材料采购样品封样管理制度（修改稿）
为了进一步规范公司各类材料采购样品封样管理工作，确保工程的进度和质量达到设计要求，明确各处室的管理职责，特制定本制度。 一、适用范围
本制度适用于公司及下属各项目所需的各类材料采购样品封样管理工作，实行材料采购样品封样的材料包括结构材料、装饰材料、专用材料、安装材料等以及其他经审批必须封样的材料（具体封样材料详见附件1：建筑材料采购封样明细表）。 二、管理职责
（一）材料处职责
1、依据预算处或房产工程处编制的各类材料采购清单及技术标准，按材料采购管理制度进行招标采购，全面组织落实本制度的实施；如对材料技术标准不明确的，由材料处负责按流程报批材料技术标准，明确后实施招标采购。
2、组织土建公司或房产工程处、预算处、督查处、质安资料处、财务处对送样单位选定材料样品进行确认。
3、组织封样确认会签，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交书面手续，并建立移交样品台帐，台帐上必须明确材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位、联系人及联系电话等信息。
4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。 （二）土建公司职责
1、核对预算处或房产工程处编制的各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准，如对材料的技术标准有疑问或合理化建议的，上报公司总经理进行确定材料的技术标准。
2、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。
3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。
4、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。
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5、负责做好样品移交监督工作。 （三）预算处职责
1、负责依据图纸及所选定的预算定额编制各类材料清单，明确各类材料的规范、型号、数量等技术参数与标准。
2、负责参与材料样品的选样确认。
3、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。
（四）房产工程处职责
1、负责确认各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准。
2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。
3、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。 （五）督查处职责
1、负责参与材料样品的选样确认。负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品。
2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，并按本制度要求做好样品移交书面手续。
3、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。
4、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的等各种资料。
5、负责样品房库的日常管理。 （六）质安资料处职责
1、负责参与材料样品的选样确认。
2、负责审核材料样品厂家提供的相关资质、检测报告、合格证书等，对样品实物与资料的统一性进行审核或检测，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。
3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。
（七）档案室职责
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1、负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品，并按本制度要求做好样品移交书面手续。
2、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。
3、负责样品房库的日常管理。 （八）财务处职责
1、负责参与材料样品的选样确认。
2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交监督等书面手续。
3、负责监督督查处、档案室是否建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。
4、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。
三、样品封样工作流程与具体操作内容
（一）工作流程（具体流程详见附件2：材料样品封样操作流程）
（二）具体操作内容
1、材料技术标准确定
材料采购前，对所需采购的材料技术标准不明确的，由材料处经办人负责编制《材料技术标准审批表》（附件3）提出材料技术标准建议，并经材料处采购主管、材料处负责人、土建公司、预算处或房产公司工程处审核上报公司总经理审批后，发至材
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料处、督查处、财务处、质安资料处、土建公司及房产公司进行备案。
2、材料采购招投标
由材料处根据公司领导审批确定的材料技术标准审批表，依据《材料招投标采购管理制度》编制招标文件、发布招标信息、开发供应商等材料采购活动，并负责要求供应商提供样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。
3、收取样品并进行检测、封样
由材料处负责接收材料供应商提供的材料样品及产品介绍资料，并负责组织土建公司、房产工程处、督查处、质安资料处、财务处、档案室进行封样，样品一式两份，都必须进行封样。
如需要对样品检测的，则由材料处、质安资料处负责委托第三方检测机构进行检测后并进行封样。
封样操作步聚：
（1） 由供应商经办人员在样品上进行签字确认，对于无法在样品上签字的，由
供应商经办人员在样品上贴上签字标签。
（2） 由材料处经办人员填写《材料样品封样确认会签单》（附件4），明确样品
的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数，并由供应商经办人员负责在封样确认会签单进行签字确认，后由各处室现场封样人员签字确认。 （3） 由材料处经办人员负责对样品进行拍照。
（4） 样品如果是比较小的，能够装入专用的封样袋的，则将样品以及经供应商
经办人员和各处室现场参与封样人员签字确认的《材料样品封样确认会签单》装袋进行封样，并在封口处贴上经各处室封样现场人员签字的《样品封条》（附件5）。
如果样品是大样的，无法装入指定封样袋的，则直接在样品上贴上经各处室封样现场人员签字的封条和《材料样品封样确认会签单》。
（5）《材料样品封样确认会签单》与《样品封条》上的编号必须一致。 4、供应商选择并确定中标材料供应商
根据各供应商的送样及报价情况，由材料处、督查处、财务处、土建公司等（如由房产提出的材料采购，询价必须经房产工程处、房产公司共同参与；如是安装材料，安装公司必须参与询价）进行再次询价议价，然后由材料处依据《材料招标采购管理制度》编制材料招标采购询价审批表，经各处室汇签后，由材料处负责人上报公司总
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