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业供、产、销各部门往往片面追求各自部门的利益,彼此之间缺少有效的信息沟通,导致要么企业的存货储备量低于市场需求使之失去市场机会,要么造成存货积压,增加其存储成本。
3、企业内部控制制度不健全使得存货的监管效率低下。企业内部没有指定关于存货管理的规章制度,即使指定了也因为缺乏严格的考核和监督,使之不能有效地运行。造成内部资源的浪费,同时也增加了存货流转过程中徇私舞弊的可能性[12]。
4、管理人员专业、素质的缺乏使得企业难以确定科学的库存量。管理人员知识结构不合理,致使其在对存货进行管理的过程中,习惯于单纯凭借主观经验,而不是运用科学的管理方法对存货进行定性与定量控制。
5、存货管理的基础手段落后,造成存货的信息不能及时传递到企业相关部门及其上、下游企业。企业内部仅仅建立以统计核算为目的的小型数据库系统,严重时甚至会误导企业的采购与生产活动,造成存货的脱销或者积压。
6、没有将存货管理与物流管理相结合,导致企业存货管理的成本大大增加。企业往往以库存静态管理为中心,忽略了存货管理实质上是一个动态的过程,仅仅只局限于库存满足生产或销售需要的一定数量的产品或者原材料。 3.3.2导致存货管理低效的外部原因
存货管理水平低下虽然主要是由企业自身的管理缺陷导致的,但是企业外部的一些因素也会对企业的存货管理产生重大的影响。就目前我国的经济状况来看,主要有以下几个因素:
1、国家宏观调控政策的变化。人民银行总行扩大了贷款利率的浮动区间,致使各银行的执行利率随之上升,加之各方对物价上涨的预期,一些企业为了规避市场风险和资金利率风险,便大量囤积原材料,形成了较多的存货。
2、物价水平持续上涨。近年来,我国的生产性价格指数(PPI)居高不小,物价上升的压力持续存在,原材料供应日趋紧张,能源、运输价格也在不断上涨,企业为了降低缺货风险,不得不增加存货的安全库存量,并选择合适的存货计价方法,避免物价变动生产的风险[13]。
3、市场需求的变化加快。市场需求变化加剧,也会增加企业存货管理的难度,企业常因销售预测不准,造成已被淘汰的产品以及相关的原材料、零部件等大量积压。
3.4本章小结
本章首先介绍了国内和国外企业存货管理的现状,并且提出虽然存货管理的现状相对于过去已经有了很大的提高,但是还是存在着如计价方法、内部控制不完善等问题。针对存在的这些问题,从内部(企业内部)和外部(整个经济和社会的大环境下)
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两个角度分析了存在问题的原因。
第4章 加强存货管理的对策
4.1建立科学高效的存货管理制度
4.1.1建立适合企业自身发展需要的存货管理制度
企业应当建立高效的存货管理制度,并随着企业的发展不断完善。严格规定存货的购进计价方法、发出方法、盘存方法,并且严格按照企业会计准则的规定,计价方法一经确定,不得随意变更;企业应设置明确的请购、购进、付款、销售、收款、保管等岗位职责,对于人员较少的小单位来说,有的岗位职责可能会交叉,对于交叉的这些岗位,管理当局更应该关注职员的尽责情况以及采取相应的防范措施;企业应严格建立商品的出入库制度,存货的收发均通过已经授权批准的出入库单来控制,出入库单一式三联,一并作为各方记账的凭据;企业应建立系统的存货明细账和仓库保管账,明细账为数量金额式,保管账可只登记数量,并与账面资料核对,从而确定存货实存数与账存数是否相符,对不符事项进行查找处理;同时可以发现存货的质量状况,对残次冷背商品进行分类处理,进而影响企业的经营策略,促进企业健康发展。
1、验收及入库制度
外购货物运抵公司后,仓库保管人员根据送货单仔细清点货物数量、检查包装质量,经检验合格后方可凭采购部门开具“材料入库单”和“过磅单”办理入库手续。经检验不合格的物资,仓库保管员应及时通知采购人员进行退货或索赔等。而且对于采购过程中缺损的货物,也要进行相应的责任人事故。
2、仓储管理制度
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保管员对即将入库的货物要做好准备,各仓库货物的存放必须分类明确,合理堆放,整齐排列。按存货性质做好防潮、防晒、防火、防尘等工作,保证质量的完好。针对不同的货物要设置材料卡表明货物名称、型号、规格、现存数量、编号等。仓库保管人员应积极消除事故隐患,难以处理时及时汇报。
3、领用及发出制度
存货的领取人持审批手续齐全的领料单或提货单,仓库保管员应严格根据领料单或提货单的发货数量一次性发出,避免断续或隔天领取造成的差错。仓库保管员对发出的存货应及时确认,以保证账实相符。当天领出的货物当天确认完毕。材料仓库货物领出后,应将材料卡片上的数字调与实际数一致。
