文件编号：YF/QMS-SD-19A
常规接待服务标准
1.总则
1.1为了规范公司执行工作的费用管理，控制费用支出，确保公司内外活动的顺利进行，特制订本制度。
1.2本制度适用于公司对内外的招待活动。 2.接待归口
2.1公司接待工作统一由行政部归口负责并组织实施。
2.2公司及各部（室）领导如有接待任务，应直接与行政部联系落实，一般不得自行落实。 3.接待规格
3.1政府重要领导，外商，由公司领导及相关人员负责迎送和接待。
3.2当地政府职能部门、媒体、企事业单位来宾前来公司，由主管经理及相关人员迎送（视具体情况由领导决定）。
3.3对国内其他参观考察的团体和个人来公司，原则上由行政部负责安排。并根据具体情况安排相关部门负责人接待。上述接待如确有必要则由行政部请示公司领导接待。 3.4对重要或特殊的接待任务，由行政部编制接待计划，报请公司领导批准后实施。 4.就餐安排
4.1公司招待用餐原则上安排在公司餐厅，特殊来宾经公司领导批准后，方可安排外出招待。
4.2上述3.1-3.4条由行政部根据用餐标准并填妥招待申请单并经公司领导批准后，由行政部负责安排就餐或安排外出用餐。 5.用车和住宿
5.1市内宾客来公司，原则上自备车辆，外省市宾客经领导批准可由公司派车接送。 5.2凡外省市宾客来公司需由本公司安排住宿的，由行政部统一安排。 6.会务接待
6.1公司的综合性会议由行政部负责会务的主办，并提出费用开支预算，报公司领导批准后执行，相关部门负责协办。
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6.2一般专业性会议由有关专业部门提出会务安排和接待要求报行政部，由行政部具体落实并据此提出费用开支预算，报公司领导批准后执行。 7.馈赠纪念品（礼品）的管理
7.1行政部根据负责馈赠纪念品(礼品)计划的编制(包括数量、价格、选型)，并根据公司领导批准后的计划负责采购、发放。
7.2纪念品（礼品）须经部门领导提出书面申请，由公司领导批准后方可向行政部领取。 7.3重要宾客和重要会议的馈赠礼品由行政部提出书面报告，经公司领导批准后作特殊处理。
7.4参加会议的本公司人员以及接待和会务人员一律不准领取纪念品和礼品。 8.出差招待
8.1对于一般性的出差，采取公差补贴的办法，公司不负担餐饮等方面的报销。 8.2对于特殊性的出差，且必须招待业务方时，出差人须将招待事宜报请主管领导审批，获准后方可报销。
8.3具体的出差招待办法，请参见员工出差管理办法。 9.费用的管理
9.1应本着坚持勤俭节约、反对铺张浪费的原则严格控制招待费用的开支。
9.2如遇大型接待或会务工作，要事先提出费用计划，经公司领导批准后方可在计划内使用。如有突破，应提出充分的理由予以追加。
9.3要尽量减少应酬活动，本单位参加会议、接待的会务工作应经领导批准。 9.4实行定期向公司领导汇报招待费用使用情况汇报制。 9.5行政部负责对全公司的招待费用总额进行登记与控制。
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复印、打印、传真管理制度
1.总则
1.1为加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制订本制度。
1.1.1本制度适用于苏州益方动力机械有限公司复印、打印、传真管理。 2.管理内容与要求
2.1公司行政文员的打字、复印、传真岗位属公司的机密重地；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件材料；操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。
2.2公司各部门需打印文件材料时，原则上：部门有电脑的，尽量自行打印；部门无电脑的，交机要文员打印。以公司名义的打印件均交行政部打印，行政部打印前，应认真填写申请单，注明完成日期，并经部门经理、行政部签字后交付机要文员打印。重要文件材料包括公司各类正式发文的打印件，必须经总经理或副总经理批准，并严格发放标准。
2.3机要员应检查打印文稿是否符合打印要求，如发现文稿字迹潦草难辨等情况，机要员有权要求退回文稿以进行修改。
2.4来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准(发放单位范围)，注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份，其余份数通过复印完成。
2.5机要员应做好打印文件的登记，定期作好电脑中文件的备份，搞好备份磁盘的保养。 2.6为维护电脑系统，保护电脑硬盘中的文件，无关人员未经许可严禁操作机要电脑。
2.7对复印件要严格控制，严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经总经理或副总经理批准。否则，其后果由申请复印部门承担。
2.8为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的，复印、打印用纸统一由行政部文员按办公用品领用程序到总务领用，并做好领用登记手续。各部门需用纸时，由文员统一操作。行政部文员每月统计各部门复印情况，计入部门办公费用，对部门复印纸的领用数、使用数与存量进行核对，如发现使用数、存量与领用数存在较大差别（合理损耗除外），将对该部门列入考核。
2.9使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象，一律停止复印，并立即请行政部文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具体操作人的责任。 2.10公司各部门所有对外传真都必须登记，由行政部文员保存。
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2.11严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。
2.12外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备，必须经由公司相关部门按公司内部程序申请并报行政部经理批准后实施。
2.13各部门应配合机要前台严格执行本制度。如有未按程序或违反本制度的情节发生，机要前台应拒绝执行打印、复印、传真操作。如因机要文员管理不力，影响本制度的实施，将视后果的轻重程度，参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。
2.14机要文员必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作，发现问题应及时报有关领导及专业人员前来维修。
2.15凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料，机要员有权拒绝。
2.16要加强对复印纸张的管理，节约用纸，在复印前请检查好文件，以免复印完后发现错误，造成纸张的浪费。每份复印材料一般不超过30份，对大数量的复印，经行政部经理批准后方可外委复印。
2.17打印了资料的员工请及时到打印机旁查看清楚并取走，机要文员也要及时取走发过来的传真文件，以免丢失或拿错，造成不必要的麻烦。
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