第三届XX青年商会第五次常务理事会
会 议 方 案
时 间：2011年9月 15日 地 点：XX酒店
主 持：XX韶关青年商会秘书长
参会人员：XX青年商会会长、副会长、秘书长、常务理事、理事
策划方案： 一、会前筹备：
▲确定会议议程：
1、主持人介绍领导和嘉宾；2、商会秘书长作工作报告；3、会员增补讨论； 4、商会近期有关活动讨论；5、商会的年会计划；6、讨论商会优秀会员的评选方案。
▲会前通知：通知参会人员
1、方式：11月11日（周五）电话通知；11月14日（周一）再次确认到会人数； 2、内容：时间、地点、简介会议议程； 3、统计制作参会人员名单。
▲联系酒店：
1、联系会议室：会议厅（容量、时间、设备、价格）
2、餐饮安排：会议时准备茶点（饮用水、水果）；会议结束后午餐安排；
▲ 会议准备材料：
1、商会秘书长工作报告稿；商会年会计划讨论稿；会员增补、商会近期活动以 及商会优秀会员评选方案材料；
2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、相关讨论文件等；
3、会议设备：铭牌、电脑、投影仪、激光笔、话筒、音响、录音录像摄影设备；
▲场地布置：
1、会议横幅
2、主席台的安排：按参会人员的商会会内职务高低依次就坐；
3、14日下午对会议室内投影、音响、话筒等现场设备进行调试；15日上午 会前再次调试；
4、开会材料（每人一份）会前至于桌面；
▲支出预算：会议场地租借、餐饮、相关设备及现场布置。
项 目 会议室场地租用费 设备租用费 会议室茶点费用 会议横幅 餐饮费用 合计
费 用 合 计 二、会议注意事项：
1、提前到会场调好空调、灯光效果、接好电脑投影、话筒影响等设备； 2、商会副秘书到酒店每口导引参会人员进入会议室；
3、保证会议准时开始（开会10分钟前逐一联系为到场者）； 4、控制会议各项议程讨论时间，注意会议气氛； 5、商会副秘书负责会议速记、摄像等。
三、会后午餐：会议讨论结束后在华美达酒店餐厅聚餐，之后结束本次常理会。
四、会后总结：
▲会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便 ▲收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西
▲整理会议记录，总结为会议纪要
▲进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节