4、盘点清查制度
仓库保管员应根据库存情况,有计划进行盘点。盘点的主要内容:一是仔细检查账、卡、物的一致性;二是仔细检查库存物资的品质,是否有超储或变质的情况。
5、废旧物资的回收利用制度
通过实行废旧物资回收制度,视不同情况充分利用,可以减少损失,再利用的资源也可以给企业带来收益[14]。 4.1.2严格执行新会计准则
企业管理者只有对存货信息有充分地了解,才能做出正确的管理决策,而完善的会计核算能为企业存货管理提供充分的信息支持,因此,做好存货管理工作必须加强存货会计核算工作。
首先,企业管理层必须高度重视存货会计核算工作,营造良好的存货会计核算环境,分配具有胜任能力和经验的会计人员进行存货会计核算工作,保证会计核算的准确性。
其次,会计人员应按照新的《企业会计准则第1号——存货》的规定,根据存货的特点与实际情况来确定存货的价值。在对存货进行初始计量时,应当将不归属于存货成本的费用直接计入当期损益,在确认发出存货成本时,可以选用先进先出法、移动加权平均法、月末一次加权平均法和个别计价法四种方法之一,前后采用相同的成本计算方法确定发出存货的成本,确保会计信息的可比性,在未经批准的情况下,不随意更改计价方法。资产负债表日,应当以可靠证据为基础,并且考虑持有存货的目的、资产负债表日后事项的影响等因素确定存货的可变现净值,当存货成本高于可变现净值时存货按可变现净值计量,同时按照成本高于可变现净值的差额计提存货跌价准备,计入当期损益,避免虚计资产的现象。
4.2完善内部控制
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4.2.1明确岗位分工控制
首先,建立存货业务的岗位责任制,明确相关的部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督,如存货的采购、验收与付款;存货的保管与清查;存货的销售与收款;存货投保的申请与审批;存货处置的申请、审批与执行;存货业务的审批、执行与相关会计的记录等。
其次,授权批准控制,明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任,不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求,对于超越权限的业务有权拒绝办理,并向上级报告;严禁未经授权的机构人员办理存货业务。
再次,制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。 4.2.2严格执行存货管理制度
在验收存货的过程中,仓储部门必须对采购合同、供应商的产品质量保证书与运输部门的运输单相互核对,并仔细检查存货的品种、数量、质量是否符合采购要求,及时发现并处理问题,并经相关人员签字后方可入库。拟入库的自制存货,应组织专人对其进行检验,检验合格的产成品方可作为存货办理入库手续。为了分清发出存货的用途与明确经济责任,应当建立严格的存货领用和发出制度。生产领用时,必须限额领取,超出限额的应当经过特别授权。严禁各生产部门或车间用少领多,谋取局部利益,损害企业利益,同时在发出产成品时,销售部门应根据销售订单开具提货单,仓储部门按提货单发货并填写出库单,由双方签字确认。对于已领未用的多余存货, 应该填制“存货退库单”办理退库手续。对于存货的仓储与保管,仓储部门应当按仓储物资所要求的储存条件贮存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施;贵重物品、生产用用关键备件、精密仪器和危险品的仓储,实行严格审批制度。 4.2.3建立定期和不定期的盘点清查
存货的盘点工作可谓是没有产值的工作。但若没有存货盘点,则无法确认企业的经济绩效。因此,应该设法提高存货的盘点效率,减少盘点损失。存货盘点能够保证存货账实相符,仓库保管员应定期盘点库存存货,填制库存盘点表,标出变质、损坏存货并提出处理意见。而且只允许仓库人员盘点库存,仓库人员熟知储存在仓库里的所有存货,因此是识别和清点存货的最佳人选。通常,企业可以采用的盘点方法大致可分为:“全面盘点法”、“区域盘点法”、“满架盘点法”等。应视存货的种类、重要性程度、价值、数量等因素,做一最适当的采用。
另外,财会人员年底应抽查存货盘点表对于生产中已无转账价值的存货及其他足以证明已无使用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
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