项,商讨定论的重大问题,研究作出的重大决策,要求贯彻执行的意见,对工作做出的部署安排时使用的公文文种.
(十二)公告.公告是向全体员工宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种. (十三)通告.通告是权力机关,行政机关在一定范围内向全体公布有关方面需要周知或遵守的事项时使用的公文文种. 二,非规范性公文
在公文中,除有\红头\红章\制发程序,行文格式比较规范,约束力较强的规范性公文外,还有很大一部分公文\白头无章\其制发程序,行文格式无严格规定,我们称之为非规范性公文,也就是平时所说的白头文件.
(一)调查报告.调查报告是就某地区,某行业,某系统,某单位,某问题的情况进行调查研究,综合分析后所形成的书面材料.调查报告的结构一般分三部分:起因部分,调查部分和事实,结论和建议部分.
(二)工作计划.工作计划是对今后一定时间内的工作,活动做出安排时使用的文种.计划类公文包括规划,纲要,方案,意见,要点,打算,安排,设想等.计划的结构一般分两部分:一是目标,任务和要求;二是实施方法和措施.长期计划,规划等往往在第一部分前面加上指导思想.
(三)工作总结.工作总结是机关,单位或个人对前一段时间内的工作回顾,检查,反思,进行综合,归纳,分析,从中找出经验,教训并使之条理化,系统化,以便指导今后工作时形成的文字材料.总结的结构一般分为三部分:第一部分,总结概述,提纲携领地用最精练的语言对前一段的工作做出评价.第二部分是总结的核心,把工作成绩,经验条理化,系统化,使之重点突出,眉目清晰.第三部分是存在问题和今后打算. (四)讲话稿类
1,工作报告.工作报告是某一部门负责人就一个时期的工作向代表会,委员会报告工作,提请代表,委员审议.
2,工作会议,专业会议讲话.是向与会人员阐明会议的指导思想,任务,需要研究的问题以及会议明确的政策,决定的问题,需要贯彻落实的事项等,工作会议讲话,内容力求简明扼要,条理清晰.
3,开幕词.开幕词一般是在正式大型重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况,指导思想,意义,任务,议程等并对参加会议的人
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员表示欢迎,祝贺,祝愿等.开幕词的基本要求是简洁明快,语言流畅,使会议之始即形成隆重热烈的气氛.
4,闭幕词.闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结,评价,同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务,要求,提出意见,发出号召等.
5,主持词.主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿.一般工作会议,不单独致开幕词,主持词即作为开幕词,大型重要会议,需要安排开幕词. 6,发言稿.发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料.常见的发言稿有典型发言,向会议介绍经验的发言等.
7,祝词.祝词是举行典礼,大型会议,宴会时主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话.有祝酒词,奠基祝词,庆典祝词,会议祝词,开业祝词等.祝词的要领是简短得体,恰如其分,热情洋溢,言真意切.(贺词的应用范围和要求同祝词)
8,说明.说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料,说明要以第三者的态度陈述事实经过,一般不加说明人的观点和倾向.
9,汇报提纲.汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料.汇报提纲要条理清晰,提出问题,谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等.
(五)简报.简报信息类公文是最常见的非规范性文书材料,常用于向上级机关,平行机关,不相隶属机关单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的文字材料. (六)书信类公文.
1,贺信(电).贺信(电)是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料.下列情况一般可以发送贺信:某项工作取得突破性进展或获得巨大成功时,上级机关可发贺信;重大会议召开,有关单位致贺;某单位,公司,团体成立,周年致贺;某人当选荣任要职,有关方面致贺等.贺信结构一般由事由和贺词两部分组成,事由部分主要评价事由的意义,作用,贺词部分除表示祝贺外,要表示祝愿和希望.贺信往往在公众场合当众宣读,因此其语言特点应便于上口,篇幅不宜过长,一般不超过1000字,落款全称,不鉴印.
2,慰问信(电).慰问信(电)是机关单位或个人向做出突出成绩或遭受不幸,困难或挫折的地区,单位或个人表示慰劳,问候,致意,安慰时使用的文书资料.慰问信(电)应有明确全面的称谓,一般由事由,慰问之意和希望,祝愿三部分组成.希望,祝愿部分
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为重点,目的在鼓起被慰问者的信心,要言真意切,使对方感到温暖,受到鼓励.落款一般用机关单位全称,以示庄重.
