熟的酝酿成熟再发。确有必要下发的文件，要严格掌握发文规格，此外要严格控制发文范围。
第十六条 部门领导对报请审批的各类文件，要及时批阅，并批示明确意见。对一般公文的批阅，最长不超过5天，对限时办理的公文，应在规定时限内批阅；对特急件，应及时批阅。凡经部领导签发的文件，其他人员不得随意删改。如承办科室认为有必要修改时，应向签发的领导请示。
第十七条 加快网络化办公进程，逐步推行无纸化办公，简化程序，降低成本，提高公文办理效率。
第五章 办事程序
第十八条 学校部下发通知、文件等，各单位上报信息、材料等，主要通过网络平台（湖南青年在线，网址为www.hngqt.com）、邮件（包括电子邮件）、短信、QQ、电话、传真等途径。学校部办公室电话（兼传真）为0731—4470105；电子邮箱为tshwxuexiaobu＠163.com。建立全省学校战线共青团工作QQ群，本科院校QQ群号为76243112，市（州）、省直、高职高专院校QQ群号为82059935，市（州）、省直、中学中专QQ群号为82061354。
第十九条 各科室对职责范围以内的事，要尽职尽责及时处理，不等待、不推诿。如确属无法自行决定的重大问题，亦应先行认真研究，提出意见，报请主管领导决定。
第二十条 所有代表部门对外报送的各种材料、统计报
表，必须送交部门领导审阅后再报，重大事项须经分管领导签阅后方能报送，科室和个人不能擅自对外报送材料。对外宣传性质的资料，须经团省委办公室或宣传部审阅。
第二十一条 为节约时间，提高效率，学校线各单位或个人向书记、分管书记、学校部领导汇报请示相关工作，均需通过电话预约，由学校部统一安排。
第二十二条 要精简各种会议和接待活动。学校线各单位尽量做到不邀请团省委领导和学校部领导出席各种事务性会议和活动。举办单位确属需要邀请团省委领导和学校部领导出席的，应提前一周将邀请公函以及会议、活动的有关背景材料报送学校部，不接受电话邀请或委托邀请。由学校部协调安排后，报相关领导审定。一般情况，不要直接向团省委领导发出请柬。
第二十三条 按照《中国共产主义青年团章程》和《中国共产主义青年团基层选举规则》，基层团组织应每隔3-5年召开团代会。各学校团组织召开团代会，须经本级党委（组）研究决定，报请上级团委组织部批准，同时报送相关材料到上级团委学校部备案。各单位召开学代会，须报请省学联或市学联审批同意。
第六章 活动安排
第二十四条 学校部应科学、合理设计、组织相关活动，尽量减少突击性、临时性活动。每年年初将当年工作要点和
工作进程上传至湖南青年在线，下发至省直、市（州）团委学校部、各相关学校。
第二十五条 一月份常规性工作安排：根据团中央、团省委的统一部署，结合工作实际，制订、下发年度工作要点；组织召开高校共青团工作座谈会。
第二十六条 二月份常规性工作安排：慰问困难学生，统计相关数据，发放补助物资；与留守学生组织春节团拜活动；组织大学生开展寒假社会实践活动。
第二十七条 三月份常规性工作安排：举办高职高专院校与中学共青团干部培训班；推报学校系统年度湖南省五四红旗团委、团支部（总支）、优秀共青团员、优秀共青团干部；联合有关单位组织大学生校园招聘会，促进大学生就业创业。
第二十八条 四月份常规性工作安排：每两年举办一届湖南省“挑战杯”大学生学术科技作品竞赛，并推荐优秀作品参加全国“挑战杯”竞赛；举办湖南省青少年科技创新大赛;开展中学生“迈入青春门，走好青春路”主题教育活动，集中举行“成人仪式”；开展大学生就业创业导师团巡回演讲活动。
第二十九条 五月份常规性工作安排：参与组织“五四”评比表彰，表彰一批五四红旗团委、团支部（总支）和优秀团干、团员；开展湖南省高校电子商务竞赛活动；深入实施
大中学生“心理阳光工程”和“健康行动”等心理健康教育活动。
第三十条 六月份常规性工作安排：每两年组织一次湖南省“挑战杯”大学生创业计划竞赛终审决赛，推荐作品参加全国“挑战杯”大学生创业计划竞赛；组织开展大中专学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动，举行启动仪式。
第三十一条 七、八月份常规性工作安排：深入开展大中专学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动；组织学校线系列调研活动。
第三十二条 九月份常规性工作安排：组织开学工作；组织青年教师活动；部署手机动漫挑战赛相关事宜，组织启动仪式；表彰湖南省学校青少年思想工作先进单位与先进个人；评选大学生“创业之星”；组织年度高校共青团干部相互挂职工作；推广“湖南省大学生手机报”。
第三十三条 十月份常规性工作安排：推报学校战线全国五四红旗团委创建单位；举行大学生骨干培训班;召开学联主席团（扩大）会议；每五年召开一次全省学生联合会代表大会，总结工作，审议报告，确定工作方针和任务，选举新一届委员会和主席团。
第三十四条 十一月份常规性工作安排：开展“自强之星”和“品学奖”评选；召开大中专学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动总结表彰大会；参加“挑战杯”全国大学
