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文件处理审批流程
目 录
一、公司文件种类及定义 二、各种文件处理审批流程 1、决定的处理流程 2、通知的处理流程 ? 部门通知 ? 公司级通知 3、制度的处理流程 ? 部门制度 ? 公司级制度 4、请示处理流程
5、外来文件及外报材料处理流程 一、
公司文件种类
1、决定：用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。例如公司的人事任命、机构调整、奖惩决定等等。 2、通知：用于传达上级部门或公司领导各种指示精神及重大事项，以便公司相关部门及人员周知执行。通知分部门通知（单个部门）及公司级通知（涉及两个以上部门）。 3、制度：公司及相关部门制定、予以公示的、相关部门及人员共同遵守的规范，用于规范和指导公司部门及员工日常工作行为。制度分部门制度（单个部门）及公司级制度（涉及两个以上部门）。
4、请示：相关部门及人员向上级领导或部门就某一事项请求指示、批准。 5、外来文件：各级外部相关单位、协会等发来的各种通知、制度等。 6、外报材料：所有向外部相关单位、协会等传递的文件资料。 二、 1、
各种文件处理审批流程 决 定
? 拟稿：根据公司高层研究决定的组织机构调整、人事任命及其他各种决定等，经理办
公室相关负责人拟写稿件，统一使用红头稿纸，并前附《拟稿纸》，具体格式详见附件。
? 审批：经理办公室行政人员将文件提请公司各副总经理、执行总经理会签 ? 签发：董事长/总经理签发。
? 传递：经理办公室相关人员负责将签发后的文件上传至公司内网，行政人员通知各部
门周知。
? 存档：行政文员对单份正件加盖公章后存档，属于人事任免的，盖章后提交人力资源
管理部门存档一份。 2、
通 知
（1） 部门通知由各部门内部自行下发，由分管副总签批后在部门内部实施，签批后文件附《出台背景》交经理办公室留存。 （2） 公司级通知流程：
? 拟稿：根据工作实际需要，相关部门起草通知，前附《拟稿纸》，交至经理办公
室行政人员处。
? 审批：如公司级通知已在经理办公会上通过，由主办部门在通知上注明，由分管
副总签字确认，并注明出台背景后交经理办公室。
? 传递：经理办公室相关人员负责将签发后的文件上传至公司内网或ftp系统，行
政人员通知各部门周知。
? 存档：经理办行政文员对单份正件加盖公章后存档，起草部门留存备份。 ? 督办：由起草部门进行督办，经理办公室协办。 3、
制 度
（1）部门制度流程：
? 拟稿：各部门根据内部管理需要由相关人员起草文件 ? 审批签发：由分管副总审批签字。 ? 传递：在部门内部传递执行。
? 存档：主办部门留存备份，并附出台背景交经理办存档。 ? 督办：主办部门进行督办。 （2）公司制度流程：
? 拟稿：由相关部门相关人员起草文件，并前附《征求意见表》由公司各部门经理
签字确认，起草部门根据各部门意见进行修改，直至最终确稿。制度中应注明该制度的执行期限，同时标明原制度废止。
? 审批：经理办公室行政人员前附《拟稿纸》将通知提请公司各副总经理会签，在
拟稿纸上签字。必要时专门召开经理办公会研究确定。
? 签发：董事长/总经理签发或在提前阅知的前提下授权执行总经理或相关副总签
批。
? 传递：起草部门将审批完毕的制度附出台背景及项目排期（时间、责任人）交至
经理办公室，经理办人员负责新旧制度的冲突性审核，将签发后的文件上传至公司内网，行政人员通知各部门周知。
? 存档：经理办行政文员对单份正件加盖公章后存档，各部门留存备份。 ? 督办：由主办部门督办，经理办公室协办。对长期执行政策的期限问题经理办公
室应每年度梳理一次。
4、
请 示
（1）请示种类：
包括活动方案、服务站管理、价格政策、工资奖惩、物资增加及报废等各类请示。 （2）请示审批流程：
请示的重要程度由分管副总认定。
? 紧急重要请示由起草部门拟稿，分管副总审核后，提请经理办公会进行讨论，视
情况相关人员列席会议，通过后请各副总/执行总经理/总经理签字确认，请示部门负责办理，经理办公室留存备份。
? 非紧急一般请示交由经理办公室根据请示内容具体出具审批意见，由请示部门提
请相关部门及领导签批，由分管副总及执行总经理签批，签批完毕后由请示部门负责转承办理，经理办公室留存备份并交总经理阅，总经理有疑问由起草部门答复。
? 起草部门督办。 （3） 其他要求
对于公司内重要紧急突发性申请的审批，视情况在经电话或短信同意审批后，先行办理，后补书面申请。对于形成常规项的请示，可以直接由分管副总审批，事后由经理办公室交董事长/总经理阅知。 5、
外来文件、外报材料
（1）外来文件类型
会议通知；荣誉申报通知；证件办理通知；资料编纂通知；宣传活动通知；检查通知；培训通知；协会通知；行政执法通知、法院传单等其他外来文件。 外报材料与外来文件基本一致对应。 （2） 审批流程：
? 接收：公司员工接到以上所有类型外来文件后应第一时间交至经理办公室（除去
各部门自身需办理的），由行政人员进行处理；
? 拟办及审批：行政人员根据以下审批权限出具拟办意见； ①会议通知：
省级、市级、历城区、历下区等所辖区域主管部门的会议通知原则由行政人事副总/执行总经理签批，事后由总经理圈阅；其余的会议通知由行政人员进行筛选剔除，交行政人事副总阅。
②荣誉申报通知：
行政人事副总/执行总经理签批，事后由总经理圈阅； ③证件办理通知：
QS证件、采矿许可证、卫生许可证、9000体系认证等证件的年检年审延续通知等由行政人事副总、执行总经理审批，责任部门人员负责填报办理；税务登记证、信誉评价及信誉资质评价等证件的年检和延续由财务副总/执行总经理签批，财务人员办理；其余证件的年检年审延续由行政人事副总、执行总经理审批，经理办公室人员负责填报办理。所有证件的初次申请和办理由行政人事副总、相关副总、执行总经理审阅，由董事长/总经理审批。
④宣传活动通知：
行政人员进行初步筛选，由企划部经理阅办。 ⑤行政执法、法院传单
行政人事副总、执行总经理审阅，总经理审批。 ⑥其余所有外来文件
一般由涉及范围副总、执行总经理签批，事后交董事长/总经理圈阅。重要文件交董事长/总经理签批。
? 办理：审批完毕后由经理办行政人员根据领导意见交相关人员进行处理。 ? 存档：需处理的外来文件有外报材料的，主办人员应主动将复印件及电子版交经
理办公室行政人员存档。电子版文档应注明最终版本和时间。
? 督办：经理办行政人员负责督办，在规定时间内完成督办，并做好记录。 （3）所有外报材料根据重要程度提交分管副总及执行总经理签字后上报。事后董事长/总经理圈阅。
6、此《文件处理审批流程》取代ISO9001：2000公司级文件2006年C版《文件管理办法》。
7、记录/附件
《拟稿纸》 R-S-XZ-001 《征求意见表》 R-S-XZ-002 《呈批件》 R-S-XZ-003 《来文登记簿》（文）
《来文处理单》 R-S-XZ-004 《公章使用登记簿》
R-S-XZ-005
