单位性质
中资 外资 中外合资
非办公时间紧急情况联络人（至少写2人） 1.姓名： 联系电话： 2.姓名： 联系电话： 管理费联络人
姓名： 办公电话： 业主资料
名称： 联系电话： 地址：
广州代理人： 联系电话： 地址：
公司职员姓名 性别 职位
身份证号码
填表日期： 年 月 日
用户室内大件物品放行协议书 甲方（业主）： 乙方（租户）： 丙方（管理公司）：
甲、乙、丙三方就乙方大件物品搬出大厦一事达成如下协议：
1. 租赁期间，乙方室内物品需甲方同意方可放行搬（带）出大厦的物品：
2. 凭乙方书面申请可直接到管理公司办理放行搬（带）出大厦的物品：
3. 乙方未按时缴纳当月管理费，丙方有权对乙方任何物品搬（带）出大厦不予放行。 附：一、大件物品放行模式，请选择四种方式中的一种： A． 由负责人签名批准放 B． 盖公司印章放行
C． 由负责人签名或盖公司印章放行
D． 既有负责人签名也须盖公司印章方可放行
甲方放行模式： 甲方联系人及联系电话：
乙方放行模式： 乙方联系人及联系电话： 二、物品放行的具体签名或盖章样板为：
甲方： 乙方：
注：上述资料如有变更，请书面通知管理公司或重新签署此文件。
关于确定防火责任人的通知 各用户：
为严格执行国家消防法规，保障大厦用日元的生命财产安全，请贵单位确定防火责任人（应为贵单位常驻本大厦的负责人），并填写以下本单位防火责任人名单，加盖公章后送交管理公司服务中心。我公司将签发放火责任人任命书给贵单位，请贵单位防火责任人按照防火责任人职责贯彻落实各项消防工作。 用户单位防火责任人回执表 房号 单位名称
防火责任人姓名
紧急情况联系电话：
签名盖章：
年 月 日
关于配备灭火器材、自救面具的通知 室 公司：
根据国家《建筑灭火器配置设计规范》（建设部、公安部1991年8月1布施行）及广州市公安局《关于配置自救面具的通知》（穗公十二发字第09号）的要求，凡在高建筑同单位、商场（含仓库）都必须配置一定数量的轻便灭火器材和防烟防毒自救面具。据贵单位新迁入的办公场地面积结构及使用性质，需配备器材料标准如下： 2kg手提式二氧化碳灭火器 支，单位价175元/支。 3kg手提式二氧化碳灭火器 支，单位217元/支。
ZL型（AZL-15H）防烟防毒面具（ ）个，单位205元/个。
注：以上消防器材的价格均为市消防局器材门市部报价。 一、 灭火器材的购买配置方法：
1. 自行到广州市文明路49号（广州市消防局器材门市部）购买。 2. 可委托我公司代购（单介与消防局器材门市部相同）。
二、 各公司配置的灭火器材应放在办公室内显眼易取位置，并指定有专人管理，保持其整洁完好。
三、 如贵单位需委托购买，请即到我公司服务中心交费（请交付现金），由服务中心给贵单位开出收据，待购回后，我公司将把消防器材连同发票一起送至贵单位。
管理公司（盖章） 年 月 日
新用户迁入办公通知
由：服务中心 致：管理公司各部门 部：
室 公司于 年 月 日起正式开始办公，请各部门从 月 日 时开始提供服务。 特此通知。
服务中心主任签名： 年 月 日 （九）样本资料
某物业管理公司用户档案管理规程：
1. 用户档案的管理工作由服务中心文员负责。
2. 服务中心文员每天将当天的用户资料、往来文件按房号整理归档。
3. 大厦用户资料按房号一户一档建立，以楼层为序，统一存放在客户资料文件柜内。 4. 用户档案内存放现有用户资料，迁出用户资料装订后另存于行政部文件柜内。
5. 每个用户档案的排列顺序为：按日期顺序，最新的文件摆在最前面。具体排列方式如下： （1） 用户来函、复函。 （2） 非办公时间加班申请。 （3） 公司水牌制作申请。
（4） 电话开通通知单（电话开通通知单；电话分机租用申请表等）。
（5） 室内安全及物品放行（关于下班后锁好房门的通知；用户室内物品放行协议书；大门封板申请；破锁申请等）。
（6） 租房资料（业主授权书；租户承诺书；用户资料；租赁合同复印件；营业执照副本复印件；公司负责人身份证复印件；关于配备灭火器材、自救面具的通知；防火责任人任命书；关于确定防火责任人的通知；用户收楼登记表；用户室内设施检验记录表）。 （7） 装修资料（用户室内装修申请；大门密码锁安装批准书；用户室内设施日常巡检记录；用户室内装修整改通知书；用户室内装修竣工验收申请；货梯使用申请表；临时出入证办证表等）。
（8） 业主资料（业主资料作为永久性文件保存于用户档案内。收楼证明书；业主身份证复印件或营业执照副本复印件等）。
（9） 用户迁出（用户变动通知；用户迁出通知；业主同意租房搬离通知书；安检资料；迁出用户调查问卷等）。
（10） 其他资料。
6. 用户档案的标签须与档案内现用户的公司名称吻合。
7. 服务中心文员每月根据业主、租户的联系途径及联系人等变更情况，及时更新档案内用户资料。
办理大厦出入证申请工作程序 管理公司对大厦实行封闭式管理。为方便用户在非办公时间进出大厦，管理公司服务中心为每家入住公司的员工办理大厦出入证。 （一）工作程序
1.用户填写大厦出入证登记表，加盖申请单位公章，递交持证人小一寸相片2张及身份证复印件。服务中心根据用户填写的大厦出入证登记表办证、发证。
2.大厦出入证登记表、大厦出入证及身份证复印件贴照片后由服务中心复印存用户档案，大厦出入证登记表原件交保安部。 （二）操作流程图
办理用户大厦出入证工作流程图（图1-5） （三）相关记录
大厦出入证登记表（表1-4）
