文本 货币 日期时间型 OLE对象 是/否 价格 ￥10.00 出版日期 2007-5-1 封面 位图图像 其他说明 设置为主键 是否借出 □ 字段大小 8 12 4 15 长整型 固定值 固定值 固定值 小数位数为2位 多个值之间用英文分号隔开 数据管理技术 速成教材
例题：将“图书”数据表中的“书号”字段数据类型更改为“数字”，其余按默认设置。 参考设置：①选定“图书”数据表
②进入“设计视图”
③选定“书号”字段
④在“字段属性”中的数据类型
设置为“数字”并保存。
注意：若是修改字段的数据类型或字段大小时，可能会引起数据表中的数据丢失。 ? 通常在数据表视图下完成的操作有：
浏览数据表；追加、删除、修改记录数据；查找与替换记录数据；排序及筛选等。
共同点：有关记录数据的操作。除此之外，还可以添加、删除字段；修改字段名。
例题：在“图书”数据表中追加如下所示的一条记录：
书号：20061010，书名：信息技术，作者：朱铨，出版社：电子工业，价格：￥10.00，出版日期：2007-5-1，是否借出：□ 参考设置：在“数据表视图”下打开“图书”表，按要求追加记录数据。
编辑状态
总记录数（或显示筛选后的记录数）
记录定位器：指示当前记录 注意：一旦退出编辑状态则会自动保存数据，而且在很多情况下无法撤消操作，因此在浏览或者追加记录操作时，不可随意修改原有记录数据。若在编辑状态下出现误操作，可以按ESC键取消操作（在选定状态下，则可能无法撤消）。 例题：删除“图书”表中第6条记录
参考设置：在“数据表视图”下打开“图书”表，利用记录定位器定位到第6条记录，单击“编辑”菜单下的“删除”命令（或者直接右击指定记录→删除记录）。
选定状态
注意：删除记录后无法使用撤消命令恢复。
例题：将“图书”数据表中“出版社”字段中所有的“教盲”更改为“教育”
参考设置：打开“图书”表，单击“编辑”菜单下“替换”命令，按下图设置并全部替换。
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掌握查找范围及匹配的用法
注意：在使用“替换”命令前应先选定需要被替换的字段，选定的结果能使“替换”对话框中的“查找范围”出现指定字段；“匹配”中三个选项的含义如下：
? 字段任何部分：只要字段中包含“查找内容”的内容均可被查找到或替换掉。 如按图中设置，“福建教盲出版社”、“广东教盲出版社”中的“教盲”均会被替换；
? 字段开头：字段中包含“查找内容”且必须以“查找内容”开头会被查找到或替换掉；如图，匹配改为“字段开头”，则没有内容被替换；以“教盲”开头的才可被替换；
? 整个字段：字段中的值必须与“查找内容”完全一致才能被查找到或替换掉； 如图，匹配改为“整个字段”，则没有内容被替换；出版社是“教盲”的才可被替换； 例题：将“图书”表的“书号”字段与“借阅”表的“书号”字段建立联系 参考设置：单击“工具”菜单下的“关系”命令。
注意：建立表联系必须满足以下条件： 关闭所有需要建立联系的数据表；
建立联系的字段数据类型必须一致，字段名可以不同；
设置“实施参照完整性”后，建立联系的字段至少要有一个为主键。
实施参照完整性是用来保证数据的完整性，即不允许出现相关联数据不一致的现象。若不选择该项，则建立的是不确定的联系。 附：不同视图下常用工具按钮注解 取消筛选 新记录 8 删除记录 显示表 视图切换按钮 保存 升序/降序 按选定内容筛选 查找 主键 查询类型 运行 总计