3,公开信.公开信一般是为推动某项工作,由组织,社会团体或以个人,个人联名的名义向有关人员宣传政策,发出号召,提出建议时使用的文书材料.一般由两部分组成:一是起因,即公开信的原因,目的,意义等;二是公开信的内容,即以公开信的形式宣布的政策,规定,要求以及发出号召,提出的建议等.要求文风朴实,要具有一定的煽动性,要以理服人,以情动人.(倡议书写作要求同公开信)
4,申请书.申请书是个人向领导或组织表达个人愿望,请求解决问题时使用的非规范性文字材料.申请书内容一般由两部分组成:一是提起申请的事由;二是个人愿望和需要解决的问题.理由应充分,个人要求应明确具体.申请书落款处多用个人签名.
(七)其他类公文.
1,讣告.讣告是死者的亲属或治丧单位向亲朋好友或社会公众报告死讯时使用的一种非规范性文书.一般采用\讣告\二字标题,内容简单明了,只要把死者的姓名,身份,死因,时间,享年,丧事安排,联系电话等简要情况,遗体告别仪式,追悼会的时间,地点写清即可.语言应深沉,凝重,以寄托哀思.死的说法一般用\病故\为表示对死者志哀,讣告印刷时习惯加印黑框.
2,唁电,唁函.是向死者家属或单位发出的表示哀悼,慰问的电报,信件.一般以\唁电(唁函)\作标题,发给死者亲属.主要内容包括:一是对死者的不幸去世表示深切哀悼,可将听到噩耗后的悲伤之情略加叙述.二是追述,回忆死者生前的业绩,恩情,一般用高度概括的语言追述一下即可.三是对死者亲属表示慰问的内容以及希望其亲属忍痛节哀,化悲痛为力量一类的内容.语言应深沉,凝重,以表达哀悼之意,切不可用华丽词藻对唁电过分修饰.
3,生平.生平是向参加吊唁,遗体告别仪式的有关人员或向社会公众介绍死者一生简要经历,组织对死者生前工作,业绩作简要评价的文字材料.生平相当于追悼会悼词,是组织上对死者\盖棺定论\内容结构分三部分:第一小节介绍死者的基本情况,身份,籍贯,出生年月,去世时间,享年;第二小节介绍死者的简要经历及工作表现和成绩;第三小节是组织上对死者的评价.生平一般以\同志永垂不朽(永垂千古)\作结.生平落款以治丧委员会名义为妥,不以亲属或机关组织名义发出.
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第三节 公文的撰制程序 公文撰制的程序包括:
一,交拟和拟办.领导将文件起草事项交给办公室,由办公室相关人员按照领导的意图起草公文的过程. 公文撰写应注意:
(一)公文内容必须符合党和国家的法律,法规,方针,政策及有关规定. (二)公文要做到情况属实,观点明确,操作性强. (三)撰写公文要文字精练,言之有物,篇幅简短. (四)撰写公文应遵循相关的保密制度.
二,审核核稿.审核是机关部门负责人对撰拟文稿的审查把关. (一)行文关.审核发文目的是否明确,是否应行文或以何种名义行文.
(二)内容关.审核公文内容是否正确,符合实际,有的放矢,切实可行,有无观点错误,界限不清,宽严失度,难以执行之处.
(三)政策法规关.审核文稿内容是否符合相关政策规定,是否按照部门职责权限来起草.
(四)文字关.审核文稿结构是否条理清晰,简明扼要,合乎逻辑.遣词造句是否合乎语法,准确凝练;标点符号,计量数字,人名地名,专用术语等是否正确,规范等. (五)体例格式关.审核拟定公文的文种,标题,主送单位,抄送单位,密级,急缓程度,主题词等是否符合规定.
三,签发.签发是送交单位主管或分管领导对文稿进行最后审定,签署印发.签发后文稿不得任意添改.
四,缮校.在对文稿排版,印制清样后对文稿的校对. 五,用印.在公文的规定位置加盖公章. 第四章 会议和会务
会议,既可以作为一种经常商讨并处理事务的常设机构或组织名称,也可以被用来表示有组织,有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会,也就是我们通常所说的开会.
会务,即会议事务,是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项.会务工作是会议活动的重要组成部分,是为会议活动按计划,有秩序地顺利举行而进行地全
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