江苏玖信投资有限公司 电算化实施中的问题及对策 二、企业财务会计机构的设置
本公司按照《会计法》规定根据业务需要设置会计机构主要设置有：财务办公室和财务部长办公室，财务办公室内有7人，分别是现金会计、银行会计、税务会计、工会会计、材料会计、仓管会计、总账会计等。整个公司的负责人是该企业的总经理，一切事务由总经理进行指导，财务方面必须有专项负责人，其主要职能是对整个公司的财务状况进行全方位的分析整理，落实到具体项目上，可大致分为财务的管理和会计两个方面的工作。由此成立了计划财务部，设置以下4个岗位：
①会计主管兼督查岗位。其主要工作是组织员工对资金进行核算并且管理其工作的顺利进行，筹集、使用并调度项目资金，定期对项目设计的资金进行校核，为清查工作提供帮助。上述工作过程必须在企业负责人的领导下进行。
②总账报表岗位。负责成本核算，登记总分类账，编制会计报表，保管和管理会计档案。
③出纳岗位。该岗位主要涉及资金的收入支出和保管，在资金进出时进行登记并每日对银行的存款款项进行记录，期间用来保管和签发的支票必须遵循相关规定加盖印章。
④明细账目会计岗位。该职位涉及具体账目的登记，还有向上级申报和缴纳税款，对工资款项进行清查等。在会计工作岗位设置中，注意了不相容职责的分离，凡涉及到企业款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作，必须由两人或两人以上分工处理，如出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作，即遵循钱、账、物分管制度。 三、单位会计电算化施行现状
目前，整个公司尚处在会计电算化的初级阶段，主要引进的专业软件是金蝶财务软件，该软件内置的ERP系统集合了财务、人力资源、供应链以及客户网络的管理功能，还包括实现了商业数据解析、无线商务、自动办公及多功能插件等诸多功能，该软件的首要目标就是管理成本，以项目计划和流程控制为导向，在整个项目过程中实行激励策略，以此鼓励管理人员主动借助科学的管理模式和工具进行操作，形成一个相对完整的管理体系。
输入相关数据至该软件内，通过一系列自动化处理之后，随即打印会计账簿和报表。实现了业务登入、结账、生成报表能在一天内完成；借助计算机实现数据的专业分析，并且及时向上级反映公司的财务指标和业务情况。在进行会计档案的保存时，可以选择利用各种方便安全的介质存储器（如硬盘，光盘）。在实现会计电算化的同时。还需注意要明确各个员工自己所属的职责所在，杜绝人浮于事，提高工作效率，严格要求工作完成质量。会计电算化的工作岗位可细分成两个部分，分别是基本会计和电算化会计。前者包括以下几个岗位：出纳、主管人员、督查员、核算员和档案管理人员。后者则包括实际操作电算设备的人员及维护人员。 一）原始数据处理缺乏自主识别能力。
在整个电算化会计处理过程中，输入数据后，软件能自动加工数据源，并对其进行专业处理和保存。目前，公司内记账工作、报表和财务审核工作都是交由软件自动处理。因此，只要选择的财务软件运行正常，一般不会发生计算性错误。然而，数
据的录入工作是靠人工进行的，很难保证原始数据在输入前的可靠性和输入过程中不出现错误，这样一来就会使得软件无法读取正确数据，最终处理计算出来的结果必定失去了原有的准确度和真实性。因此，只有准确无误地输入原始的数据，才能够保证会计信息的真实性、完整性和准确性。 五、解决的对策
为确保会计电算化的真实可靠，必须有一套完备可行的内控制度。内控制度通过制约经济来往双方实现其控制目的，完善的内部控制制度能够一定程度上降低违法行为发生概率。实际上，人们往往轻视岗位职责，数据备份和软硬件使用注意事项。可见内控制度是非常有必要的，实现电算化的科学管理能够帮助解决实际操作过程出现的许多问题。
二）加强录入环节的监控，降低人为出错率
对人工操作进行制度化管理，其主要体现在要求员工遵守上机守则和操作章程等规章制度，从而降低认为出错率。其中，上机守则主要面向的是机房内人员所作的普通规定。操作章程则是对电算化业务处理当中细节的规定。其主要内容包括：(1)录入的数据均需经过严格的审核并且具备真实、完整的原始凭证；(2)当出现操作人员对数据产生疑问的情况时，不允许操作人员擅自修改，需要严格校对之后根据实际情况进行调整；(3)输入内容发生错误时，需要按照系统提供的功能以及步骤进行改正；4)将凭证录入到软件内之后，还需要经过严格仔细的审核，主要注意输入凭证是否真实，输入有无错误，审核人和输入员原则上应为不同的两人。 这些制度都在不断地变化当中，它们也需要根据公司经营内容随时进行变化和完善。要想从根本上杜绝信息虚假，保证分析结果的可靠性，唯有不断地完善内控制度，并加以严格执行。 三）加强系统安全控制
不能开放过多的权限给操作人员。限定一定的操作权限能有效保证系统的运行安全，以此消除不必要的人为因素导致系统运行错误。强化权限观念，阻止未授权的人员触及系统核心资源，从而确保系统的可靠。具体包括：(1)明确内部操作章程．严禁专业外人员使用财务软件；(2)根据岗位特性给予不同的操作权限；(3)使用密码对操作人员的身份进行控制；(4)将数据的存贮工作同处理过程分开，避免不必要的问题；(5)启用计算机日志自动记录每日的操作过程；(6)加强对操作人员保密意识的宣传与教育。就目前的信息技术发展趋势来看，网络知识的普及随之也带来了许多安全问题，作为公司必须对自身的网络安全进行强化，提高网络安全，其中包括数据的保密工作，第三方的未授权访问和网络身份识别等方面，使用先进可靠的防火墙和监控系统对公司的设备进行全方位的保护。 四）加强会计档案储存保管控制。
根据《会计电算化管理办法》的相关规定，会计电算化改变了以往使用人工记账的形式，会计凭证、账单和数据报表等档案文件需要打印，期间必须严格遵照《会计档案管理办法》中的条款执行。市场上比较常见的是针式打印机，诸多企业选择了这种相对廉价的打印机，为了尽量延长其使用寿命，一般用勤换色带的方式来解决；虽然就打印效果而言，激光打印机更加具有优势，但由于其售价较高，一些公司为降低成本而选择更加廉价的打印机。
会计电算化法规要求那些已经实现了会计电算化的企业应当备份每日的财务数据。且要双重备份，并分处分人保管。备份后．一方面应马上检查备份的财务资料是否已完整地刻录在数据盘上：另一方面．相隔一定时间后要定期对备份光盘进行检查．而不能将其束之高阁。而且在备份档案的储存环境中必须杜绝磁场的存在，还需注意对温度、湿度、扬尘的控制，防止磁性介质因为受外界环境因素的影响而损坏导致档案丢失。 七、结语
近年来，随着信息技术的迅猛发展和企业单位电算化技术的广泛应用，可以预见的是，未来会有更多的电算化课题出现。要对这些课题进行深入的研究，势必会出现更多全新的会计理论和手段，从而进一步带动会计电算化在这种全新的环境下实现又一次的革新和完善。与此同时得到加强的还有企业的内部控制制度，在真正意义上实现会计信息的翔实与可靠，最终使得企业的经济效益得以增长，让企业走上持续、稳定、快速的发展之路。
