2、办公室人员审核签发文件的打印校对、文稿存档、呈送报批、复印盖章等工作。
3、文件分发指定专人负责。分发时应当将文号、标题、分发时间、送达部门、接件人等事项登记备查，坚决杜绝错发、漏发、误发等现象的发生。
4、文件的起草撰写、校对打印等各个环节，都应严格按照保密的要求，禁止扩散知情范围或文件内容。涉及企业商业秘密或其它应当保密事项的文件，指定专人负责办理。
5、接收的函件报送领导提出处理意见后，签收人应于接收当日，按照领导批示要求，报送有关领导或部门，不得积压延误；属急件的，应在接件后立即报送。
6、各部门、公司报送公司的有关请示、报告等，承办人员应当随收随办，呈报有关领导审批，不得拖延积压。 二、信件处理
1、负责公司所有快件、挂号信、普通信件及公司内部订阅的报纸刊物。 2、公司、各部门根据工作需要制定年度报刊订阅计划，由办公室汇总，报经理审批后，由办公室统一订阅。
3、各类信件、报刊资料由办公室负责收发和管理，快件、挂号信、重要信件需分类登记处理。
4、其它业务部门需妥善保存、利用和管理各自业务范围内有关重要报刊资料。有存档价值的，应由各单位兼职档案员按公司档案管理办法负责立卷归档。 三、传真收发
1、所有外发传真件，均应注明接收单位、发送单位、发送时间、发送人、内容、批准人等，不填写清楚的，视为违规发送，后果由承办人自负。
2、办公室接收的所有传真件，承办人员都要认真处理，严禁乱扔乱放。要根据传真的不同内容，分别采取通知收件人领取、报送领导批阅、存档备查等方式办理。对于事关公司重要事项的传真，应当及时报送公司领导，同时作好详细记录。 四、公务电话
办公室所有人员接听公务电话，都应高度负责，严禁推诿拖沓，急事急办。
重要电话应注明来电人姓名、单位、来电号码及事由，接听人要根据电话内容及时向领导汇报，严禁积压、漏报、忘报、迟报或不报，并认真填写办结情况。 五、文印设备管理
1、办公室的微机、打印机、复印机、油印机、传真机等所有文印设备，由办公室负责。
2、所有人员必须认真做好设备的维护和管理。如因责任心不强，致使文印设备，造成设备毁坏、文件泄密、文件丢失等事故，由操作人承担全部责任。
3、外来人员未经允许私自动用文印设备的，属于严重违规行为，办公室人员应当上报公司公司领导，并提出处罚意见。 第三节 办公用品购置管理规定
为增强员工勤俭持家、厉行节约的意识，推进管理规范化，公司管理办法如下：
一、购置方式
公司日常办公用品有采购部统一采购 二、购置范围
公司的信笺纸、信封、笔记本、所有纸张（包括传真纸）、墨水、大头针、回形针、订书针、档案夹、板夹、自来水笔芯、各类墨盒，微机、复印机、打印机、传真机所需耗材等。 三、购置流程
1公司部门所需规定范围内的办公用品，全部实行统一购置，各人领用，擅自购置者费用自负。
2、公司对供应部不统一购置的办公用品和低值易耗品可自行购置使用。 5、购置办公用品均要填报《购物审批单》，上报经理批准后购置。 四、监督措施
1、各负责人要对办公用品的领取、使用进行严格把关，本着节约的精神，制定出明确的办公用品使用计划，从严控制用途和数量，并教育、引导本单位员工树立勤俭精神，养成节约的良好习惯，从节省一张纸、一滴墨水、一个大头针、一滴水、一度电等细节入手，全面节省办公用品的耗用。对办公用品耗用过大、存有浪费现象的部门负责人、经办人、管理人员，公司酌情进行经济处罚。
2、采购、库管人员要增强工作责任心，精心挑选和管护好办公用品，发现
