编 号 XXXX有限公司 制订日 修改日 隶属标准 QG/TY 03.20 2012-8-10 质量手册 信息交流管理规定（A0版） 1、目的
为及时、准确地收集、传递及反馈XXXX有限公司的内外部信息，疏通信息交流渠道，作好信息沟通管理，特制定本管理规定。
2、适用范围
本规定明确XXXX内部信息的传递沟通与处理，以及与外部相关方之间的信息交流。
本规定适用于XXXX有限公司。 3、管理职责
3.1企管部是本管理规定的归口部门，负责统筹制XXXX有限公司内外部相关信息的传递和处理，负责建立管理体系信息库，保存和管理相关的信息
3.2资材部等有关部门负责对外部相关方的信息收集、存取、传递、分析和利用。
3.3营销部、品质部内外部质量信息的收集。
3.4生产技术部负责收集各种有关产品规定和行业规范。
3.5各部门负责工作范围内与管理体系活动相关的信息传递、交流、维护和处置。
4、管理体系内容与要求 4.1信息交流 4.1.1信息的种类 4.1.1.1内部信息可包括：
a、XXXX有限公司管理的宗旨和方向，包括管理方针、目标和指标； b、体系、过程和产品方面的信息，包括人员状况方面的信息，资金、成本和风险方面的信息，设备和工作环境方面的信息；
c、内部员工的经验交流、提案和意见等；
d、各种证据和结论性信息，包括检验监测记录、内部审核报告、管理评审报告、质量、安全目标完成情况报告、质量成本分析报告、顾客满意度评估报告、产品质量综合分析报告等；
e、不合格和潜在不合格方面的信息，包括各种不符合报告、不合格品分析以及纠正和预防措施方案等；
f、各种紧急情况或事故类信息，包括出现严重的质量问题和质量事故、发生火灾、爆炸等情况的信息和记录；
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g、其他的相关信息，如财务等方面的信息。 4.1.1.2外部信息可包括：
a、地方政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命令和指导性技术文件；
b、地方环境、安全技术质量监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
c、有关质量的国际、国家、地方或行业规定信息，如各种有关的产品规定、计量规定、行业规范等；
d、来自外部相关方反馈的质量信息及投诉意见等，包括顾客、原材料供应商、合同方、合作方、运输方等。
4.1.2信息的收集、传递和处理 4.1.2.1内部信息收集、传递和处理：
a、企管部门按照相应的管理规定或办法向各部门传递本公司质量体系文件、资料、相关记录和报告，如质量方针、安全方针、质量目标和指标、安全目标和指标、内部审核和管理评审结果、更新的质量法律法规等信息。各部门依据相关文件规定接收上述信息，并作好登记；
b、各部门直接收集日常管理活动中的信息，需要向其他部门传递时，应采用书面的形式，填写表1“工作联系单”，信息接收部门应作好相应记录；
c、需要其他部门协同处理的信息，应由信息接收部门传递给对口的责任部门，由对口的责任部门进行必要的协调，如有必要，可会同各相关部门共同研究处理；
d、有关重大质量、或不可接收风险有关的控制要求以及异常或突发信息；质量问题紧急情况的信息由发现部门迅速传递给品质管理部，品质管理部根据事态的严重程度，召集相关部门分析原因，研究对策，并采取必要手段加以处理。
4.1.2.2外部信息收集、传递和处理
a、企管部负责组织收集地方政府、行政机构、上级主管部门发布的有关质量政策法规、行政命令和指导性技术文件，汇总整理后按照公司有关文件发放规定发放至各相关部门，应随时跟踪各项政策法规和规章的变化，及时更新，以保证其现时性；
b、企管部负责组织收集地方质量技术监督部门、认证审核机构、等监测或检查的结果和相关方反馈的信息，以及有关质量、安全管理方面的国际、国家、地方或行业规定信息，并对相关方的要求及时做出回应；
c、生产技术部负责收集各种有关的产品规定、行业规范等，汇总整理后发放至公司相关部门；
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d、营销部、资材部分别负责与顾客、材料供方、合同方、合作方、运输方等进行联络沟通，随时获取有关公司产品质量和服务质量、安全要求方面的信息和反馈意见；
e、应特别关注顾客的投诉和抱怨，营销部应建立有关投诉和抱怨处理的控制机制，专门派人负责接收、记录、传递并处置这方面的信息。如不能当场作出答复，应认真记录投诉或抱怨的内容，记录对方的联系方式，将有关信息及时向责任部门通报，由相关责任部门根据实际情况处理后，再立即回复给顾客。
4.1.3信息的交流方式：公司内、外信息的交流可采用以下途径： a、书面文字资料、报表和记录，电话和传真； b、会议讨论和研究、例会、提案等； c、利用内部宣传栏、网络和声像设备； d、采用公益广告、媒体宣传的形式；
