国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批
复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
公文写作格式与范例大全
行政公文写作种类
命令(令)
命令(令):“适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员”。
命令事项是命令的主体部分,也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重,不作议论。使受令方一目了然,易于执行
、决定
执行要求是命令事项的补充,对受令方提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明,也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分,而 是篇段合一的。
决定:“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。变更或者撤
销下级机关不适当的决定事项”。
决定是领导机关发出的,带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法:
1.表彰决定:这类知照性决定,就是把决定事项简要地传达给有关单位,极少有要求 执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性的结尾,也很简短。在写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。 2.处分决定的写法有所不同,应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本
人对错误的态度、处分内容等
3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事
项,一经发出,震动较大。如:《国务院关于全面推进依法行政的决定》(国发(1999)
23号)等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻,以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。
三、公告
公告:“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告可以分为三种类型。
第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令, 公布重大科技成果等等。
第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告,是由有关职能部门,按法定程序发布的,有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告,以及
公布企业破产的公告,企业换证公告,质量监督公告等等。
第三类是向特定对象发布的公告。
四、通告
公告内容单一,篇幅一般比较简短,标题可以写成三种形式:由发文机关、事由、文体 组成;由发文机关、文体组成;只有文体这一要素组成,如(《公告》)。标题下可依公
告单独编号。在公告的正文中,要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现 予公告”、“特此公告”作结语。
通告:“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。
通告文种各行政主管部门使用的比较多,时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告,工商部门发布的企业许可证年审的通告等等
通告的标题大体有三种:一是由发文机关、事由和文种三部分组成;二是只有发文机关
和文种组成;三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制,成为告知对象行动的规范,要求遵循。因此,正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后,习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。
拟制通告要注意三点:一要突出中心。通告常常带有法规的性质,要明确“允许做什么
和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确
五、通知
地把握方针、政策,熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂,切忌语言含糊,公众难以
理解。
通知:“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求
下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”
通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文,因而有一定的指挥、指导性。和
口
其它下行文种相比,通知应用范围更宽,具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是 有所要求,提出需要执行或办理的事项,它虽不同于命令,但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。按《办法》通
知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。
六、通报
通报:“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”
通报和通知都具有知晓性和指导性,但通知大都要求贯彻执行,具有一定的约束力,而
七、议案
八、报告
议案格式比较简单,一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目 的、法定提交人和提交时间即可。
议案:“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委 员会提请审议事项”。
通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性通 报、情况通报等。
报告:“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”
报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和 研究工作的专题工作报告。
情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调査了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工
作。向上级提出工作建议的报告,也属这一类。
答复报告。这是答复上级机关的査询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复
有的边写依据,边答复。
九、请示
请示:“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示可以分为三种类型
第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、法令、法规、规章或某项指示有不同理解,希望上级明确解释,或者从实际岀发需要对某项规定、制度、指示作出修
订、补充。
第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难,或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示,就属这一类。
第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施,即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办,而需要请求上级审定后批转有关方面执行,这样上报的请示,就属这类。这类请求批转的请示,容易同研究工作的专题报告混淆,
写作时尤其要注意。
十一、意见
意见:“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”
意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文,可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办
法
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
十二、函
函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。
十三、会议纪要
会议纪要:“适用于记载、传达会议情况和议定事项”
根据会议性质的不同,会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪 要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:××省人民政府省长办公会议纪要、××省人民政府常务会议纪要等。正 文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。如:专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分
以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,
将要采取的措施和要求等 常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一函的写作格式
