但两者之间却有严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。
（四）批复。 1、文种释义。
批复属于下行文，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。批复要对请示事项明确表示同意或不同意、批准或不批准的态度。批复是具有指示性质的公文，下级部门要解决请求的问题必须以批复内容为依据。
2、基本结构与写法。
一般对简单请示事项的批复，文字内容都比较简短，针对重大问题或复杂问题的批复，文字就比较长。无论长短，批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三个部分组成。
标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素组成。拟写标题的事由部分有两种常见的情况：一种是写出下级机关请示文件的标题来体现事由，如《关于对和硕县环保局调整股级干部请示的批复》；另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如《关于同意和硕县第二中学购买多媒体教学设备的批复》。
正文。主要有批复的根据和批复的意见两部分组成。先引述下级单位的来文标题和发文字号，“你局《关于调整股级
5
干部的请示》（发文字号）收悉¨¨¨”，紧接批复根据写出批复意见，对请示或报告的事项作出明确、具体的答复。“经县委组织部2009年x月x日部委会研究，决定同意你局股级干部调整的意见。”在结尾处，用“此复”或“特此批复”等习惯用语。
落款。 3、写作要求。
（1）慎重对待，及时答复。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
（2）针对请示进行答复。上下行文要互相对应。 （3）要明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，摸棱两可，以免下级机关无所适从。
（五）函。 1、文种释义。
函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力；但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，就有指示作用或批准作用。
2、写作要求。
（1）掌握分寸，用语平和。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，
6
但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。
（2）一函一事。
二、常见的公文处理错误 （一）字体、格式错误
1.字体：标题字体为二号方正小标宋， 正文为三号仿宋。一级标题为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级、四级标题与正文同样是三号仿宋。版记部分：“主题词”这三个字是黑体，主题词目是方正小标宋，相互之间空一格，其它都是仿宋。
2.结构层次：按顺序依次为一、 （一） 1. （1） 3.空白页：空白页不标注“此页无正文”。
4.单字不占行，单句不占页：遇到单字占行或单句占页情况时，要调整间距或者修改语段，避免发生此种现象。
5.落款：政府系统公文用汉字时间落款，不写发文机关名称，但是必须注意，常见的错误有“二00九年四月二十九日”，应该写作“二〇〇九年四月二十九日”；党委系统落款要写发文机关名称，日期用阿拉伯数字表示，如“2009年4月29日”。
6.纸张：政府系统用A4纸，党委系统用16开纸。 7.发文字号：发文字号不满十位时，数字前不得加0，例如不能写成“和党组〔2009〕09号”，直接写作“和党组〔2009〕9号”。
（二）使用错误
7
1.主题词：主题词由类别词和类属词组成。类别词通常并不在公文标题的文字之中，而类属词由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常在标题之中。例如：《和硕县人民政府关于加强水土保持工作的通知》的主题词应该是“农业 水土保持 通知”，第一个词是类别词，标题中没有，而后面两个是类属词，都在标题之中。国务院和自治区都分别颁布了公文主题词表，大家可以从网上下载。
2.向个人行文：《国家行政机关公文处理办法》规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”等公文。常见的错误比如：抄报或抄送某某常委，某某副县长等等，这些都是错误的行文方式。
3.请示与报告混用：请示与报告是两个截然不同的文种。 4.要慎用特定词语：例如“广大”、“重要讲话”、“工程”等等，不得滥用，要根据特定叙述对象合理使用修饰词。
三、近几年在公文写作方面的几点感受 （一）健康的心态很重要
面对繁忙的工作和压力，会自我排解，面对宽松的环境又能自加担子，这是文秘工作者必备的心理素质。人可以不在乎职位的升迁，但是必须得在乎上进心，因为这关系到外界对我们的评价，关系到自身工作的幸福指数。初来一个新单位，刚开始都有边缘人物的心理状态，如何调节呢，就靠工作，早日进入角色，得到领导和同事的认可，自己就会越来越有工作的动力，进而就会形成写出高质量文稿的心理基础。
8