e、采用问卷调查、登门造访和参观视察的方式。 4.1.4信息的存储、保护、利用和更新
a、各部门相关人员应及时将本部门所收集的信息汇总、整理，统一报企管部门备案，企管部门负责建立公司信息库，参照图书分类的方式，将公司各部门上报的信息进行分类，制成索引，并按照不同的信息载体，如：纸张、磁盘、光盘、胶片或声像制造等，分别提供相应适宜的存放，统一加以保存，确保已获取信息的可用性与完整性；
b、企管部门可根据不同部门开展活动的需要，向其提供所需信息的副本，以指导合同评审、设计开发、采购、生产和服务控制、测量和监视等过程有效运作，各部门也可根据信息索引，到企管部门调阅所需的信息；
c、各部门应采取妥善措施，对具有保密要求的信息进行加密或分级审查，以确信息的保密性和安全性；
d、各部门健全收发文制度，对接受和传递的信息予以记录，对各类记录的控制应严格按照QG./TY 03.07《文件与记录控制管理标准》的有关要求执行；
e、各部门应有效地利用本部门所收集的信息，从信息中提取必要的数据加以分析和使用，使本部门的各项管理过程和活动始终处于受控状态；
f、企管部每年需组织各相关部门对公司信息库内所有的信息进行清查和整理，及时清理已过时的信息，并补充最新信息，保证存储信息的有效性和可利用价值。结合信息清理工作，应对本公司信息管理系统的运行效率和运行效果进行评估，寻找不足、分析原因并采取有效措施予以改进，以充分发挥信息管理在体系中的作用。
4.1.5员工代表应积极参与公司内外部信息的协商和沟通。
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4.2各部门应定期或不定期的召开各种工作会议以达到有效地沟通 4.2.1会议分类：会议分例会和临时性会议；
4.2.2会议主持人的职责：负责组织召开会议、记录、贯彻实施及检查会议决议实施情况，并汇总上报归口部门；
4.2.3会议组织部门的职责
4.2.3.1会前准备工作：会议组织部门会前应作好调查，准备好会议研讨的主要文件和资料，决定参加会议人员名单、时间和地点并提前发出通知，例会时间需更改的一般应提前24小时通知与会人员。临时会议一般应提前2小时通知与会人员;
4.2.3.2会上应作好的工作
会议组织部门，开会时按规定在QG/TY 03.20表1“信息交流签到表”上做好会议签到、文件和资料发放，作好记录、收集讨论意见和建议；
4.2.3.3会议结束后的工作
a、会议组织部门会后应作好文件整理，编写QG/TY 03.20表2“信息交流会议记录”，并予以编号；部级会议记录抄送总经理、副总经理和总经理助理，质量会议记录抄送、企管部门和总经理助理、副总经理、总经理。会议是否印发资料和发放单位，由组织者决定；
b、各部门将会议记录、文件和资料，包括研讨的发言资料，整理分类并保存；
c、会议组织部门负责检查和跟踪会议决议事项的实施；对未认真贯彻执行会议决议的部门、人员，提出考核意见，填制QG/TY 03.20表3“会议决议实施情况检查表”，经主管经理批准后执行扣罚；
d、公司级例会，由企管部全面检查，报总经理批准后执行考核； e、会议组织部门负责对决议实施的结果进行有效性评价，对确有效的，可纳入相关规定或标准。
4.2.3.4参加会议部门的职责：参加会议的部门，会前作好准备；会上积极发言参与讨论；会后认真执行会议决议，接受检查与考核。
4.2.4违纪考核
4.2.4.1会议期间，除发生安全问题可接打电话、发信息外，其他接听电话、发短信，或未向主持人说明多次进出、开“小会”而影响会议的，每出现一次负激励10元；
4.2.4.2员工参加各种会议，迟到、早退每分钟负激励2元（不到1分钟按1分钟计算，以10分钟为限）；超过10分钟或未请假或未准假不参加会议的每次负激励50元/次；
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4.2.4.3对公司级会议决定事项不按时完成且未上报主管经理批复的负激励100-200元，负直接检查监督责任的部门负责人负激励50元；
4.2.4.4部门内例会，临时性会议布置的每项工作没有按时完成且未经主持人批复的，对责任人处以每项50-100元的扣款；
4.2.4.5主持人预先通知内容需保密但有泄密的，对泄密人负激励300-500元。 5、检查与考核
5.1本规定由企管部负责组织相关部门宣贯、实施。 5.2本规定的实施由总经理会同企管部检查与考核。 6、附录附表
QG/XX 03.20表1 信息交流签到表 QG/XX 03.20表2 信息交流会议记录 QG/XX 03.20表3 会议决议实施情况检查表
本规定由企管部归口并解释。
本规定自20XX年XX月XX日 起实施。 本规定起草人： 本规定审定人： 本规定批准人：
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