深圳市深美通电子有限公司 质量体系工作文件
信息交流程序
文件编号：SMT-QP-行-003 版本号：C版 保密等级： B级 第 1 页 共 4 页
1.0 目的
为使本公司内部各层次和职能部门间的内部信息、与外部相关方间的信息交流建立一条畅 通的渠道，保证公司的质量/HSF/环境方针、目标、管理方案、重要环境因素、相关法规 以及客户要求等为公司全员及相关方了解，并获取内部、外部的相关要求和合理改善方案。 2.0 适用范围
适用于本公司各层次、各职能部门以及与相关方的信息交流。 3.0 职责
3.1 人事部：负责公司内部的意见处理与回复，内部信息的传达。
3.2 品管部：负责外部环保法规的收集，整理和传递；内部信息如质量/环境/HSF方针、目标
的制订与宣传。
3.3 业务部：客户环保信息、要求之收集、处理、传达。 3.4 各职能部门：负责工作权责内的相关信息的传递与沟通。 4.0 相关文件
4.1 《文件及记录控制程序》 4.2 《订单评审程序》 4.3 《客户沟通管理程序》 4.4 《内部审核程序》 4.5 《管理评审程序》 4.6 《纠正与预防措施程序》 4.7 《产品危害物质管理标准》 5.0 定义
5.1 内部沟通：指公司组织内部所有人员对于质量/HSF/环境之信息沟通。
5.2 外部沟通：指与质量环境相关的组织机构、政府主管部门、邻近的公司、居民以及其它相
关方等进行的信息沟通。
5.3 供应商：指为本公司提供产品之材料或承包本公司零件加工之厂商。 6.0 程序内容
6.1 内部沟通方式可以是以下几种方式，但不局限于此： A 宣传栏、公告栏； B 电话； C 会议； D 改善活动；
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E 内部审核； F 管理评审；
G 培训、日常报表和汇总报表等。 6.2 沟通的主要内容主要是以下几个方面：
A 公司的质量/环境方针、目标、指标、管理方案； B 外部、内部质量、环境、危害物质过程管理体系的审核； C 质量、环境、有害物质过程管理体系及客户相关投诉； D 产品质量、危害物质、危害物质过程管理信息； E 产品相关法律、法规与其它要求； F 废水、废气、噪声监测结果； G 环境因素识别、评价、策划结果； H 日常检查的结果；
I 相关方的抱怨、质量投诉及要求。 6.3 信息的收集
6.3.1 由人事部从各种媒体收集各国的相关法律、法规，技术标准及从业务了解有关客户的要
求及最新信息；中华人民共和国环境保护总局、各国家环保法规之收集，每6个月收集 一次。当相关的法律、法规有修订时，报告环境管理代表，并向总经理报告后实时组织 相关文件的更新修订.并需要在管理审查会议中进行提报。
6.3.2 其它部门应以发文的方式将相关信息、要求传达至内部相关部门，管理代表负责将法律
法规及客户的信息向外传达。
6.3.3 各部门主管收到相关信息后，应告知部门内所有的人员，严格按照公司制定的措施执行。 6.3.4 由品管课从各种媒体收集各国最新的相关环保法律、法规（如ISO9001标准、ISO14001
标准、QC080000标准、RoHS指令）等技术标准交管理者代表分析及确认，并由文控依 照《文件及记录控制程序》作外来文件管理。
6.4 内部信息交流
6.4.1 由各部门主管或行政课对全公司员工之质量/HSF/环境管理及认知倡导利用早会、布告
广告牌不定期执行或利用电子通讯执行。
6.4.2人事部需对新进人员依《人力资源管理程序》要求进行质量/环境/HSF体系之认知教育。 6.4.3 公司内有关环境管理沟通问题，在接受相关的环境抱怨或需沟通之事项后得由管理者代
表视状况召开会议或与各部门分别协调检讨问题，以期适当的响应并顺利环境管理工 作。
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6.4.4 体系推展或其它质量、环境需求若需相关的认知与教育等，可依《人力资源管理程序》
办理，以做为全公司体系推动与环境改善之倡导与沟通。
6.4.5 公司内各职能部门的信息交流可通过会议（如管理评审会、主管会议、质量会议等）、
邮件、电话或口头通知等方式进行内部的信息传达与交流。会议议题需记录于《会议记 录》上以备查阅。
6.4.6 公司内部信息传达，可采用《联络单》形式，由各部门有关人员具体负责提出联络单，
文控中心负责《联络单》的发放及归档。
6.4.7 内部和外部信息交流的资料均由相应部门依《文件及记录控制程序》之规定进行保存。 6.5 外部信息交流 6.5.1 客户之沟通
6.5.1.1 客户之HSF要求识别和评审依《订单评审程序》执行。
6.5.1.2 业务部应对客户展示本公司之质量/HSF方针并宣扬本公司对环境维护之意愿与决心。 6.5.1.3 客户对本公司产品有关抱怨依《客户沟通管理程序》执行。 6.5.1.4 客户对本公司之满意度依《客户沟通管理程序》执行。 6.5.2 与供应商沟通
由品管部向供应商进行HSF调查，并向供应商发出《产品危害物质管理标准》及《供应 商产品材料宣告表》。
6.5.3 与外部组织机构的沟通
6.5.3.1 若有来自外部组织机构涉及HSF体系的法规要求，由品管课对要求予以接收，并将内
部相关数据进行替换或更新。
6.5.3.2 承上若需要对相关要求进行全公司告知倡导时，应以相关方式（如邮件、公告、课程
训练等）进行倡导。
6.5.3.3 凡环境上之运作不良，而导致违反法规或遭受罚单之处分时依《纠正与预防措施程序》
执行。
6.5.3.4 由品管部、工程部与第三方测试机构沟通材料/产品测试相关事宜，与第三方测试机
构沟通过程的监视和测量由品管课及工程课进行。
6.5.4 环保信息变更管理
6.5.4.1 客户一般性作业要求变更时，由接收部门直接以《联络单》或电子邮件形式知会各相
关部门。
6.5.4.2 客户/HSF/环境管理体系之管制办法/技术规范变更由接收单位提供相关文件，管理者
代表组织会议进行评估并向总经理报告后传达至相关部门。
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6.5.4.3 公司内部质量/HSF/环境管理体系变更参照《文件及记录控制程序》执行。 7.0 相关表单
7.1 《联络单》 SMT-QR-行-003-01 7.2 《会议记录》 9.0 流程图
9.1 信息交流流程图 责任部门/人员 人事部、业务部 品管部、工程部 相关部门主管 相关部门 相关部门 人事部、采购部 品管部、工程部 流程图 信息收集 NG 确认 OK 整理、归档 传达 落实 相关记录 《联络单》 《会议记录》
