业是否适合成为本馆的外包合作伙伴等因素，这些决策的失误将不可避免地成为档案馆业务外包的风险隐患。 2.6 沟通不畅的问题
在外包过程中，双方的沟通也存在一定的风险。档案馆和外包企业是两个独立的个体，二者之间在战略目标、管理理念等方面都存在差异。这往往造成沟通障碍，容易产生误会。而此时如果没有共同的利益为基础，没有权责明晰的合作合同为约束，合同的双方就会互不信任、相互推诿、相互指责，那么有效的合作将难以持续进行，外包执行成本和实施成本将激增，甚至导致业务外包最终流产。 2.7 缺乏监督管理
在业务外包过程中，档案馆难以参与外包企业的运作，难以对外包企业作适当的管理和约束，在外包企业自我管理的情况下，外包业务的质量、进度等对档案馆影响较大的结果均难控制和把握。另外，有些档案馆误以为把业务外包给了企业即可一劳永逸，不对外包业务的质量、数量予以验收、监督和管理。 2.8 可能会改变档案馆的主体性质
档案馆的主要业务是馆藏档案的保管和提供利用，无偿地为读者提供信息服务，因而档案馆在开展业务外包时要把握好外包的度，不可偏离公益服务的宗旨。如果业务整体外包，或实施档案馆的全面委托管理，这将直接导致档案馆主体性质的根本改变，这就需要引起档案馆的高度重视。
3 档案馆业务外包的风险规避策略
总的来说，档案馆实行业务外包，是为了实现效率的优化、降低成本以及获取最大的效益。通过对目前档案馆业务外包的风险分析，我们可以发现其中存在的一些问题，但是应该说，档案馆业务外包还是具有一定的实际应用意义的。如何避免一些风险问题的发生，更好地实现预期的目标，将是在今后档案业务外包工作中值得关注的问题。
3.1 建立与外包企业双赢的合作理念
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为了避免恶性竞争和双方互不信任，参与外包的双方特别是档案馆方面应当在明确双方合作关系的前提下，尽可能消除双方的观念差异和经营矛盾。根据博弈论观点，档案馆与外包企业均可从双方合作中获益，并且合作所得利益大于不合作所得利益。
为了使业务外包实现预期目的，档案馆需要协调与外包企业之间的关系，充分考虑外包企业的利益，做到利润、知识、技术及其它资源的共享，与外包企业形成利益共同体；在合作过程中着力营造相互信任与合作的文化氛围，相互间的坦诚与信用有利于信息的有效沟通，增进相互间的理解与支持，从而有利于相互间的有效协作，达到最有效地实现内外部资源的整合；这样双赢的合作才能长久，才能使双方真正获益。 3.2 营造学习型气氛
档案人员必须不断学习，勇于创新，才能不被时代淘汰。此外，档案馆管理层也应不断创造机会，为档案人员的职业生涯发展创造条件，协调因业务外包而引发的内部冲突，围绕战略发展目标塑造学习氛围，在馆内形成一种创新的紧张感，鼓励员工扩展知识基础，改变他们的行为方式。 3.3 及时做好外包过渡期的调整工作
外包业务实施后，档案馆的有关部门、运作机构、人事和规程应及时做出调整，建立与外包相适应的新的管理机制与管理系统，撤消一些不相适应的部门和职位，并在系统组织、人员之间开展衔接工作，注重与旧的管理机制和管理系统的互相衔接和配合，以适应业务外包管理方法带来的变化，减少外包冲击带来的损失。
外包的实施必然影响档案馆内部一些从业人员的利益，导致他们出现各种不稳定情况。这些人当中不乏各方面专家能手，应将他们组织起来，充分利用他们的专业知识和经验，组成相关外包管理机构，从事管理、验收和评价外包企业等工作，以利于业务外包的成功开展。 3.4 制定合适的外包决策
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首先，在确定档案馆业务外包范围的时候，相关的内部因素和外部因素非常多，档案馆要实现真正有效的外包，必须权衡各种因素和关系的影响。在外包前，档案馆首先需要确定自己的核心业务。核心业务关系到档案馆的发展，是不应该外包的。对非核心业务而言，也不是所有的都可以外包，将来可能成为重要业务环节的部分就不应该外包。其广度和深度应根据本馆实际情况做出具体分析和评估，从而确定将非核心业务或本馆不具备资源条件的业务外包。
其次，选择合适的外包企业是外包过程中非常重要的一环。目前，我国档案馆业务外包市场还处于探索阶段，外包市场还很不成熟，档案馆除考虑价格因素外，更应对外包企业的整体能力进行综合评估。外包企业的装备水平、服务质量、技术状况和市场信誉决定了其承包业务的执行水平和服务质量，因此外包企业选择的好坏直接关系到外包业务的成功与否。在选择外包企业时，档案馆应主要考虑几方面的因素：外包企业的财务状况、技术力量、人力资源情况、信誉和服务质量、工作效率、对承包业务的熟悉程度、价格因素等。经过认真考察之后，选择最合适的外包企业进行合作。此外，在选择外包企业时，档案部门要认真听取内部与外部专家的意见，这支专家队伍至少要覆盖档案、法律、人力资源、财务等领域。综合各方面的意见之后，才能拿出一份包括服务等级、需求等在内的详尽计划。档案馆应小心翼翼处理此事。 3.5 建立沟通和冲突解决机制
双方在业务外包执行过程中不可避免地会发生一定程度的冲突。双方高层应该经常进行沟通，在战略层次上达成共识，引导双方人员在外包过程中正确对待冲突。这将有利于降低外包交易的执行成本和监管成本。
首先，建立沟通机制。外包双方应尽力实施双赢策略，即采取有益的对话和沟通，把问题确定为中立的、公开交流的和避免威胁的，将有利于相互理解和解决争端。
其次，引进第三方顾问。当冲突激烈并且持续时间较长时，双方成员会出现多疑和不合作现象，这时可从组织外部引进专家型的第三方顾问，充当调解、解
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释、沟通和矫正信息的角色。事实证明，这种做法在很大程度上可促进建立合作的态度，并且减少后续冲突的发生。
最后，沟通协调机制的建立也有利于避免双方因分歧的加大引起无谓的争端，甚至是法律诉讼，而导致潜在成本的产生。 3.6 对外包企业的过程监控和持续监督
档案馆要把风险防范机制贯穿于业务外包的整个过程中，保持对外部业务的实时检测评估，定期或不定期对外包企业进行追踪调查，了解他们的具体工作情况，及时发现问题，重视对外包企业的持续监督，加强与同行的沟通，注意各种信息反馈，关注外包企业的发展、经营状况，降低来自于外包企业的风险。
档案馆的业务外包体现了在知识经济时代，传统档案馆向现代化档案馆转型过程中，档案馆职能社会化的必然发展趋势。在这一过程中我们必须认识到其中存在着风险因素，从而采取对应的措施对其进行分析、研究、控制和规避，促进档案馆节省成本、提升效率，使档案馆在发展中不断地提高业务水平和服务质量。
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