经理进行审批并确定中标供应商，材料处负责人上报中标价格和中标供应商时，必须将已封样的样品或真实照片一并上报总经理审核。
公司与中标供应商签订采购合同时，必须明确供应商所提供的实物必须与样品一致；如不一致的，按合同中约定条款追究供应商的违约责任。
5、移交封样样品并办理入库手续
由材料处负责现场将中标单位提供的封好样的样品（其中一份）、相关资料文件（如果有的话） 移交给档案室，由移交方（材料处）、接收方（档案室）和监督方（土建公司和财务处）在书面《封样样品移交表》（附件6）上进行签字确认，详细注明样品规格、技术参数等信息。封样样品移交表原件由材料处保存，接收方和监督方各留存复印件。《封样样品移交表》、《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。
另一份封样样品由材料处移交给督查处，由移交方（材料处）、接收方（督查处）和监督方（土建公司和财务处）在书面《封样样品移交表》上进行签字确认。封样样品移交表原件材料处保存，督查处、财务处和土建公司各留存复印件。
对于个别计入材料供应商送货数量内的封样样品，必须在移交表上写明。 封样确认会签单原件一式三份，其中两份原件分别装入封样袋中一并移交给督查处、档案室，另一份原件由材料处保存，其他处室留存复印件。
6、材料进场与封样样品核对验收
对于材料进场，由督查处验收人员负责带上封样样品，由土建公司、材料处、督查处、财务处以及项目部依据《材料验收管理制度》的规定进行验收（部分涉及房产工程处或安装部的材料，则房产工程处或安装部相关人员必须参与验收），并对照封样样品和实物以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，进行符合性验证验收。
（1）对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色等进行验收； （2）对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。 （3）对进场材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料，验收人员有权拒绝验收，该批材料拒绝使用。
（4）对进场材料与样品及报验资料核验后，实物与样品的技术和质量标准一致的予以验收，并办理验收确认手续。
7、封样样品的处理
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依据材料采购合同，供应商已履行完毕且保质期满后一个月内，由材料处提出封样样品处理申请，填写《封样样品处理申请单》（附件7）经土建公司、督查处、财务处审核，上报公司总经理审批后，由材料处向督查处、档案室办理封样样品移交手续后，由材料处负责退还给供应商。
对于未中标供应商提供的样品原则上不予退还，如供应商需要退还的，则由材料员填写《封样样品退还申请单》经土建公司、督查处、财务处审核后上报公司总经理审批后，可以退还给供应商。
对于失去封存价值，生锈、变质或无法正常使用的且供应商也不申请退还的封样样品，按材料报废管理制度进行报废处理。
（三）材料样品封样库房管理
1、由档案室、督查处分别设立材料样品封样库房或专用保管柜，并进行上锁管理，由指定两名人员掌管库房或保管柜钥匙。
2、由档案室指定专人负责样品封样库房管理，负责建立《封样样品出入库台帐》（附件8），并负责不定期对库房或保管柜内的样品进行检查，并做好相应检查记录，并由指定人员签订《封样样品管理责任状》（附件9）。
3、材料处负责对已移交档案室的封样样品建立台帐。
4、由财务处负责不定期对档案室的封样样品实物与台帐进行盘点，督查处与档案室每月进行账账核对，财务处、材料处定期不定期进行账实核对。
5、档案室必须严格做好库房封样样品的管理，如发生样品缺少或被调换等，样品库房管理责任人将直接开除。
四、如遇特殊材料采购无法提供样品或样品无法按本制度规定的内容进行封样的，按特殊情况上报公司领导进行特殊审批。
五、本制度由材料处负责解释，经公司制度调研与建设领导小级审核董事长审批后实施，修改亦同。原浙中实材制字008号废止，以本制度为准。
六、附件
附件1 建筑材料采购封样明细表 附件2 材料样品封样操作流程
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附件3 材料技术标准审批表 附件4 材料样品封样确认会签单 附件5 样品封条 附件6 封样样品移交表 附件7 封样样品处理申请单 附件8 封样样品出入库台帐 附件9 封样样品管理责任状
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