语言要严肃、慎重、不随意，做到庄严凝重。 从以下几个方面入手：
１．语言要体现行政机关的权威性、坚定性和强制性
如在一份《责令改正（更正）通知书》中有这么一段：“根据《中华人民共和国产品质量法》第５４条的规定，本局责令你单位于２００４年７月１５日前，将７月５日生产的全部火腿肠标签上的生产日期由７月１２日更正为７月５日”。
２．要使用规范的书面语言
所使用的词、句应该具有确切的含义，即一个词只能表达一个概念，一个句子只能表达一个判断。 ３．要恰当使用专用语和具有行政执法文书语体风格的语言
语言简要、精练、庄重，被人们普遍接受，基本上定性化、规范化，具有特定涵义。如“责令”、“并处”、“本局”等。 （二）确切性
１．熟悉并正确使用行政执法专业术语
如“抽样取证”、“行政处罚决定”等这些专业术语，一方面具有确定的内涵和外延，另一方面也可以大大地增强行政执法文书的法律性和严肃性。
２．注意行政执法专业术语的区别
有些专业术语，一字之差，内涵和外延就完全不同。如“终止”和“中止”就属于这种情况。 ３．注意准确使用有关数字和概念，避免语义的不确定性
如 封存时间为“三个月”不能写成“90天”、向人民法院起诉期为“60天”不能写成“两个月”。 ４．行政执法文书的语言不允许出现歧义 （三）专用性
专用性主要体现在两个方面：
一是体现在行政执法文书内容上的合法性， 二是体现在行政执法文书语言的简练。 此外不能滥用简称，注意符合规范化要求。 （四）朴实性
它要求一是一，二是二，是非分明，不夸大，不缩小。 一是选用含意确定、自己明白的词语； 二是选用通俗易懂的词语。 二、行政执法文书的表达方式
记叙、说理和说明是行政执法文书中常用的表达方式。 （一）记叙
在行政执法文书中常用记叙的方式来记写案件的事实。记叙时应注意以下几点： １．根据案情，选用适当的叙事方法 行政执法文书中叙事方法主要以时间为序。 ２．写明必备的要素
记叙违法事实，应当写明违法的时间、地点、行为过程、危害结果、当事人事后的态度、认定事实的证据等要素。 ３．人称要得体
行政执法文书在记叙事实时一般用第三人称。 （二）说理 １．以事实为根据 ２．以法律为准绳
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３．说理应当有针对性 用无可辩驳的事实说明理由。 （三）说明
１．说明当事人的情况 ２．说明现场检查情况 ３．说明有关规定
三、行政执法文书的规范用语
在文书中第一人称用“我”而不用“本人”，第二人称用“你”而不用“对方”，第三人称用“该”而不用“他”等。 主要有以下几种情况：
在调查询问结束时，《调查笔录》应当交由被调查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“以上笔录我看过，与我说的相符”，并签名或者捺指印。被调查人没有阅读能力的，应当向其宣读，由案件承办人员代为书写“以上笔录向我宣读过，与我说的相符”，由其本人签名或者捺指印。
在现场检查活动结束时，《现场检查笔录》应当交由被检查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“检查情况属实”，并签名或者捺指印。
在当事人提供书证复印件时，应当核对复印件与原件一致，要求其在复印件上注明“经核对与原件无误”，并签名或者捺指印。
通知当事人行使听证权利时，应当告知当事人：
“如委托他人前来，请携带授权委托书。授权委托书应写明委托事项和委托权限”。“请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。”
第二章 行政执法文书制作与使用规则
第一节 行政执法文书的制作规则
一、行政执法文书的制作原则 （一）坚持实事求是的原则 要客观。是则是，非则非。 （二）坚持遵守法制的原则
主要包括两方面：一是要符合实体法的要求，二是要符合程序法的要求。 （三）坚持效率的原则
要遵循法律对办理案件提出的时限规定。如《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，行政机关应当在听证的七日前，通知当事人举行听证的时间、地点。
二、行政执法文书的制作要求 （一）文书主旨要鲜明
文书的主旨，是文书的目的和中心意思所在。 任何一份行政执法文书都有其内在的主旨。 （二）文书内容要规范
对行政执法文书内容进行规范，主要表现在三个方面： （１）文书结构应当固定。 （２）文书事项应当完备。
（３）有关主体称谓应当一致。如《调查笔录》中，对当事人，不能一会儿用第一人称“我”，一会儿用第三人称“他”；一会儿用企业名称，一会儿又称其为“当事人”。
（三）文书语言要准确
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（四）文书效力要稳定
