上海高力国际物业服务有限公司 ***物业管理处-行政管理部
Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.
*** Property Management Administration Dep.
操作手册
Work Instruction By Administration Dep.
文件号: ***
Colliers International Issued Date: March 31, 2008 Confidential – For Internal Use Only
目 录
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行政管理部门制度..................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2
管理处公章管理制度 ................................................................................... 3 保密制度..................................................................................................... 3 档案管理制度.............................................................................................. 3 仓库管理制度.............................................................................................. 4 文具领用及名片的申请和使用规定 .............................................................. 5 值班经理制度及节假日（包括特殊时期）的值班制度 .................................. 6 会议制度..................................................................................................... 7
行政管理部门岗位职责 ............................................................................................. 8 2.1 物业总经理岗位职责 ................................................................................... 8 2.2 2.3 2.4
物业经理岗位职责....................................................................................... 9 行政秘书岗位职责..................................................................................... 10 行政文员岗位职责......................................................................................11
3
2.5 仓库管理员岗位职责 ................................................................................. 12 行政管理部门操作规范及规程 ................................................................................. 12 3.1 3.2 3.3 3.4
文书操作规范............................................................................................ 12 电话、传真的使用规范.............................................................................. 14 仓库管理操作规程..................................................................................... 14 固定资产管理............................................................................................ 18
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1 行政管理部门制度 1.1 管理处公章管理制度
1.1.1 管理处公章是唯一代表管理处并具有对外效力的印章，是在管理处发
行或管理的文件、凭证文书等与管理处权利义务有关的文件上，因需以大厦名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。 1.1.2 管理处公章由行政部统一保管。
1.1.3 任何文件需加盖管理处公章，申请部门经理/主管必须填写《公章使用
登记表》，并经物业总经理批准。 1.1.4 各用印文件行政部一律复印存档。
1.1.5 印章不外借。如外出用印，由行政部相关人员陪同前往。 1.1.6 印章如发生丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理汇报。 1.1.7 严禁在空白介绍信和空白纸上盖章。
1.2 保密制度
1.2.1 所有员工必须树立保密观念，在任何情况下都要自觉保守公司商业机
密。
1.2.2 不与无关人员或在公共场所谈论公司商业秘密。
1.2.3 不得擅自翻印、复制、抄袭或在公开发表的文章中引用商业机密材料。
传阅商业机密文件不得擅自扩大传阅范围。 1.2.4 不得将公司领导正在研究或酝酿的事项随意公开。 1.2.5 公司办公会议记录未经批准不得随意借阅。
1.2.6 需要销毁的资料、文件由行政部统一集中，并统一处理。
1.2.7 如发现违反公司保密规定，造成或可能造成失密、泄密后果时，要及
时向总经理汇报并采取补救措施，对责任人必须严肃处理。
1.3 档案管理制度
1.3.1 管理中心行政类档案由行政部统一管理。
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1.3.2 行政部负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标
识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。 1.3.3 行政部负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管
理。
1.3.4 各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。 1.3.5 借出文件须经该部门主管及行政主管批准，借出的文件必须按时归还；
否则，对借出文件人员进行处罚。
1.3.6 查阅涉秘文档，应由部门出具申请报告，经总经理批准、档案员查验、
经办人签字后，方可进行。
1.3.7 查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。 1.3.8 行政部应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。 1.3.9 行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。 1.3.10 行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。 1.3.11 销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经总经理审批后，指派专人
监销，并签字记录备案。
1.3.12 移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。
1.4 仓库管理制度
1.4.1 管理处安排专职仓库管理员。
1.4.2 物品进库前，须经仓库管理员对质量、数量进行验收。特殊物品应核
对技术资料及产品说明书，确认无误后，开进库单入库。 1.4.3 入库物品应做好登记，排列有序，保持仓库整洁。 1.4.4 员工进库领料前，应填写领料单，由仓管员发放。
1.4.5 对易耗物品使用中有损坏应以旧换新，对报废物品，经物业经理签字
确认后方可处理。
1.4.6 非正常工作时间进仓库领料者，必须由管理部领班2人以上进仓，并
做领料记录。
1.4.7 库房内应设置“禁止吸烟”的标志及配备灭火机。
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