荆州市恒丰制动系统有限公司 版本：A/0 内外部沟通控制程序 文件编号：HF-QP-03 第1页 共3页 1、 目的
建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。 2、 范围
适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。 3、 术语
依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。 4、 职责 4.1 4.2 4.3
各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。 质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 4.4
市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。
5、 工作程序 5.1
沟通内容（信息）的分类
5.1.1 外部信息 5.1.1.1
与产品质量有关的外部信息：
① 顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息； ② 产品标准类信息；
③ 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息； ④ 顾客的质量信息及投诉等；
⑤ 其它外部与产品质量相关的各类信息。
5.1.1.2
与公司管理相关的外部信息：
① 政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等； ② 市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息； ③ 与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。
5.1.2 内部信息
① 质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等； ② 员工对有关产品质量的建议和意见等；
③ 公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况； ④ 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况； ⑤ 员工有关公司内部管理的建议和意见等。
5.2
信息的收集
信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的
ISO9001：2008&ISO/TS16949：2009
荆州市恒丰制动系统有限公司 版本：A/0 内外部沟通控制程序 文件编号：HF-QP-03 第2页 共3页 规定收集和整理相关的信息。 5.3
信息重要度分级
根据信息的紧急及重要程度，分为三级：
① 一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度、财务付款的数据，用星号
☆进行标识；
② 二级数据为不重要但紧急的数据，用△进行标识； ③ 三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门进行标识。
5.4
沟通形式
5.4.1 会议沟通 5.4.1.1
会议计划 ① 例行性会议 ② 临时性会议
5.4.1.2
会议管理
① 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。 ② 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。
③ 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许
可，或派代理人出席（代理人应向主持人说明），迟到、早退者须向主持人说明情况，以求取得谅解及同意。
④ 会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。 ⑤ 主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。
⑥ 会议上形成的《决议》、《处理意见》等事项的落实或实施情况，应作为下次会议的
议题之一。
5.4.1.3
会议纪律
① 会议开始前，与会人员必须将手机关闭（或将闹铃模式置于振动、无声等）以免影
响会议的正常进行；
② 与会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项； ③ 在发言人没有结束发言之前，其它人不可无礼貌打断； ④ 与会人员根据主持人安排的顺序发言；
⑤ 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行； ⑥ 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间； ⑦ 会议中途需离席时，需向主持人说明； ⑧ 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。
5.4.1.4
会议决议追踪落实。
① 会议结束后，由会议主持人根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议记录》
ISO9001：2008&ISO/TS16949：2009
荆州市恒丰制动系统有限公司 版本：A/0 内外部沟通控制程序 文件编号：HF-QP-03 第3页 共3页 或《会议纪要》，并分发至相关部门或人员。
② 签发《会议纪要》的，由会议主持人指定专人对《会议纪要》相关内容的落实情况
进行追踪，并汇报追踪结果，填写《督办单》。
5.4.2 计划、报表、报告、通知和通告沟通
按各部门工作范围和部门计划、报表、报告、通知和通告传递要求进行沟通。 5.4.3 其它沟通形式
除利用上述沟通形式外，还可以利用内部网络、互联网、传真、电话、信函、电子磁盘、光盘等形式进行沟通，并做好记录和存档工作。 5.5 5.6
沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进控制程序》。 沟通内容（信息）的归档与保存。
各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按 《记录控制程序》执行。
6、 相关文件：
《纠正和预防措施控制程序》 《文件控制程序》 《顾客满意度控制程序》 《持续改进控制程序》 《记录控制程序》 7、 记录：
《信息反馈单》 《联络单》 《会议签到表》 《会议纪要》 《督办单》
--------------------------------------本文件由管理部提出，负责解释并纳入考核。-------------------------------
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