对外使用的行政执法文书一经宣布，即具有法律效力，非经法定程序不得变更、撤消或随意停止执行。如《行政处罚决定书》一经发出，即具有法定的执行效力，行政机关和当事人都必须严格执行。如果行政机关在发出行政执法文书后，发现确有错误的，必须正式发文将原文书收回。待收回原文书后，方可制作新文书。
第三章 受案、立案类文书制作和使用
第一节 立案审批表
一、概述
《立案审批表》仅在行政机关内部使用，对案件当事人不具有法律意义和执行效力。 二、文书内容及制作要求 《立案审批表》的主要内容包括： １．案由
要求写明违法主体和违法事实。其规范的组成结构为：当事人名称＋涉嫌＋当事人违法行为名称＋案。如“××市刀具厂涉嫌生产销售以假充真刀具案”。
２．案件来源
（１）如果是在监督管理（如执法检查）中发现违法案件的情况，应当写明检查人员姓名和检查时间、地点。 （２）如果是群众举报案件，应当写明举报案件的举报人、举报时间、举报地点、举报方式（举报人陈述或者书写举报信）等。
（３）有关部门移送，应当写明移送机关和移送时间； （４）同级政府或者上级部门交办的； （５）其他需要立案的。 ３．案情摘要
主要包括涉嫌违法主体、违法事实以及违法行为发生的时间、地点等情况。 ４．承办人意见
对案情作必要的分析并明确提出申请立案的理由，对如何处理提出可行性建议。 明确指出此违法事实违反了什么法律，并根据案件的情况，提出办案重点。 承办人员意见不是对案件定性的建议，更不能写成处罚意见。
５．审批意见
行政机关或者办案机构负责人根据案件承办人的意见，作出是否同意立案的意见。审批意见要明确。 审批意见与承办意见不一致时，应当简要说明理由。 可以提出执法工作的指示意见。 三、使用中的注意事项 １．案件来源要具体
应写清楚举报案件的举报人、举报时间、举报地点、举报方式等有关内容，而不能在案件来源栏只填写“群众举报”字样。
２．案情摘要中有关要素要齐全
对于案件承办人员来讲，这部分内容是写作的重点，审批人撰拟审批意见时，主要就是根据案情摘要，来判断是否同意立案。
３．承办人签署的意见必须具体、准确
承办人应该明确签署“建议立案调查”的意见，不能模棱两可。 应当写明立案的法律依据，不能笼统的只写“违反有关规定”。
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处罚方式和幅度等内容不应该写出。 ４．《立案审批表》的填写
案件审理期限三个月是从立案时间算起
第四章 调查类文书制作和使用
第一节 现场检查笔录
一、概述
现场检查的任务是查明违法行为发生现场的情况，发现和收集证据。
《现场检查笔录》对当事人和行政机关均具有法律意义。在行政复议和行政诉讼中，可以作为证据使用。 《行政处罚法》第３７条、《技术监督行政案件办理程序的规定》第２０条和《特别规定》都明确规定了质量技术监督现场检查权利。
制作《现场检查笔录》的意义在于：
（１）客观、真实地记录行政执法检查对象、检查现场的情况； （２）为以后的行政执法活动或做出行政处理决定提供客观依据； （３）为今后可能发生的行政复议或行政诉讼提供有利证明。 二、文书内容及制作要求
《现场检查笔录》的主要内容包括： １．被检查单位（人）
要求写明当事人全称。被检查单位（人）的地址、代码证书编号、法定代表人、职务、电话、被检查单位代表人、职务、证件号等，要求依次准确填写。
被检查单位（人）可以是被检查物品的所有人或持有人，或者是被检查场所的隶属单位（人），也可以是实际占用、使用单位（人）。
２．见证人
指在执法检查现场与检查人和被检查人均没有法律上的利害关系且愿为执法检查过程作出证明的人。应当记载见证人的职业和身份证明文件等。
３．检查时间
要求写明检查的起讫时间，具体到分钟。 ４．检查场所
要求具体地写明行政执法人员实施检查的场所。可以是生产、销售地点，也可以是行政机关接受投诉、举报的办公地点。
５．检查情况
这是《现场检查笔录》的主体部分，应涵盖８个方面内容：
（１）检查活动参加主体的情况。包括：行政执法人员是否出示执法证件，被检查单位（人）有关人员是否到场，是否有证人见证检查活动等；
（２）检查的缘由。指组织检查的原因或理由，如有人举报，被检查人为以假充真的产品提供制假技术等； （３）检查的物品。指被检查的对象，可以是生产、销售的产品，也可以是包装物、生产设备原材料、产品标识以及有关生产活动的账册资料、合同等物品；
（４）检查场地环境。指开展检查活动是在库房内、车间内或者在露天场所； （５）物品放置情况。指物品的码放位置和码放方式；
（６）检查活动的组织形式。指行政执法检查单位、技术机构等人员在检查现场的工作分工，及具体检查工作实施的方式、方法和步骤；
（７）抽样情况。如果决定抽样送检的，应当在现场检查笔录中写明抽样情况，包括抽样方案的制定及实施过程、抽样实施人、抽样器具、样品数量及封存形式、抽样单编号等信息；
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