行政人事管理制度
（实操本）
一、文件发放管理办法
第一条 本办法所指的文件是
1. 集团总部及各驻外销售机构及相关业务单位与公司之间关于管理文件；合同；费用申请、批复；
及相关公文、期刊等。文件形式包括快递；传真；信件；电邮等。 2. 公司内部公文。 第二条 收文处理。
一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
1.公司外来文件，均由文控人员统一签收，登记，粘贴《文件跟踪单》后，按不同类别进行分类处理。 2. 对于阅读文件，文控员可直接送领导或有关部门阅示。
3. 对需要办理的公文，应先进行分类，然后根据公文转递要求和公司规定直接转送有关部门办理。
文控收集整理、转递的时间不能超过一个小时，并应做好详细记录，并应按时催收，发放、回复。 4. 各单位或部门收到急件时，应马上处理，一个工作日内答复，一般要办理的文件，二个工作日内
应办理，最迟不能超过3天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。 5. 注有密级的文件，文控员在送有关部门传阅或办理时，应严格禁止非授权情况下对文件进行复印、
扫描、拍照等。
6．加强公文检查催办工作。文控人员对有领导批示的发文，要认真复核避免积压或漏办。原则上紧级文件应至少通过两种传递方式发出，如紧急批件传真（快递）后，应用“飞信”或手机提醒收件人，确认送达无误。
二、文件发放管理办法
第一条 本公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通报、通告、决定、申请、会议纪要等。 第二条 以公司名义向集团公司呈报的请示、报告以及集团公司发布的文件等。一般工作联系或业务往
来可采用电子邮件由发出部门直接向上级主管部门发出减少纸张无效使用。
第三条 公文制发
文控员接件后，按发件人或部门要求准确及时发放。如文件涉及多个单位或部门时，由发文单位与有关单位协商，是否回签；如属于要求回签的原则上不使用传真可用电邮或飞信。公文在签发前，须由发文部门认真核对，所有发出文件必须经过经理级以上人员审核并向文控人员确认才可发出，经理级以下人员不得擅自发文。
第四条 公司各类加密文档的下发必须经总经办核准方可下发，文控员下发后应立即将文件送回加密保
管部门。
第五条 文控负责发文的登记、传递或公布及回签确认工作。 第六条 行政部门应对文控工作定期进行抽检、监督和改善。
三、档案工作管理办法
第一条 为加强本公司档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司各
项工作中的作用，制定本办法。
第二条 我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司具有
保存价值的各种公文、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。
第三条 公司各部门必须重视和健全档案工作，注重历史信息建立、使用，注重经验教训的总结工作。 第四条 立卷归档以公司各部门为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考
价值的文件材料（与这类文件有密切联系的各机构的来文）作为立卷归档的重点。
第五条 按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在
一个月内完成立卷归档工作。
第六条 档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，由行政文控人员负责归档建立。并应在存
档时限到达时进行清理工作。
四、司机、车辆管理办法
第一条、公司货车、客车等的使用、保养、修理、事故处理，均适用本办法。
第二条、每辆车由指定专门的驾驶员负责驾驶，非公司驾驶员或指定驾驶员不得驾驶公司车辆。 第三条、因公务需要用车，由行政主管统一调度，长途出车，应事先填写《派车单》；市内出车，须
在《出车记录表》上详细登记。车辆返回后，驾驶员将《派车单》填写完整，并由用车人签字认可，作为报帐附件。
第四条、驾驶员在车辆使用前应对车辆作车况检查，如有故障或损坏等，应立即报车管领导处理。 第五条、不出车时，驾驶员须将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如因失职造成损失，责任
人应负责赔偿。
第六条、驾驶员应对经常出差的城市道路、路况及时掌握，同时要掌握我国最新的道路交通法规
必须时刻保持车辆干净整洁。
第七条、车辆零件设备由该车驾驶员负责保管，须保证完好。
第八条、凡公司车辆的修理或保养事宜，除紧急状况外，司机应事先申请，在获得批准后，方可在公
司指定维修单位修理或保养。
第九条、公务车行驶途中，发生故障，需紧急送修的，应先报所在行政部门负责人核准。
第十条、驾驶员应遵守交通规则。公司车辆违反交通规则时，属于司机个人过失，其罚款由当事人自
行负担；如因突发故障或由不可抗拒因素造成，罚款由公司负责。
第十一条、车辆如在途中发生交通事故，司机应及时向交警和保险公司报案，并即刻与行政部负责人
联络，行政部负责人应立即协调处理。
第十二条、与交通事故有关的保险理赔工作，当事司机应配合行政部负责处理。
第十三条、未经公司许可，擅自使用公车者，所发生事故与公司无关，由当事人自行承担一切责任，
公司保留进一步追究其责任的权力。
第十四条、行政主管应责成专人所有车辆每天出车里程，车次、驾驶员出勤认真记录，同时对每台车
的维修保养，以及油耗认真统计分析。严禁公车私用。严禁司乘人员营私舞弊等侵害公司利益的行为发生。
第十五条、由财务部门根据车辆的使用情况核定费用计划和备用金标准，财务部必须为每辆车建立费
用档案和维修档案；经行政部审核之后，司机方可报帐。
第十六条、行政主管应定期办理车辆的年审、年税、保险、营运证照更换等行政收费项目，并应协助
司机办理证照年审工作，确保合法安全运营。
五、会议管理办法
第一条 目 的
为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。
第二条 适用范围
本公司所有会议之管理,均依照本办法。 第三条 权责单位
1、行政部负责本办法制定、修改、废止起草工作。 2、总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
第四条 公司级会议：系由公司决策层、管理层、公司各级员工参加的关于讨论公司事务的会议；包括公司全体员工大会、管理人员会议、民主评议及工作述职会议等。
第五条 部门级会议：系由公司各部门组织召开的，有关部门工作内容的会议；包括部门工作会议、班组会议、部门协调会等。
第六条 专题会议：系为解决工作中问题而召开的专门会议，包括工作例会、总结会、安全工作会、技
术交流会、研讨会、培训会等。