浅析公积金档案的“双套制”管理
梁成武
摘要：
随着各地公积金信息化建设的不断深入，档案管理进入了电子档案和纸质档案并存的“双套制”阶段，对档案管理的认识亟待提高，档案管理的水平更需再上一层楼。笔者就该阶段的档案管理工作出现的问题和急需解决的问题，提出了自己的一些看法和建议，希望能抛砖引玉。
关键字：双套制、电子档案、纸质档案
近年来，各地公积金管理中心积极推进信息化建设，以便民为导向，以数据为基础，以网络建设为中心，积极完善公积金管理系统为主的各种应用系统并向网络化发展。很多地方积极推进无纸化办公,实现了公文流转的网络运行,由此产生了大量的电子文件，档案工作已随之进入纸质档案与电子档案并存的“双套制”时期。
由于对档案重要性的认识不足，再加上管理思维固化，电子档案和纸质档案管理的不统一，给公积金业务的深入开展带来了很大的阻力，如何突破档案管理的瓶颈，已是当务之急。
一、正确认识“双套制”档案管理 （一）、无纸化办公的实质
无纸化办公是依托信息管理系统，在文件信息流的形成，也就是形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转、到归档的文档
一体化流程。首先，应明确无纸化办公的目的是信息共享、辅助办公、规范各方面的工作，其重点在于改变传统工作模式形成的串行工作流程为文档一体化的并行流程。“无纸化”只是其外在的一种表现形式。
以各地的公积金业务系统为例，虽然在设计构架上有所区别，但是在办理各项公积金业务的同时，也为各项业务、公积金缴存单位、个人建立了公积金档案，同时实现了档案管理所需的录入、修改、查询等档案管理的各项工作，这点是一致的。
（二）、正确认识档案双套制
由于推行无纸化办公，从而导致了“双套制”的形成，很多人认为其导致了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的资源浪费，无纸化办公是利弊参半。所以其参与无纸化办公建设的积极性极其有限。这种思想从根本上来讲，主要是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文档及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件的长久保存及可用性，缺乏认知充满了不确信感。
我们应该认识到，随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统的覆盖率不断提高，“单轨制”取代“双套制”是一个必然的趋势。包括我国在内的许多国家，都相继颁发了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及具有凭证性的条件。
所以说，要解决“双套制”不是单纯的技术问题而是制度化问题。我们要充分认识到，无纸化办公是大势所趋，信息化发达国家在信息
化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来推动，可见它对信息化发展的重要意义。
二、各地中心档案管理存在的问题
（一）、电子档案和纸质档案各自为战。目前，各地中心的电子档案大致可分为两类：各类业务档案和文件通知类。由于很多中心现在已经实现了“统一管理、同一系统”，所以各类公积金业务的电子档案数据的惟一性得到了很好的保障，具有极强的连续性和规范性。而后者则散存于各工作人员的计算机或其他存储介质中，离开了当事人，查询都成问题，更谈不上管理了。
很多管理中心的纸质档案大多根据业务分类由各业务科室自行管理，其归档分类的方法各不相同，针对同类业务其档案编码及主题注释也均有科室的档案管理人员根据个人喜好习惯，自行决定，所以业务信息系统和纸质文档就形成了一项业务对应多种档案分类的“一对多”局面，缺乏档案的惟一性，其流通性极差，给公积金业务实现“异地办理”、“全市统办”埋下了隐患。
（二）、电子档案利用率不高。无纸化办公理念提出已经有一些年头了，但很多地方并没有把提高电子文件管理水平当成一项紧迫的任务来抓，很多人继续延续传统观念和管理模式，对文档的传阅和检索都由人工完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了“高级打字机”。很多同志对电子文件的 “甘地”思想，不仅消耗了人力物力，而且使得业务及办公系统没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
有些中心或管理部对档案的管理虽已经采用计算机管理，但没有发挥微机的潜能，利用率低下，应用功能简单，大多还是采用EXCEL管理，仅仅用于档案著录或文字打印，利用的低效率造成了人力、物力、时间的极大浪费。
（三）、档案管理人员水平参差不齐。另外，公积金行业内的档案管理人员，不少人都没有接受过档案管理的正式培训，凭着对公积金事业的满腔热情，通过自我钻研，自我总结来提高自己的管理水平，缺乏必要的档案专业知识和现代化的管理方法和手段，对档案管理的保密、保卫制度，也了解不够。
（四）、电子档案安全意识不高。电子文件虽具有操作方便、传递快捷、等突出有点，但对软硬件设备的依赖性极强：不能直读、易更改、数据丢失、病毒侵害、自然灾害等。都给电子文档的安全保护和长期保存带来很大的威胁。部分同志，防范意识不强，对电子文档的二次备份及自用机器的防毒杀毒等关观念淡薄，一旦机器系统崩溃，造成的损失十分巨大。
三、建立双套衔接，管理规范便民
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，我们可以在纸质文件文件和电子文件之间建立一个“通道”：即将纸质文件通过扫描、拍照等科技手段使其影像化、电子化，建立“准及时”的影像系统。
在中心的各项业务环节中，需要缴存人不断的提供相关的资料和复印件等相同的资料。如果建立了影像系统，并实现了档案的一库管理，那么就只需要缴存人在开户登记环节扫描档案资料，其他业务环
